ОСНОВЫУПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
специальность 10700 «Коммерция»
(по отраслям)
Кинель, 2016
ВВЕДЕНИЕ
Выделение кадровой составляющей как составной части системы управления, определяет, что важнейшей областью деятельности любого предприятия (организации, фирмы) является трудообеспеченность: привлечение рабочей силы, необходимая ее подготовка, создание условий для рационального использования. Производственная система, ее вещественная и личностная составляющие находятся под воздействием объективных, так и субъективных факторов. Возникает необходимость в постоянном управленческом воздействии на структуру рабочих мест, на численность и состав работников.
Специфический вид управленческой деятельности, объектом которой является коллектив работников — персонал, получил название управления персоналом (кадрами).
Понятие "управление персоналом" по смыслу близко к понятию "управление человеческими ресурсами", разница в специфическом подходе к работнику, к его рабочей силе как ресурсу. Одной из важнейших функций управления персоналом в связи с возросшей ролью человеческого фактора в современном производстве становится развитие персонала, а не просто приведение его численного состава в соответствие с наличием рабочих мест.
В управлении персоналом как составной части менеджмента на предприятии имеются два крайних подхода — технократический и гуманистический.
При технократическом подходе управленческие решения подчинены, прежде всего, интересам производства (максимизация выпуска продукции, выполнение плана и т.п.): численность и состав работников определяются исходя из применяемой техники, технологического и операционного разделения труда, заданного ритма производства, внутрипроизводственной кооперации труда и т.д.
Гуманистический подход к управлению - кадрами подразумевает создание таких условий труда и такое его содержание, которые позволили бы снизить степень отчуждения работника от его трудовой деятельности и от других работников.
Гуманистический подход был вызван существенными сдвигами практики управления:
— производительность и создание новых рынков, а не расширение уже имеющихся становятся важнейшими целями компаний;
— организация и ее среда становятся все более ориентированными на рынок;
— организационная структура становится все более плоской и децентрализованной;
— «горизонтальное» управление становится более важным, чем «вертикальная» иерархия, что повышает роль таких качеств персонала как инициатива, риск, независимость, способность к предвидению;
— инновационная способность, творчество, долгосрочная ориентация становятся необходимыми компонентами практики управления;
— стиль управления, система ценностей и квалификация менеджеров меняются от бюрократического профиля к предпринимательскому;
— теперь люди и их способности это не только средство достижения цели, но они и сами становятся целью развития бизнеса.
Можно выделить три парадигмы подхода к человеку в рамках организации, которые последовательно сменили или сменяют друг друга:
1) управление трудом;
2) управление персоналом;
3) управление человеческими ресурсами.
Человеческие ресурсы представляют последний инновационный подход к управлению человеком в организации.
Человеческие ресурсы— это, часть населения страны, обладающая определенными качественными показателями, а основой человеческих ресурсов выступают трудовой потенциал и трудовые ресурсы в совокупности.
человеческих ресурсов как одного из факторов производства и роста организации имеет свою специфику.
Во-первых, люди наделены интеллектом и их реакция на внешнее воздействие эмоционально осмысленная, а это в свою очередь оказывает влияние на то, что процесс взаимодействия между организацией и сотрудником является взаимным.
Во-вторых, человеческие ресурсы в отличие от остальных ресурсов организации способны к постоянному совершенствованию и развитию.
В-третьих, трудовая жизнь человека продолжается в современном обществе 30—50 лет, соответственно, отношения человека в организации могут и должны носить долговременный характер.
В-четвертых, люди в отличие от материальных и природных ресурсов приходят в организацию осознанно, с определенными целями и ожидают от организации помощи в реализации этих целей.
В-пятых, особенность человеческих ресурсов состоит в том, что каждый человек уникален по своей природе.
Под человеческим капиталом понимается совокупность всех производительных качеств работника, т. е. это понятие включает приобретенные знания, навыки, а также мотивацию и энергию, используемые для производства экономических благ.
К основным формам «инвестиций в человека» обычно относят:
— образование,
— воспитание,
— здравоохранение, а также
— весь комплекс затрат, связанных с подготовкой человека к производству (включая поиск необходимой информации, миграцию в поисках занятости и т. д.).
Формирование человеческого капитала требует как от самого человека, так и от общества в целом значительных издержек.
Для перспективного развития человеческого потенциала организации необходима детальная разработка целевой программы его развития, охватывающей весь персонал и являющейся составной частью общей программы развития организации. Разработка и реализация такого рода программ предполагает выделение приоритетных направлений, первоочередных задач, решение которых одновременно является и условием развития организации.
К числу таких первоочередных задач можно отнести следующие:
— повышение потенциала руководящих кадров, работа с кадровым резервом;
— планирование и развитие карьеры специалистов, управление службы персоналом;
— профессиональное обучение персонала (подготовка, переподготовка и повышение квалификации);
— внедрение технологий первичной профессиональной и социальной адаптации вновь поступающего на работу персонала.
1 Предметом дисциплины «Управление персоналом» является система знаний, связанных с целенаправленным воздействием на персонал организации для обеспечения эффективного функционирования организации и удовлетворения потребностей
работников, особенно близких интересам коллектива.
Содержание курса составляют принципы и методы управления в приложении к персоналу организации, теоретические и практические проблемы разработки системы управления персоналом, выбор наиболее эффективной технологии, средств и методов кадровой работы.
Задача курса состоит в том, чтобы исходя из теоретических положений менеджмента и обобщения практического опыта раскрыть содержание, организационные формы проведения работы в области управления персоналом.
1 Задачи и функции менеджера по управлению человеческими ресурсами
В современных условиях важнейшей целью управления человеческими ресурсами становится повышение производительности труда. Производительность труда — это эффективность, с которой организация использует труд своего персонала, капитала и иных ресурсов для производства определенного продукта или оказания услуги.
Основные задачи:
— организация работы по выработке кадровой политики и осуществление в соответствии с ней подбора, отбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров, руководителей и специалистов;
— участие в формировании стабильного коллектива;
— создание кадрового резерва и работа с ним; организация учета кадров.
Для реализации этих задач выполняются следующие функции:
— кадровое планирование, т.е. разработку перспективных и текущих планов комплектования организации кадрами,
— изучение деловых и личных качеств специалистов с целью подбора кадров в резерв на выдвижение,
— планирование деловой карьеры перспективных специалистов,
— подготовку материалов и организацию аттестации работников,
— проведение собеседований и отбор совместно с руководителем соответствующих подразделений новых сотрудников на вакантные должности,
— оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством,
— учет личного состава организации, ведение трудовых книжек,
— подготовку документов для назначения пенсий,
— изучение движения кадров, причин текучести кадров,
— трудоустройство высвобождающихся работников,
— контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации,
— ведение отчетности по вопросам кадров и др.
Для решения новых задач потребуется менеджер по управлению человеческими ресурсами, обладающий следующими качествами:
— высокой личной культурой;
— сильными профессиональными знаниями всех аспектов кадровой работы;
— хорошей практикой управления;
— стремлением к самосовершенствованию;
— творческим мышлением;
— достаточной теоретической базой.
2 КОНЦЕПЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ — система теоретико- методологических взглядов на понимание и определение сущности, содержания, целей, задач, критериев, принципов и методов управления персоналом, а также организационно- практических подходов к формированию механизма ее реализации в конкретных условиях функционирования организаций. Основу концепции управления персоналом организации в настоящее время составляют возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.
Концепция управления персоналом организацией включает:
— разработку методологии управления персоналом,
— формирование системы управления персоналом и
— разработку технологии управления персоналом.
Методология управления персоналом предполагает рассмотрение сущности персонала организации как объекта управления, процесса формирования поведения индивидов, соответствующего целям и задачам организации, методов и принципов управления персоналом.
Система управления персоналом предполагает формирование целей, функций, организационной структуры управления персоналом, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей руководителей и специалистов в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.
Технология управления персоналом предполагает организацию найма, отбора, приема персонала, его деловую оценку, профориентацию и адаптацию, обучение, управление его деловой карьерой и служебно-профессиональным продвижением, мотивацию и организацию труда, управление конфликтами и стрессами, обеспечение соц. развития организации, высвобождение персонала.
Укрупненно можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на людей в организации.
Первый — иерархическая структура организации, где основное средство воздействия — это отношения власти—подчинения, давления на человека сверху, с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ.
Второй — культура, т.е. вырабатываемые обществом, организацией, группой людей совместные ценности, соц. нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения.
Третий — рынок — сеть равноправных отношений, основанных на купле-продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.
При переходе к рынку происходит медленный отход от иерархического управления, жесткой системы адм. воздействия, практически неограниченной исполнительной власти к рыночным взаимоотношениям, отношениям собственности, базирующимся на экон. методах. Поэтому необходима разработка принципиально новых подходов к приоритету ценностей. Главное внутри организации — работники, а за пределами — потребители продукции.
3 ПРИНЦИПЫУПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ — правила, основные теоретические положения и нормы, которыми должны руководствоваться руководители и специалисты в процессе управления персоналом.
Принципы управления персоналом. отражают требования объективно действующих экономических законов, поэтому и сами являются объективными. Управление персоналом осуществляется на основе следующих традиционно утвердившихся в отечественных организациях принципов:
— научности,
— демократического централизма,
— плановости,
— единства распорядительства;
— отбора, подбора и расстановки кадров;
— сочетания единоначалия и коллегиальности, централизации и децентрализации;
— линейного, функционального и целевого управления; контроля исполнения решений и др.
Американские и японские корпорации широко используют следующие принципы управления персоналом:
— пожизненного найма;
— контроля исполнения заданий, основанного на доверии;
— сочетания такого контроля с корпоративной культурой;
— консенсуальное принятие решений, т.е. обязательное одобрение принимаемых решений большинством работников.
4 Методы управления человеческими ресурсами
Методы — это способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Различают административные, экономические, социально-психологические методы, которые различаются способами воздействия на людей.
Направленность методов управления ориентирована на систему (объект) управления.
Содержание методов управления - это специфика приемов и способов воздействия.
Организационная форма методов управления - воздействие на конкретно сложившуюся ситуацию. Оно может быть прямым (непосредственным) или косвенным (постановка задачи и стимулирующих условий).
Административные методы (принуждение) базируются на власти, дисциплине и взысканиях, являясь способом осуществления управленческих воздействий на персонал. Можно выделить следующие основные способы административного воздействия:
— организационные воздействия — основаны на подготовке и утверждении внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность персонала определенной организации. К ним относятся устав организации, коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом, правила внутреннего распорядка, организационная структура управления, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников и организация рабочих мест.
— распорядительные воздействия направлены на достижение поставленных целей управления, соблюдение внутренних нормативных документов или поддержание системы управления организацией в заданных параметрах посредством прямого административного регулирования.
Административные методы управления являются мощным рычагом достижения поставленных целей в случаях, когда необходимо подчинить коллектив и направить его на решение конкретных задач управления. Идеальным условием их эффективности является высокий уровень регламентации управления и трудовой дисциплины, когда управленческие воздействия без значительных искажений реализуются нижестоящими звеньями управления.
Экономические методы (побуждение) являются способом осуществления управляющих воздействий на персонал посредством использования экономических законов и категорий. Путем совместного анализа экономических законов и категорий, товарно-денежных отношений и принципов рыночной экономики специалистами была разработана следующая схема классификации экономических методов управления:
— плановое ведение хозяйства,
— хозяйственный расчет.
— оплата труда является основным мотивом трудовой деятельности и денежным измерителем стоимости рабочей силы.
— вознаграждение.
Экономические методы выступают в качестве различных способов воздействия руководителей на персонал для достижения поставленных целей. При позитивном использовании экономических методов конечный результат проявляется в хорошем качестве продукции и высокой норме прибыли.
Социально-психологические методы (убеждение)— это способы осуществления управленческих воздействий на персонал, базирующиеся на использовании закономерностей социологии и психологии.
Объектом воздействия этих методов являются группы людей и отдельные личности. По масштабам и способам воздействия эти методы можно разделить на две основные группы: социологические методы и психологические методы.
Социологические методы позволяют устанавливать значение и место сотрудников в коллективе, выявлять лидеров и обеспечивать их поддержку, связывать мотивацию людей с конечными результатами производства, обеспечивать эффективные коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе. Социальное планирование обеспечивает постановку социальных целей и критериев, разработку социальных нормативов и плановых показателей, достижение конечных социальных результатов.
Психологические методы играют очень важную роль в работе с персоналом, так как направлены на конкретную личность, обращаются к внутреннему миру человека, интеллекту, чувствам, образам и поведению, с тем, чтобы направить внутренний потенциал человека на решение конкретных задач организации. Психологическое планирование предполагает постановку целей развития и критериев эффективности, разработку психологических нормативов, методов планирования психологического климата и достижения конечных результатов.
5 ЦЕЛИ И ФУНКЦИИ СИСТЕМЫУПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Всю совокупность целей организации можно разделить на четыре вида, или блока: экономические,
— научно-технические,
— производственно-коммерческие и
— социальные.
Структуризация социальной цели может рассматриваться двояко. С одной стороны, она должна отвечать на вопрос: каковы конкретные потребности работников, удовлетворения которых они вправе требовать у администрации? С другой стороны, эта система целей должна отвечать и на такой вопрос: какие цели по использованию персонала ставит перед собой администрация, какие условия она стремится для этого создать? Эффективность управления персоналом зависит от того, в какой степени указанные группы целей будут совпадать.
Система целей является основой определения состава функций управления.
Первоначальным этапом формирования функций служит выявление их объектов и носителей.
При определении круга задач по управлению персоналом зарубежные специалисты условно выделяют так называемые основные и дополнительные задачи. К основным относятся, практически все перечисленные в табл. 1. К дополнительным следует отнести задачи, которые могут выполняться совместно с основными, но, как правило, управленческое распорядительство по ним осуществляют внешние (по отношение к службе персонала) подразделения. К такого рода задачам, относятся: охрана труда и техника безопасности; расчет и выплата заработной платы; оказание различного рода услуг (например, организация информационной связи, услуги в области социальной инфраструктуры).
ФУНКЦИИ СИСТЕМЫУПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ — должностные обязанности работников подразделений системы управления персоналом, связанные с воздействием на персонал и выполняемые главным образом службой управления персоналом и линейными руководителями подразделений организации.
Наглядное представление о функциях дает их классификация по функциональным блокам с выделением задач в каждом функциональном блоке.
Служба управления персоналом может выполнять свои задачи следующими способами:
• оказание консультативной помощи линейным руководителям;
• разработка и реализация совместно с линейными руководителями решений и кадровых
мероприятий;
• собственные управленческие полномочия по выполнению соответствующих мероприятий.
6. Кадровая политика
Под политикой организации, как правило, понимается система правил, в соответствии с которой действуют люди, входящие в организацию. Важнейшая составная часть стратегически ориентированной политики организации — ее кадровая политика, которая определяет философию и принципы, реализуемые руководством в отношении человеческих ресурсов.
Цель кадровой политики — обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численного и качественного состава кадров в соответствие с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства и состоянием рынка труда.
Типы кадровой политики
По уровню осознанности правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий. можно выделить следующие типы кадровой политики:
• пассивная;
• реактивная;
• превентивная;
• активная.
По степени открытости организации по отношению к внешней среде при формировании кадрового состава, принципиальной ориентации на внутренние или внешние источники
комплектования, выделяют два типа кадровой политики — открытую и закрытую.
Пассивная и реактивная кадровая политика
При «пассивной политике» руководство организации не имеет выраженной программы действий в отношении собственного персонала, а кадровая работа сводится к рутинному функционированию или ликвидации «непредвиденных и неведомо откуда свалившихся негативных последствий». При реактивной кадровой политике руководство предприятия осуществляет контроль за симптомами негативного состояния в работе с персоналом, предпринимает попытки проанализировать их причины и следит за возникновением конфликтных ситуаций.
Превентивная и активная кадровая политика
Превентивная кадровая политика возможна лишь тогда, когда руководство фирмы (предприятия) имеет обоснованные прогнозы развития ситуации. При наличии прогноза и средств воздействия на ситуацию, кадровая служба способна разработать целевые кадровые программы и осуществлять регулярный мониторинг ситуации, корректировать исполнение программ в соответствии с параметрами внешней и внутренней среды. В этом случае можно говорить о наличии в организации активной кадровой политики.
При рациональной кадровой политике руководство предприятия имеет как качественный диагноз, так и обоснованный прогноз развития ситуации и располагает средствами для влияния на нее. Кадровая служба предприятия располагает не только средствами диагностики персонала, но и методами прогнозирования кадровой ситуации на среднесрочный и долгосрочный периоды.
Открытая и закрытая кадровая политика
Открытая кадровая политика, характеризуется тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом структурном уровне. Закрытая кадровая политика характеризует организацию, ориентирующуюся на включение в свой состав нового персонала только с низшего должностного уровня, при замещении вакансий высших должностных позиций только из числа сотрудников организации.
Процесс формирования кадровой политики в организации может осуществляться в несколько этапов:
• нормирование;
• программирование;
• мониторинг.
7 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА СИСТЕМЫУПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Организационная структура системы управления персоналом — совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц.
Подразделения — носители функций управления персоналом — могут рассматриваться в широком смысле как служба управления персоналом.
Конкретное место и роль указанной службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя.
Организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности. Их объем и иерархический ранг определяются позицией первого руководителя организации по отношению к кадровой службе и они формируются по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.
Структурное местоположение кадровой службы зависит от степени развития и особенностей организации. В зарубежной практике выделяется несколько таких вариантов.
Вариант 1: кадровая служба структурно подчинена руководителю по администрированию
Вариант 2: служба управления персоналом в качестве штабного отдела структурно подчинена общему руководству организации
Вариант 3: кадровая служба в качестве штабного органа структурно подчинена высшему руководству
Вариант 4: служба управления персоналом организационно включена в руководство организацией
Вариант 5: В последние годы в практике западных фирм выделяется функциональная сфера управления, получившая название «Контроллинг».
Данная сфера управления концентрирует в себе органы, выполняющие функцию координации развития организации, а также общие функции управления.
Информационное обеспечение системы управления персоналом
Владение информацией является критически важным, ключевым условием успешности бизнеса. Это и данные о кандидатах при приеме на работу, и данные о сотрудниках, данные о продвижении по служебной лестнице, их профессиональные, квалификационные и другие характеристики, медицинские и психологические параметры, производительность и новаторская активность. Это данные о:
• развитии трудового потенциала сотрудников,
• повышении квалификации,
• вознаграждениях и бонусах,
• участии в социальных программах и многие другие.
8 Обеспечение системы управления персоналом
8.1 Кадровое обеспечение системы управления персоналом
Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав ее работников.
Все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер
Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно- штатными структурами и уставом организации.
Расчет численности руководителей, специалистов и других служащих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется различными методами:
- многофакторного корреляционного анализа,
- экономико-математическими методами,
- методом сравнений,
- прямого расчета,
- по трудоемкости работ,
- по нормам обслуживания и др.
Первый метод основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда.
Экономико-математические методы предусматривают разработку экономико- математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса.
3. С использованием метода сравнений на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы.
4. Экспертный метод позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции.
Метод прямого расчета предполагает определение численности специалистов и других служащих исходя из расчета необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления персоналом и расчета затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих отклонений.
Одним из наиболее распространенных и доступных методов расчета численности работников кадровой службы является ее определение через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, т.е. через трудоемкость_по формуле: Ч = Т • К/Фп, "
где:
Т — общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час.;
К — коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К ~ 1,15);
Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в час. (в среднем принимается равным 1840 час., но ежегодно уточняется).
Расчет количественной потребности в специалистах, в том числе и по управлению персоналом, проводится одновременно с определением качественной потребности в них.
8.2 Делопроизводственное обеспечение
Цель делопроизводственного обеспечения — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:
1. своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
2. доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
3. печатание документов по кадровым вопросам;
4. регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
5. формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
6. копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
7. контроль за исполнением документов;
8. передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.
В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором —I децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.
Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации! Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:
ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации. Основные положения» и
др.
В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы,
оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.
В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:
- плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);
- первичной учетной (по учету труда и зарплаты);
- отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);
- по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);
- организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).
Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:
1. личные дела работников организации, включающие личный листок,
2. анкету, автобиографию,
3. копии документов об образовании, рекомендации и т.п.;
4. личные карточки;
5. трудовые книжки,
6. пенсионные дела и т.д.
Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.
В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с Распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления Для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.
Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители кадровой службы
8.3 Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом — это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-
экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.
Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации раз
работки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Группировка нормативно-методических материалов, характеристика их содержания, примеры норм, нормативов, документов и наименования некоторых документов представлены в табл. 3.7.
Документы
организационного,
организационно-
распорядительного и
организационно-
методического
Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников сис темы управления - персона
правила выполнения работ по управлению персоналом
1) Законодательные акты по вопросам труда и кадров
2) Указы Президента РФ,
жения Правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п.
3) Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы Минтруда и других государственных органов
Гражданский кодекс РФ Кодекс законов о труде Закон «0 занятости населения РФ»
Указ Президента РФ «0 вании в РФ иностранной рабочей силы»
Постановление Правительства РФ «0 мерах по социальной защите инвалидов» Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым до