Тема: “Формирование форм, запросов и
отчетов в СУБД Access 2000”
Создание формы
Задание: Запустите Access и выведите на экран окно Студенты: база данных. Для этого в появившемся окне Microsoft Access выберем “открыть базу” и из поля с перечисленными базами данных выберем “Другие базы”, а появившемся диалоговом окне обзора выберем файл D:\STUDENTS\ECONOM\E-2?-?\Студенты.mdb
Мы заполняли базу “Студенты” с помощью таблицы, поэтому на рис.22.2 кнопка Таблица как бы нажата. Теперь попробуем заполнить базу с помощью формы.
Задание: Дополните базу данных “Студенты” еще 2 записями с помощью формы.
Нажмем кнопку и нажмем кнопку “Открыть”. На экране появится окно (рис. 23.1) “Создание формы”, в котором необходимо выбрать поля для формы.
 |
Если нужно выбрать некоторые поля из имеющихся, то выделяя нужное поле нажимаем кнопку, но если нужно выбрать все поля, то нужно сразу нажать кнопку и все поля из области “Доступные поля” переместятся в область “Выбранные поля”. Затем надо перейти к следующему шагу мастера, т.е. нажать кнопку Далее. На следующем шаге мастера необходимо выбрать внешний вид формы, т.е. то, как в нашей форме будет выводиться информация. Выберем “В один столбец” и нажмем кнопку Далее. На следующем шаге выбирается стиль нашей формы. Выберем “Стандартный” и нажмем кнопку Далее. Имя нашей формы Студенты и когда мы нажмем кнопку Готово на экране появится созданная нами форма (рис. 23.2).
Добавим новую запись. Для этого нажмем кнопку, появится пустая форма, в которой мы заполним данные:
| Козлов | Олег | Дмитриевич | м | 30.10.85 | Э-22-1 | |
| Самсонова | Татьяна | Ивановна | ж | 02.02.85 | Э-21-2 |
Замечание: 1. Создать форму с помощью конструктора можно, но это для начинающих пользователей довольно сложно.
2. С помощью режима Конструктор можно также настроить внешний вид формы, например рис. 23.3.
Создание запросов
Запросы являются мощным средством обработки данных. С их помощью можно создавать вычисляемые поля, просматривать, анализировать данные из одной или разных таблиц, удовлетворяющих определенному условию. Самый простой вид запроса – запрос на выборку. При его выполнении, удовлетворяющие условиям отбора данные выводятся в определенном порядке.
Задание: вывести на экран всех, кто родился летом.
Для этого в окне “Студенты: база данных” щелкнем по кнопке и выбрать “Создание запросов в режиме конструктора”.
На экране появилось диалоговое окно: “Добавление таблицы”. В нем 3 вкладки: таблицы (на ней отображаются все имеющиеся таблицы), запросы (на ней отображаются все созданные ранее запросы), таблицы и запросы (здесь видны и существующие таблицы и созданные ранее запросы). Перейдем на вкладку Таблицы, выберем таблицу: Студенты и нажмем кнопку Добавить, а затем Закрыть. Получим окно, представленное на рис. 23.4. В нижней 
части окна начинаем формировать новую таблицу, соответствующую нашему запросу. В первом столбце в строке Поле появился открывающийся список. Откроем его и выберем первое поле нашей новой таблицы: Номер зачетной книжки. Автоматически в строке Имя таблицы появилась надпись: Студенты и в квадратике строки Вывод на экран установился флажок. Переходим во второй столбец и выбираем поле Фамилия, в третий – Имя, в четвертый – Отчество, а в пятый – дата рождения. В пятом столбце наложим условие отбора: >01.06.85 and <31.08.85 и отсортируем даты по возраста 
нию. Таким образом, нижняя часть рисунка 23.4 примет вид (рис.23.5). В пункте меню Файл выберем команду “Сохранить”, введем имя запроса: “Запрос1” и закроем окно запроса. Теперь в окне “Студенты: база данных” появился запрос1. Чтобы открыть его нажмем кнопку. На экране появилась таблица, удовлетворяющая нашему запросу (рис.23,6).
 | |||
 |
Задание: 1. Из таблицы Студенты выберите всех студентов женского пола из группы Э-22.
2. Из таблицы Математика выберите номера зачеток тех студентов, которые получили оценки 4 и 5.
3. Закройте все запросы (на экране останется только окно Студенты: база данных)
Связи между таблицами.
У нас созданы 4 таблицы: Студенты, математика, Информатика, экономика. Попробуем установить связь между ними. Для этого на панели инструментов нажмем кнопку Схема данных. Альтернатива: пункт меню Сервис, команда Схема данных.
 |
На экране появилось знакомое нам окно “Добавление таблицы”. Выберем все четыре таблицы по очереди, получим окно Схема данных, на которм будут видны все четыре таблицы в виде окон, размер которых можно изменять, если взяться за границу окна (курсор примет вид двунаправленной стрелки) и при нажатой левой клавиши мыши перетащить границу в нужное место.
В окне “Схема данных” в окне “Студенты” берем левой клавишей мыши строку “Номер зачетной книжки” и переносим на строку с тем же именем в окошко “Экономика” (при этом как бы переносится кнопка). На экране появилось окно “Изменение связей” (рис. 23.8). В нем проставляем флажки на строки “Обеспечение целостности данных” (для защиты данных из таблиц) и “Каскадное обновление связанных полей” (для изменения данных в подчиненной таблице в случае изменения данных в главной таблице). Аналогично поступаем и с окошком “Математика” и с окошком “Информатика”. Получили следующую схему связей (рис. 23.9).
 |
Сохраним схему данных (пункт меню Файл, команда Сохранить).
Задание: создайте запрос в котором должны присутствовать поля: номер зачетной книжки, фамилия, имя, отчество, экономика, математика, информатика. Для выполнения этого задания воспользуйтесь рис. 23.10.
Задание: 
измените запрос, внеся в него еще одно вычисляемое поле: среднее, в котором будет подсчитано среднее арифметическое по оценкам в каждой записи.
Для этого перейдем в следующий пустой столбец в строку “поле” и нажмем кнопку “Построить” на панели инструментов. Откроется окно “Построитель выражений”. Внесем в него формулу, показанную на рис. 23.11 и нажмем кнопку Ок. В окне-запросе щелкнем мышью по любой пустой строке, а в ячейке с формулой появится выражение: Выражение1: ([Математика.Оценка]+[Информатика.Оценка]+[Экономика.Оценка])/3. Сотрем название “выражение1” и наберем название: Среднее. Сохраним запрос и выполним его.
Задание: измените запрос, внеся в него еще одно вычисляемое поле: стипендия, в котором будет подсчитана стипендия: если все экзамены сданы на 5, то 300 руб, а во всех остальных случаях 200 рублей.
Замечание в построителе выражений укажите формулу:
Стипендия: IIf([Математика.Оценка]+[Информатика.Оценка]+[Экономика.Оценка]=15;300;200)
Создание отчетов
Отчеты в Access имеют много общего с созданием формы. Поддерживается несколько вариантов создания отчетов: конструктор, мастер отчетов, автоотчеты, мастер диаграмм и др.
Задание: создайте отчет, в котором будет выводиться фамилия, имя, отчество и стипендия.
В окне Студенты: база данных нажмите кнопку Выберите мастер отчетов. В области: “Таблицы и запросы” выберите
Запрос:Запрос2, а из доступных полей перенесите в выбранные фамилию, имя, отчество, стипендию и нажмите кнопку Далее. На следующем шаге просто нажмите кнопку Далее. На третьем шаге выберите сортировку по фамилии по возрастанию. Далее. Ориентация листа – книжная, макет – табличный. Стиль: строгий, название отчета: Ведомость на стипендию. Просмотреть отчет. Готово. Мы получили отчет, представленный на рис.23.13
Задание: Создайте отчет по запросу 2, в котором будут следующие данные: фамилия, имя, отчество, оценки по предметам.
Задание: Закройте базу данных Студенты и откройте базу данных Борей. Просмотрите ее структуру, возможности, запросы, формы, отчеты.
В состав пакета Microsoft Office входит большое количество программ, которые просто необходимы для работы в современном офисе. Каждая из этих программ имеет схожий интерфейс и специфические возможности. Все остальные программы пакета Microsoft Office (например, Microsoft Outlook, Microsoft Power Point) предлагаем Вам на самостоятельное изучение.