Организационное проектирование – это процесс разработки проектов организации производственных систем и систем управления. Целью такого проектирования является придание процессу создания новых систем или развитию действующих целенаправленности и научной обоснованности.
Организационное проектирование позволяет формировать системы с заранее заданными характеристиками, содержащимися в проектной документации, что заведомо обеспечивает высокую эффективность спроектированных систем. При комплексном проектировании предполагается использовать системный функционально-целевой подход, который предусматривает решение организационных вопросов одновременно для производственной системы и системы управления проектируемой организации, для каждой составляющей их подсистемы и элемента, а также организации в целом как системы.
Состав комплексных функциональных подсистем системы управления организацией.
Состав подсистем комплексной подсистемы управления научно-технической деятельностью:
A. Управление научными исследованиями;
B. Управление конструкторской подготовкой производства;
C. Управление технологической подготовкой производства;
D. Управление инструментальной подготовкой производства;
E. Управление ремонтным обслуживанием производства;
F. Управление энергетическим обслуживанием производства;
G. Управление стандартизацией;
H. Управление метрологическим обеспечением производства;
I. Управление рационализацией, изобретательством и патентоведением;
J. Управление механизацией и автоматизацией производства;
K. Управление техническим контролем и испытанием.
Состав подсистем комплексной подсистемы управления производственной деятельностью:
a. Оперативное управление производством;
b. Оперативное планирование производства;
c. Оперативное регулирование производства;
d. Диспетчирование производства;
e. Управление транспортным обслуживанием производства;
f. Управление капитальным строительством.
Состав подсистем комплексной подсистемы управления экономической деятельностью:
I. Управление перспективным технико-экономическим планированием;
II. Управление текущим технико-экономическим планированием;
III. Управление финансовой деятельностью;
IV. Управление бухгалтерским учётом и отчётностью;
V. Управление экономическим анализом;
VI. Управление экономической безопасностью;
VII. Управление ценными бумагами и собственностью.
Состав подсистем комплексной подсистемы управления внешнехозяйственной деятельностью:
i. Управление материально-техническим снабжением;
ii. Управление внешней кооперацией и комплектацией;
iii. Управление маркетингом и рекламой;
iv. Управление сбытовой деятельностью;
v. Управление международными хозяйственными связями.
Состав подсистем комплексной подсистемы управления персоналом:
1. Управление планированием и маркетингом персонала;
2. Управление наймом и учётом персонала;
3. Управление трудовыми отношениями;
4. Управление условиями труда;
5. Управление развитием персонала;
6. Управление мотивацией трудовой деятельности персонала;
7. Управление социальным развитием;
8. Управление развитием организационных структур управления;
9. Управление правовым обеспечением;
10. Управление информационным обеспечением системы управления персонала.
В общем виде проект системы управления организацией состоит из технико-экономического обоснования (ТЭО) целесообразности и необходимости совершенствования системы управления, задание на оргпроектирование (ЗО), организационного общего проекта (ООП), организационного рабочего проекта (ОРП). Процесс разработки и внедрения проекта системы управления состоит из трёх стадий: 1) предпроектной подготовки; 2) проектирования; 3) внедрения.
Дадим краткую характеристику этапов организационного проектирования.
Технико-экономическое обоснование целесообразности и необходимости совершенствования системы управления предназначено для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности совершенствования системы управления организацией и включает следующие разделы: введение; характеристика существующей производственной системы и системы управления; цели и критерии совершенствования системы управления; ожидаемые технико-экономические результаты совершенствования системы управления; выводы и предложения.
Основным разделом ТЭО является «Характеристика существующей производственной системы и системы управления». В него включаются:
результаты анализа производственной системы и её основных элементов;
результаты анализа системы управления организацией и её составных частей – подсистем линейного руководства, а также целевых, функциональных, обеспечивающих подсистем и их основных элементов;
перечень и характеристика недостатков, резервов, узких мест в производственной системе и системе управления (в том числе по отдельным составляющим элементам);
оценка производственных потерь, возникающих из-за недостатков в производственной системе и системе управления в целом и по составляющим элементам, а также ухудшения технико-экономических и социальных показателей деятельности.
Задание на организационное проектирование системы управления является исходным документом для разработки проекта совершенствования системы управления организацией. В состав ЗО рекомендуется включать разделы, в которых раскрываются: а) основание разработки проекта совершенствования системы управления; б) цель разработки проекта; в) результаты анализа состояния производства и управления организацией; г) требования к построению системы управления организацией; д) предложения по совершенствованию производственной системы и системы управления; е) технико-экономические результаты разработки и внедрения проекта совершенствования системы управления; ж) состав, содержание и организация работы по разработке и внедрению проекта; з) порядок приёмки проекта совершенствования системы управления организацией; и) источники информации, используемые при разработке проекта; к) сроки разработки проекта и источники финансирования.
Организационный общий проект системы управления организацией (ООП) разрабатывается на основе утверждённого ЗО на систему управления организацией. Документация этого этапа проектирования должна состоять из пяти частей: 1) общесистемная документация; 2) документация подсистемы линейного руководства; 3) документация целевых подсистем; 4) документация функциональных подсистем; 5) документация подсистем обеспечения.
К общесистемной документации относят:
- ведомость документов проекта;
- проект специализации организаций и цехов основного производства;
- схема проектируемой производственной структуры с описанием;
- схема организационной структуры управления с описанием;
- основной стандарт организации на систему управления;
- пояснительная записка к проекту;
- проект плана мероприятий по подготовке к внедрению проекта;
- расчёт ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта.
Основное содержание пояснительной записки составляют проектные решения, направленные на совершенствование специализации производства и производственной структуры организации.
Организационный рабочий проект системы управления организацией (ОРП) разрабатывается на основе утверждённого ООП системы управления организацией. Цель рабочего проекта – разработка рабочей документации, необходимой для внедрения системы управления, проведения приёмо-сдаточных работ, а также обеспечение нормального функционирования системы управления организацией.
Рабочая документация этапа рабочего проектирования должна состоять по аналогии с ООП из пяти частей: 1) общесистемной документации; 2) документации подсистемы линейного руководства; 3) целевых; 4) функциональных; 5) обеспечивающих подсистем.
Содержание пояснительной записки к рабочему проекту отличается от содержания пояснительной записки к общему проекту более глубокой детализацией проектных решений по совершенствованию управления и дополнительными сведениями о составе проекта, отзывах на проект и источниках информации.
Этап внедрения проекта совершенствования системы управления включает в себя следующие стадии:
материально-техническая подготовка;
профессиональная подготовка управленческих работников;
социально-психологическая подготовка работников организации;
разработка системы стимулирования внедрения проекта;
опытное внедрение и внедрение проекта;
контроль за ходом внедрения;
расчёт фактического экономического эффекта от внедрения проекта;
проведение приёмо-сдаточных работ.
Разработка и внедрение организационных проектов систем управления организаций требует применения системы методов: обследования, анализа, построения, обоснования и внедрения.
6.
Методы построения системы управления персоналом – это выработанный наукой и практикой инструментарий изучения состояния действующей системы управления персоналом, проектирования, обоснования и формирования новой системы.
Системный анализ служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления персоналом. Он ориентирует исследователя на раскрытие системы управления персоналом в целом и составляющих её элементов на выявление многообразных типов связей этих элементов между собой и внешней средой, а также сведение их в единую целостную картину.
Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на простые.
Метод последовательной подстановки позволяет изучить влияние на формирование системы управления персоналом каждого фактора из тех, под действием которых сложилось её состояние, в отдельности, исключая действия других факторов. Факторы ранжируются, и из них отбираются наиболее существенные.
Метод сравнений позволяет сравнить существующую систему управления персоналом с подобной системой передовой организации, нормативным состоянием в прошлом периоде.
Динамический метод предусматривает расположение полученных данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений.
Метод структуризации целей предполагает количественное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления персоналом с точки зрения их соответствия целям организации.
Экспертно-аналитический метод совершенствования управления персоналом основывается на привлечении высококвалифицированных специалистов по управлению персоналом, управленческого персонала организации к процессу совершенствования.
Нормативный метод предусматривает применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению персоналом, численность работников, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом и системы управления персоналом, разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов управления персоналом организации.
Параметрический метод заключается в установлении функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления персоналом для выявления степени их соответствия.
Метод функционально-стоимостного анализа позволяет выбрать такой вариант построения системы управления персоналом или выполнения той или иной функции, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов.
Метод главных компонентов позволяет отразить в одном показателе (компоненте) свойства десятков показателей. Это даёт возможность сравнивать не множество показателей одной системы управления персоналом с множеством показателей другой подобной системы, а только один (1-й, 2-й или 3-й компонент).
Балансовый метод позволяет произвести балансовые сопоставления, увязки, например, при сравнении результатов обработки фотографий рабочего дня и технологических карт выполнения управленческих операций и процедур с действительным фондом рабочего времени их выполнения.
Корреляционный и регрессионный анализ – это установление линейной зависимости и тесноты связи между параметрами (численностью персонала и влияющими на неё факторами).
Опытный метод базируется на опыте предшествующего периода данной системы управления персоналом и опыте аналогичной системы.
Метод аналогий основан на применении организационных форм, которые оправдали себя в функционирующих системах управления персоналом со сходными экономико-организационными характеристиками по отношению к рассматриваемой системе. Сущность метода аналогий заключается в разработке типовых решений (например, типовой организационной структуры управления персоналом) и определении границ и условий их применения.
Блочный метод типизации подсистем линейно-функциональных и программно-целевых структур. Типовые блочные решения увязываются вместе с оригинальными организационными решениями в единой организационной системе управления персоналом. Этот метод ускоряет процесс формирования новой системы управления персоналом и повышает эффективность функционирования системы с наименьшими затратами.
Метод творческих совещаний предполагает коллективное обсуждение направлений развития системы управления персоналом группой специалистов и руководителей. Эффективность метода состоит в том, что идея, высказанная одним человеком, вызывает у других участников совещания новые идеи, а те, в свою очередь, выдвигают следующие идеи, в результате чего возникает поток идей. Цель этого метода – выявить возможно больше вариантов путей совершенствования системы управления персоналом.
Метод коллективного блокнота (банка идей) позволяет сочетать независимое выдвижение идей каждым экспертом с их последующей коллективной оценкой на совещании при поиске путей совершенствования системы управления персоналом.
Метод контрольных вопросов заключается в активизации творческого поиска оптимального решения задачи совершенствования системы управления персоналом с помощью заранее подготовленного списка наводящих вопросов.
Морфологический анализ – средство изучения всевозможных комбинаций вариантов организационных решений, предлагаемых для осуществления отдельных функций управления персоналом. Если записать столбиком все функции, а затем против каждой из них построчно указать все возможные варианты её выполнения, то получим морфологическую матрицу, используемую для нахождения оптимального решения. Идея метода заключается в том, чтобы сложную задачу разбить на мелкие подзадачи, которые легче решать по отдельности.