Проверяющие бракуют 50 % первички по бензину. Давайте разберемся - по каким документам больше нельзя списывать расходы.
| По факту | В чем ошибка | Правильные действия |
| Путевой лист без подробного маршрута. | § Инспекторов не устраивают путевые листы, в которых вместо подробного маршрута написана фраза «по городу». § Или отмечены только исходный и конечный пункты поездки — гараж компании, без указания промежуточных пунктов назначения. | § Включите в путевой лист подробный маршрут поездки для подтверждения расходов на бензин. Инспекторы хотят видеть такие данные о маршруте, чтобы по ним можно было точно определить путь и цель поездки. Хотя это и не обязательный реквизит путевого листа (приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152), но она нужна, чтобы доказать налоговикам, что расходы на ГСМ обоснованы. Налоговиков поддерживают и суды (постановления арбитражных судов Поволжского округа от 2 декабря 2016 г. по делу № А55-16446/2015 и Уральского округа от 8 мая 2015 г. по делу № А50-14001/2014). § Точно указывайте начальную, промежуточные и конечную точки поездки. В адресе должен быть номер дома, офиса, строения. § Дополнительно укажите название контрагента и мероприятия. Тогда у проверяющих не возникнет лишних вопросов о производственной цели поездки, а Вам не придется вспоминать, зачем же ее организовывали. § Если не указать маршрут или написать общие фразы типа «по городу», «по заданию компании», инспекторы могут заподозрить, что цель поездки была непроизводственная, и снять расходы на ГСМ. Стоимость израсходованного бензина включат в доходы водителя, доначислят НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243). § Доказать производственное назначение расходов можно попробовать подтвердив путь следования отчетами по эксплуатации транспортного средства, картами, товарно-транспортными накладными с адресами покупателей и поставщиков. Иногда судьи принимают такие документы (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24 апреля 2015 г. № Ф06-23360/2015). |
| Путевой лист без медосмотра. | § Отметка о медосмотре водителя — обязательный реквизит путевого листа. Маловероятно, что налоговики снимут расходы из-за этого, если это единственный недостаток в документе. | § Требование проставлять дату и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, подпись, расшифровку и штамп медицинского работника связано с тем, что закон обязывает проводить предрейсовые осмотры всех водителей компании или предпринимателя, который сам водит транспортное средство. Послерейсовые медицинские осмотры проводят только для водителей, которые перевозят пассажиров или опасные грузы (ст. 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). § Если в путевом листе не хватает только этих отметок, а другие реквизиты компания заполнила по всем правилам, инспекторы признают расходы на ГСМ. Если же в путевом листе налоговики найдут и другие ошибки, то могут снять расходы. § Если водитель не прошел медосмотр и при этом перевозит пассажиров, багаж или груз, то компанию или предпринимателя может оштрафовать инспектор ДПС на 30 000 руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) и Росздравнадзор на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ). § Указывайте число, месяц, год, часы и минуты проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя. Рядом должен быть штамп, подпись и ФИО медицинского работника, который проводил медосмотр. § Заключите договор оказания услуг по проведению осмотров водителей с медицинской организацией, у которой есть действующая лицензия, если у Вас нет возможности нанять медработника в штат. Минфин разъясняет: Главное в первичных документах для учета расходов на ГСМ — чтобы можно было определить покупателя, продавца и хозяйственную операцию. Если недочеты в первичке не мешают сделать это, а расходы обоснованы, инспекторы не должны их снимать. Другая ситуация, когда невозможно прочитать документы, идентифицировать операцию, показатели противоречат друг другу, не хватает сразу нескольких реквизитов. Это вызовет сомнения в реальности расходов. |
| Путевой лист без техосмотра. | § Отметка о техосмотре машины - это новый обязательный реквизит. Если налоговики заметят, что в путевом листе нет этой отметки, то могут придраться. | § С 26 февраля 2017 года в путевых листах обязательно указывайте число, месяц, год, часы и минуты проведенияпредрейсового контроля технического состояния машины, подпись контролера и ее расшифровку (п. 16.1 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). В расшифровке проверьте должность, фамилию и инициалы. Проверять состояние вправе любой сотрудник, у которого есть удостоверение механика по выпуску автотранспорта. § Оформите такого сотрудника по совместительству контролером технического состояния автотранспортных средств, или заключите договор на услуги по техническому контролю транспорта с автосервисом. § Только за отсутствие нового реквизита расходы не снимут, потому что это не доказывает, что поездки не было. Но если в путевом листе отметки нет, и при этом есть другие нестыковки и недочеты, инспекторы могут посчитать, что поездку оформили лишь на бумаге. Кроме того, инспектор ДПС может оштрафовать компанию на 30 000 руб. (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ). |
| Путевой лист без показаний одометра. | § Некоторые компании в путевых листах не указывают показания одометра, считая, что достаточно маршрутов движения в километрах между пунктами назначения. Это неверно! § Показания одометра — обязательные реквизиты путевого листа независимо от того, какие еще записи в нем есть. | § Показания одометра при выезде транспортного средства из гаража и возвращении подтверждают пробег автомобиля и расход бензина, который можно списать (подп. 3 п. 6 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). § Показания одометра на конец дня должны совпадать с показаниями на начало следующего дня работы автомобиля. Исключение — если сотрудник использует в служебных целях личный автомобиль, тогда показания одометра на конец текущего и начало следующего дня могут отличаться. § Если в путевом листе нет показаний одометра и подробного маршрута, по которому можно подтвердить километраж, налоговики снимут расходы на бензин. Поэтому следите за этими данными, расходом бензина и его соответствием пройденным километрам. |
| Чеки без наименования ГСМ, рваные, грязные, с неподходящим временем и местом. | § При покупке топлива за наличные понадобятся чеки для подтверждения расходов на ГСМ. § Если чеки утеряны - суммы списать не получится. Но даже когда чеки есть, с ними не всегда все в порядке. | § Не указан товар. Иногда приносят чеки, в которых не указаны товар и его количество. Такой чек не подтверждает расходы на бензин, потому что невозможно определить, к какой хозяйственной операции и к какому виду расходов он относится. § Чек испорчен. Если чек испорчен (его плохо напечатали, чем-то залили, изрисовали, оторвали часть), расходы списать не получится. Если информация на чеке не читается, налоговики снимут расходы. ü Возьмите у сотрудника объяснительную записку по подотчетной сумме с количеством товара, суммой, датой и местом покупки, а также с описанием причин утраты документов. ü Сразу снимите копии чеков для архива, потому что со временем чеки выцветают. Это поможет подтвердить расходы при проверке. § Поддельный чек. Иногда водители приносят поддельные чеки от компаний, которые не существуют в реальности. ü Кассовые чеки от каждого нового контрагента проверяйте по ИНН на существование компании. Риск подделок снизится, если водители будут обслуживаться на одних и тех же заправках. ü С 1 июля 2017 года продавцы выдают только онлайн-чеки и подделок должно стать меньше. Следите, чтобы с этой даты водители приносили только новые чеки. § Не те время и место. Место и время заправки на чеке должны соответствовать маршруту и дате рейса. Если водитель приложил чек из региона, которого нет в путевом листе, налоговики снимут такие расходы. Если, конечно, он не проезжал этот регион транзитом во время рейса. То же самое с чеками на заправку в нерабочее время. |
Требуйте от всех сотрудников, чтобы они приносили правильную первичку на бензин.
На заметку: Не принимайте к вычету НДС по чекам. Если есть только чек ККТ, принять к вычету входной налог не получится. Даже если НДС выделили в чеке отдельной строкой. Вычет НДС по расходам на ГСМ компания может заявить только на основании счета-фактуры. Счет-фактуру можно получить, если приобретать ГСМ по топливным картам и талонам.
Ø Образец путевого листа, к которому у налоговиков не будет претензий.
