Лабораторная работа 11. Создание и форматирование таблиц.

Тема 5

Цель работы:

1. Знакомство с различными способами организации данных

2. Освоение навыков практической работы по созданию, редактированию и форматированию электронных таблиц

3. Выполнение простейших вычислений в таблицах Excel. Знакомство с элементарными функциями.

4. Использование абсолютной и относительной адресации ячеек в формулах.

5. Контроль правильности введенных ранее значений с помощью условного форматирования

Существует два способа организации данных на листе: таблица и список. При организации данных в виде таблицы формируются строки и столбцы с записями, для которых в ячейку на пересечении строки и столбца помещаются данные (рис.2.1).

Рис. 2.1. Табличный способ организации данных.

Таблицы могут иметь весьма сложную структуру с несколькими уровнями записей в строках и столбцах. При создании таблицы можно

анализировать ее данные и управлять ими независимо от данных за пределами таблицы. На листе можно создать любое количество таблиц. Таблицы могут использоваться для более компактного размещения данных на листе, для быстрой сортировки, отбора, суммирования, графического представления в виде диаграмм или для публикации данных, содержащихся в ней.

Создание и форматирование таблицы:

Таблица обычно создается на основе имеющихся на листе данных.

1. Выделите любую ячейку в диапазоне данных.

2. Нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выберите стиль оформления.

3. В поле окна Форматирование таблицы будет автоматически указан диапазон данных, который преобразуется в таблицу. При необходи-мости можно очистить поле и на листе выделить другой диапазон ячеек с данными, которые оформляются в виде таблицы. Нажмите кнопку ОК.

В результате будет создана таблица. В каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра. Автоматически будет отображена кон-текстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор (рис.2.2.).

Рис. 2.2. Контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор.

Функции вставки ячейки, строки, столбца или листа доступны в меню кнопки «Вставить», которая расположена в группе «Ячейки» на вкладке «Главная».

Рис. 2.3. Меню кнопки Вставить.

Для форматирования ячеек, после их выделения, используют вклад-ки диалогового окна Формат ячеек, а также элементы группы Шрифт вкладки Главная, мини-панель инструментов.

Рис. 2.4. Мини-панель инструментов для форматирования.

При необходимости можно выполнить обрамление таблицы, предварительно ее выделив и нажав кнопку , для выделенного диапазона ячеек используя соответствующие вкладки, можно установить выравнивание, шрифт, границы и т.д. Ширину столбца можно изменить, перетащив его правую границу между заголовками столбцов, при этом во всплывающей подсказке отображается устанавливаемая ширина столбца (в знаках и пикселях).

Для форматирования заголовка таблицы нужно выделить все ячей-ки строки с заголовком по ширине таблицы и нажать кнопку Объединить

помещенную на вкладке Главная в группе Выравнивание

Рис. 2.5. Элементы группы Выравнивание на вкладке Главная.

Для выполнения необходимых расчетов в таблицах используют формулы, которые можно вводить с использованием клавиатуры и мыши при работе в любой вкладке Excel. С использованием клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы, скобки и, иногда, функции. С использованием мыши выделяют ячейки и диапазоны ячеек, включаемые в формулу.

Порядок действий:

1. Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу.

2. Введите = (знак равенства).

3. Выделите мышью ячейку, являющуюся аргументом формулы.

4. Введите знак оператора.

5. Выделите мышью ячейку, являющуюся вторым аргументом формулы.

6. При необходимости продолжайте ввод знаков операторов и выделение ячеек.

7. Подтвердите ввод формулы в ячейку: нажмите клавишу Enter или Tab или кнопку Ввод (галочка) в строке формул.

Задание 1. Освоение приемов работы с электронными таблицами.

1. Создайте новую рабочую книгу и сохраните ее в своей папке под именем Tabl1.xlsх.

2. Введите в следующие ячейки указанный текст:

3. Проведите редактирование данных в ячейках План и Факт – добавьте единицы измерения тыс.руб. Для этого выделите щелчком мыши ячейку А3. Содержимое ячейки появится в строке формул. Поместите мышью текстовый курсор в строку формул после слова «План» и допишите «(тыс. руб.)». Для завершения редактирования нажмите клавишу Enter. Аналогично внесите изменения в ячейку А4.

4. Подсчитайте значения в столбце Всего. Для этого выделите ячейку F3, на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку – Автосумма (при этом диапазон ячеек В3: Е3 выделяется мигающей пунктирной линией), нажмите клавишу Enter.

5. В строке 5 «Процент выполнения» подсчитайте отношения План/Факт. Для этого в ячейке В5 задайте частное, набрав: = В4/В3, на-жмите клавишу Enter. Установите процентный формат. В ячейке появится результат деления.

6. Скопируйте формулу из ячейки В5 в ячейки С5: F5. Для этого скопируйте формулу из ячейки В5

7. Выделите название таблицы. Для этого покажите ячейку А1, за-дайте размер шрифта 20, выделите диапазон ячеек А1: F1 и нажмите кнопку . 8. Выделите созданную таблицу и скопируйте ее ниже на этом же листе.

9. Отформатируйте исходый экземпляр таблицы с помощью автоформатирования. Для этого нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная. Выберите стиль оформления таблицы Светлый.

10.. Разными способами отформатируйте исходный экземпляр табли-цы, используя соответствующие вкладки для установки выравнивания, шрифтов, границ и т.д.

1 способ «Использование кнопки Формат по образцу группы Буфер обмена вкладки Главная:

ü Выделите ячейку, оформление которой требуется копировать.

ü Нажмите кнопку Формат по образцу.

ü После этого кнопка Формат по образцу останется нажатой, а справа от указателя мыши появится значок копирования формата.

ü Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых устанавливается копируемый формат.

ü Если требуется многократно применять оформление выбранной ячейки, то необходимо два раза щелкнуть по кнопке Формат по образцу (щелкать надо быстро, чтобы кнопка осталась нажатой), а затем выделять разные фрагменты. Для окончания копирования формата нажмите клавишу Esc или кнопку Формат по образцу, чтобы она пришла в обычное состояние.

2 способ «Использование автозаполнения »: Копирование автозаполнением используют при копировании оформления одной ячейки на рядом расположенные ячейки.

· Выделите ячейку с копируемым оформлением.

· Перетащите маркер автозаполнения, как это делается при обычном автозаполнении. Первоначально все ячейки заполнятся не только форматом, но и содержимым копируемой ячейки

· Щелкните по кнопке Параметры автозаполнения в правом нижнем углу области заполнения и выберите команду Заполнить только форматы.

3 способ «Использование буфера обмена»

· Копирование форматов с использованием буфера обмена обычно используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг.

· Ячейку с копируемым форматом скопируйте в буфер обмена.

· Выделите ячейки, на которые копируется оформление.

· Извлеките скопированную ячейку из буфера обмена. Первоначально все ячейки заполнятся не только форматом, но и содержимым копируемой ячейки.

· Щелкните по кнопке Параметры вставки в правом нижнем углу области вставки и выберите команду Только форматы.

4 способ «Использование возможностей специальной вставки».

Копирование форматов с использованием специальной вставки чаще всего используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг. Этот способ несколько более трудоемок, чем с использованием буфера обмена и обычной вставки. С другой стороны, он более надежен, так как снижает риск вставки не только формата, но и данных из копируемой ячейки.

· Ячейку с копируемым форматом скопируйте в буфер обмена.

· Выделите ячейки, на которые копируется оформление.

· Щелкните по стрелке кнопки Вставить в группе Буфер обмена вкладки Главная и выберите команду Специальная вставка или щелкните по выделенной области правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка.

· В диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель форматы. Нажмите кнопку ОК.