Наблюдение [204] – 1. Непосредственное восприятие предметов и явлений. 2. Метод сбора первичной информации путем непосредственной регистрации исследователем событий, явлений и процессов, происходящих в определенных условиях.
Наблюдение [205] - способ сбора информации, осуществляемого на основе регистрации и фиксации первичных данных о системе управления, позволяет получать первичную информацию о внутренних и внешних свойствах и характеристиках объекта исследования в виде совокупности эмпирических данных, осуществляется путем наблюдения за выбранным объектом исследования.
Метод наблюдения базируется на пассивной фиксации и регистрации параметров и свойств изучаемого объекта в процессе происходящих событий и возникающих ситуаций, в которых исследователь принимает косвенное участие, минимально воздействуя на них при сборе информации[206].
Наблюдение может проводиться во время работы управленцев и т.п. Таким способом получают, как правило, данные, которые не отражены в документах, например: как организуются работы, выполняются процедуры управления, соблюдаются условия труда и техники безопасности, проявляются творческие способности работников, формируются формальные и неформальные отношения между сотрудниками и в коллективе, используются методы и стиль управления, принимаются управленческие решения и т.п.[207]
Наблюдение представляет собой систематическое целенаправленное восприятие объекта, которое должно удовлетворять, следующим требованиям[208]:
целевого подхода (наблюдение ведется для определенной, четко поставленной задачи);
планомерности (производится по плану, составленному по задачам наблюдения);
целенаправленности (наблюдаются только интересующие стороны изучаемого элемента);
активной объективности (исследователь активно непредвзято обосновывает требуемые для исследования процессы изучаемою объекта);
систематичности (наблюдение ведется непрерывно или по определенной системе);
деликатности и доброжелательности.
Метод косвенного наблюдения [209] – способ сбора информации в специально выбранные отрезки времени и на опосредственных связях и коммуникациях
Метод прямого наблюде ния[210] – способ сбора информации в реальном масштабе времени и на основе непосредственного общения и прямых коммуникаций исследователя с изучаемым объектом.
Классификация наблюдений[211]:
o по особенностям взаимодействия исследователя и объекта изучения — прямые и косвенные;
o по продолжительности и периодичности — постоянные, периодические (проводимые с определенным периодом, например, один раз в год) и внезапно-случайные;
o по степени формализации наблюдений — неконтролируемые (используется только общий план наблюдений) и контролируемые (проводятся по детально разработанному плану и процедуре);
o по положению наблюдателя относительно событий — «включенные» (исследователь адаптируется к СУ и проводит регистрацию «изнутри системы) и сторонние (исследователь регистрирует события «со стороны» системы, не являясь ее участником);
o по условиям организации наблюдений — естественные, т.е. «полевые (в обычных условиях функционирования системы) и лабораторные (у экспериментально созданных ситуациях);
o по способу наблюдения и регистрации наблюдения — аудио, визуальные, видео, автоматические, дистанционные, документированные, комбинированные;
o по объемности — сплошные и частичные.
Способы наблюдений[212]: фотография рабочего времени; хронометраж; фотохронометраж.
Правила наблюдений[213]:
· элементы событий классифицируются максимально дробно;
· один и тот же элемент наблюдается в разных ситуациях: стандартных, конфликтных;
· различают и регистрируют содержание и форму наблюдаемых событий, их количественные характеристики (интенсивность, регулярность);
· описание событий не смешивается с интерпретацией.
Метод изучения документации [214] - метод сбора данных, основанный на исследовании документированной информации, непосредственно зафиксированной ранее на предприятии.
Является наиболее распространенным и доступным методом исследования.
Целью проведения исследования потоков информации является изучение и формализация информационных процессов. Данное исследование проводится по заранее разработанной программе.
Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации. В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.
Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.
При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.
Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.
Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. Метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.
Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.
Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.
Основные элементы потока — документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:
• какие процедуры осуществляются при обработке документа;
• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;
• как используется эта информация;
• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
• где можно найти подобные пояснения.
Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.
Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.
Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.
Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.
Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.
Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.
Перечень источников информации о системе управления[215]:
· получаемую из нормативно-правовой, отчетной и информационной документации;
· получаемую в ходе специальных обследований.
Основой нормативно-правовой, отчетной и информационной документации служат[216]:
· устав, учредительный договор, протоколы учредительного собрания, подписные листы на акции и другие документы, регламентирующие деятельность организации;
· список членов правления и их заместителей, а также ревизионной комиссии;
· приказы о назначении генерального директора (президента) и его заместителей;
· нормативно-правовые документы по основным направления деятельности организации и менеджмента, в том числе законы и другие подзаконные акты;
· ОСУ организацией и ее структурных единиц;
· экологический паспорт;
· положения о подразделениях, руководящие документы, методики, стандарты, должностные инструкции, процедуры, матрицы распределения управленческих функций, штатные расписания, схемы ОСУ, приказы и другие документы, регламентирующие деятельность подразделения, а также документы отражающие: цели задачи организации; степень специализации, концентрации, комбинирования научно-технических разработок и производства продукции; кооперацию научно-технических и производственных структурных единиц; централизацию и специализацию функций обеспечения и обслуживания; маршруты материально-вещественных и информационных потоков; соотносительность структурных единиц и подразделений и их численности в жизненном цикле продукции (услуг); состав целей управления, функций и задач и их распределения между уровнями и звеньями управления; централизацию и распределение полномочий по принятию решений; функциональные связи между уровнями и звеньями управления и отдельными руководящими работниками; существующую технологию выполнения функций и задач; кадровое обеспечение; уровень используемых ТСУ; используемые методы управления; факторы, влияющие на получение прибыли; исполнительность решений в структурных единицах организации;
· материалы оперативного учета и отчетности (о промежуточных результатах работы, простоях, дефектах, браке, ошибках, объеме и последовательности выполняемых операций, о числе рабочих, мест и т.п.);
· показатели активов и пассивов балансовых отчетов, отчетов о Финансово-экономических результатах и их использовании, отчетов о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистических документов;
· годовые отчеты организации и ее структурных единиц;
· тексты и комментарии законов, постановлений, приказов, указаний, распоряжений и других нормативных актов межотраслевого, отраслевого и внутрифирменного характера, протоколов проверок, инспекционного контроля, совещаний, контроля исполнения и т.п.;
· данные внешней бухгалтерской отчетности, не являющейся коммерческой тайной, публикаций, рекламы, научных исследований, статистических материалов;
· отчеты об инновационных, стратегических, маркетинговых и других исследованиях внешней и внутренней среды организации;
· входящие и выходящие документы;
· информация в периодических изданиях, средствах массовой информации, статистических сборниках и т.п.;
· данные качественного характера нормативно-правовых, отчетных и информационных документов.
Источниками, основывающимися на специальных обследованиях (наблюдениях, беседах, интервью, опросах, распространении анкет и т.п.), могут быть:
· сотрудники организации, характеризующие ее деятельность в процессе бесед, анкетирования, опросов и т.п.;
· экспертные оценки, опросы и анкетирование потребителей, поставщиков и т.п.;
· непосредственные данные наблюдения и мониторинга за процессом функционирования СУ;
· данные инвентаризации СУ;
· расчетные данные и др.
Вопросы для самопроверки:
1. Дайте определение наблюдений.
2. Каковы основные правила наблюдений.
3. В чем различие косвенных и прямых наблюдений.
4. Дайте классификацию наблюдений.
5. В чем суть метода изучения документов.
6. Какие основные источники информации о предприятии.