Деловая переписка
План:
1.Общие правила оформления официальной корреспонденции.
2.Нота, записка, меморандум.
3.Деловий лист. Структура листа.
Литература:
1. Асеев Г. Г. Электронный документооборот: учебник / Г. Г. Асеев. – К.: Кондор, 2007. - 500 с.
2. Бибик С. П. Ділові документы и правовые бумаги: справочное издание / С. П. Бибик, Г. Г. Сюта. – Харькив: Фолио, 2008. – 493 с.
3. Глущик С. В. Сучасні деловые бумаги: учебное пособие / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – К.:Арій, 2009. – 512 с.
4. Головач А. С. Оформление документов / А. С. Головач. – К.: Высшая школа, 2006. – 177 с.
1.Общие правила оформления официальной корреспонденции
Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, которая направляется любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу тронутого им должности.
Вся разнообразность официальной корреспонденции может быть условно разделена на два основных вида:
а) официальное переписывание между государственными организациями разных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике;
б) деловые (коммерческие) листа, что имеют часто полуофициальный характер и широко применяемы при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т.д.
Стиль официального переписывания может изменяться в зависимости от языка и традиций разных стран, однако он подчиняется некоторым общим правилам, обусловленным международной практикой и условностями.
Протокольные требования к официальному переписыванию, целью которых является предоставление адресату знаков уважения, на которые он имеет право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строятся на принципах равенства, уважения и взаимной корректности.
Дорогой документ, будь то вербальная нота или коммерческий лист, содержит несколько обязательных позиций:
Обращение – указывает официальный и почетный титул адресата, например: Сэр, Уважаемый господин посол, Ваше Превосходительство и т.д.
Комплимент – это выражение вежливости, которым заканчивается лист. Эти выражения меняются в зависимости от характера переписывания, например: Примите, господин Посол, заверение в моем очень высокому уважению..., С глубоким уважением..., Очень искренне Ваш или просто Искренне Ваш и т.д.
Подпись – подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце листа-документа.
Дата – должна включать день месяца, год и место написания листа. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.
Адрес – полная фамилия, титул и адрес содержатся либо наверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводятся на конверте.
Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно соблюдать следующие общепринятые правила:
1. Служебные листы пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.
2. В международной практике писать длинные листы не принятый, но если лист более одной страницы, то в конце листа нужно поставить "продолжение выплывает" ("continued over").
3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.
4. Служебные листы печатаются на машинке, ширина полей по левой стороне должна быть не менее 2 см. Сам текст листа печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац из крайней строки – 5 интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца.
5. Исходная информация официального характера не должна содержать каких-либо отметок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т.д. Какие-либо отметки допустимые на 2-ом или 3-м экземпляре листа, что остается в деле.
6. В тексте не допускаются ошибки, исправление.
7. Конверты должны быть соответствующего размера. Жалобные конверты (с черной подкладкой внутри) приняты использовать только по назначению.
8. Резолюции на всех видах входной корреспонденции делаются карандашом, или на отдельных листах и подкалываются.
9. Лист складывается текстом вовнутрь. Наиболее важны деловые листы желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно составлять.
10. Если Вы посылаете витальные открытки, стоит помнить о том, что ставить одну подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.
11. На телеграфный запрос необходимо дать ответ к вытеканию 3-х дней. На лист – 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней сообщить, что лист принят к сводке, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.
2.Нота, памятная записка, меморандум.
Общий термин "Нота" охватывает по традиции все виды официального переписывания между дипломатическими представительствами и правительствами стран пребывания. Ноты могут быть написаны в первом или третьем лице, быть официальными или неофициальными.
Нота в первом лице (личная нота) направляется по вопросам важного и принципиального или значение в порядке информации о каких-либо или события фактах.
Личная нота имеет форму листа, сложенного в первом лице, от имени того, кто подписал ноту. Нота начинается с обращения и заканчивается комплиментом (формулой вежливости), в котором автор "свидетельствует свое уважение".
В дипломатической практике принято в ответах на ноту соблюдать принципы взаимности при формулировках вступительного обращения и заключительного комплименту, то есть в соответствующей ноте обычно используются те же выражения, что имеются в присланной ноте.
Нота в третьем лице (вербальная нота) используется для рассмотрения широкого круга вопросов. У них выкладываются политические; экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка.
Текст вербальной ноты складывается в третьем лице от имени министерства, посольства, торгпредства и т.д. и начинается с обращения, что содержит комплимент. Заканчивается нота также общепринятой формулой вежливости.
Это послание, менее официальное, чем личная нота, но более официальное, чем или меморандум памятная записка. Нота может или подписываться парафироваться. Дата проставляется на отдельной строке после последнего слова текста ноты, что рассматривается как особенный знак уважения. Нота скрепляется печатью отправителя.
Памятные записки используются для разных целей: для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного толкования, а также для подтверждения достигнутой на беседе, переговорах устной договоренности; для того, чтобы привлечь внимание к затронутому вопросу, а в некоторых случаях связать собеседника необходимостью дать ответы на вопросы, поднятые во время беседы и т.п.
Таким образом, если сотрудник, что принимает участие в переговорах хотеть, чтобы к вопросам, что он намеревается обсудить во время беседы, было притянуто внимание, или во избежание возможности неправильного или толкования понимания его аргументации, он повинный предварительно подготовить Памятную записку, в которой выложить суть вопроса и свое об”рунтування, и после сделанного им на беседе устного заявления вручить ее собеседнику.
Иногда ваш партнер по переговорам может сам просить послать ему Памятную записку по вопросам, нарушенным в беседе, на переговорах, по достигнутой устной или договоренности по разногласиям, что остались.
Памятная записка печатается на простом бумаге, номер и печать не относятся, адрес не указывается.
Над текстом печатается заглавие "Памятная записка". Памятная записка складывается в безличной форме с применением таких безличных выражений, как "возбуждается просьба", "приходиться констатировать", "сообщается", "напоминается".
Памятная записка не содержит обращения и комплименту. Она не подписывается и не скрепляется печатью отправителя.
Под текстом в левом нижнем кутье относится место (город) и дата – отправление. Факт вручения Памятной записки стоит зафиксировать в записи беседы на переговорах и приложить к ней копию этой записки.
Меморандум представляет документ, в котором обстоятельно выкладывается фактическая, документальная или юридическая сторона вопроса. Он может содержать анализ тех или других или положений полемику с доводом другой стороны. Меморандум складывается в форме листа и не содержит общепринятых форм вежливости. Меморандум является либо дополнением к нотам, либо самостоятельным документом. В большинстве случаев он является документом для обсуждения, для последующих переговоров.
Если меморандум является самостоятельным документом, что вручается лично либо через посла, либо с курьером, то в этом случае печать и номер на него не относятся, документ не подписывается, указывается место (город) и дата отправления.
Современные формы переписывания, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет назад. Родина их – Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас.
И чтобы не испортить по неведению красивых взаимоотношений с вашими партнерами, этикет переписывания повинный строго придерживаться. Соблюдение правил переписывания будет свидетельствовать о Вашей вежливости, об уважении к партнеру.
3.Деловий лист. Структура листа.
Деловые письма могут быть формальными (официальными) и неформальными. Последними обычно обмениваются люди, хорошо знакомые друг с другом. Такое письмо (или только обращение) может быть написано от руки, тогда как официальное обязательно должно быть напечатано (кроме некоторых особых случаев, о чем будет сказано далее); автор неформального письма может написать в обращении не «Уважаемый господин Смит», а «Дорогой Билл». Адрес получателя пишется только на конверте. Адрес отправителя - и на конверте, и на странице с текстом (в правом верхнем углу). И неформальные, и формальные письма должны быть без помарок, на чистом, аккуратно обрезанном листе.
Прежде всего, нужно помнить следующие правила:
1. Деловые письма принято писать на отпечатанных типографским способом бланках фирмы (организации, учреждения). Бланк содержит наименование и адрес отправителя. Эта информация должна легко читаться и при этом быть оформленной профессиональным дизайнером. Мнение получателя письма о вашей фирме зависит, помимо прочего, от внешнего вида бланка, уровня полиграфического исполнения, качества бумаги. Реквизиты на бланке, предназначенном для переписки с иностранными партнерами, должны быть на английском языке (можно продублировать на государственном). Кроме полного адреса фирмы, должны быть указаны номера телефонов, телефаксов факс. Деловые письма следует писать только на лицевой стороне будь то фирменный бланк или обычный чистый лист.
2.Если письмо занимает более одной страницы, то в конце
ее пишут: «продолжение следует» («continued over»). В
международной деловой практике текст, как правило,
умещают на одной странице.
3.Для нумерации пользуются арабскими цифрами, на пер-
вой странице цифра не ставится.
4.Письмо должно быть напечатано на ком-
пьютере. Ширина поля с левой стороны - не менее двух
сантиметров (для того, чтобы удобнее было подшить).
Текст печатается через два или хотя бы полтора интерва
ла. Абзац начинается с красной строки - пять интервалов
от поля. Обращение к адресату принято писать без абза
ца. Переноса слов следует избегать.
5.Исправления в тексте письма, даже самые аккуратные, не
допускаются.
6.Желательно, чтобы письмо в конверте было согнуто не
более, чем один раз (текстом внутрь). Для особо важных
писем подбирают конверт такого формата, чтобы лист
остался несогнутым. На конверте можно разместить все
реквизиты, имеющиеся на бланке, включая фирменный
знак. Большие конверты, в которых письма отправляются
несогнутыми, должны быть из плотной бумаги, чтобы их
содержимое не измялось при пересылке.
7.Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) следу
ет использовать по прямому назначению.
8.Резолюции на полученной корреспонденции принято де
лать только карандашом. Если - чернилами, то резолю
ция должна быть на отдельном листе, который подкалы
вают к письму.
9.Ответ на телеграфный запрос должен быть дан в течение
трех дней. На письмо - до истечения десяти дней. Если
нет возможности вовремя дать подробный, исчерпываю
щий ответ, то следует в течение трех дней сообщить, что
письмо принято к сведению, а окончательный ответ дать
не позднее, чем через тридцать дней.
Деловое письмо состоит из заголовка, даты, наименования и адреса получателя письма, вступительною обращения, указания на общее содержание письма, основного текста, заключительной формулы вежливости, подписи. Структура письма позволяет также включать ссылку на конкретных лиц, данные о наличии копий.
Заголовок делового письма
Заголовком делового письма служит наименование и адрес фирмы-отправителя (напечатанные типографским способом на фирменном бланке).
Если вы печатаете письмо на чистом листе, то в правом верхнем углу напишите свое имя и фамилию, под ними - номер квартиры, дома, название улицы и района; еще ниже - название города, почтовый индекс, название государства.
Дата
Дата ставится справа, двумя интервалами ниже заголовка. Сокращение дат (25.06.12.) в международной переписке не допускается. Месяц и число года нужно писать полностью, например: 25 июня 2012 г. В США принято ставить сначала месяц, а затем день и год: июнь 26, 2012 год.
Дата обозначает день отправки, а не написания письма.