ен в соответствии с международным договором Российской ^ерции, законодательством РФ, а также в соответствии с растяжением собственника или владельца документов, находящих- и „ частной собственности. Независимо от формы собственности ся, ничей доступ к документам, содержащим сведения: а) составлявши государственную или иную охраняемую законодательством рф' тайну, б) о личной и семейной тайне гражданина, его частной и^ии, а также создающие угрозу его безопасности. г 1равила доступа к документам в негосударственных архивах уделяются их владельцами. Однако Международный совет ар- (MCA), членом которого является Федеральное Архивное тво (ФАА) России, рекомендует, по возможности, приво-ить условия пользования материалами частных архивов в соот-ет^твие с требованиями государственных хранилищ.
федеральный закон «О государственной тайне» возлагает на х/)вистов ответственность за соблюдение государственной тай-н^г а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная н(*Х)рмация о которых представлена в архивных документах.
f осударственная тайна — это охраняемые государством сведение распространение которых может нанести ущерб безопасности стряны. Согласно российскому законодательству государственную тр(4ну составляет информация: I. В военной области:
- о стратегических и оперативных планах, а также о мобилиза-
ционной готовности и мобилизационных ресурсах Вооружённых
Сип РФ;
- о развитии вооружения и военной техники;
- о разработке, технологии, производстве, хранении, утилизации
ядерных боеприпасов и их составных частей, а также о ядерных
эмсргетических и специальных физических установках оборонного
- о дислокации, назначении, степени готовности, защищен
ное ги режимных и особо важных объектов.
I. В области экономики, науки и техники:
- о мобилизационных мощностях промышленности РФ и её
рС, ионов, а также о размещении государственных материальных
рС 1С-рвов;
- об использовании инфраструктуры РФ в целях обеспечения
обороноспособности и безопасности государства;
- о силах и средствах гражданской обороны, о дислокации и
Пр<-!шазначении объектов административного управления, обес-
псчения безопасности населения, о функционировании транс-
noi»va и связи;
— об оборонном заказе;
— о научно-исследовательских, опытно-конструкторских про
ектных работах и технологиях, имеющих важное оборонное зна
чение;
— о запасах, добыче, потреблении стратегических видов по
лезных ископаемых.
3. В области внешней политики и экономики (в случае, если
преждевременное распространение сведений может нанести ущерб
безопасности государства):
— о внешнеполитической, внешнеэкономической деятельности
РФ;
— о финансовой политике в отношении иностранных госу
дарств, а также о финансовой и денежно-кредитной деятельности.
4. В области разведывательной, контрразведывательной и опера
тивно-розыскной деятельности;
— о силах, средствах, источниках, методах, планах и результатах
разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной
деятельности;
— о лицах, сотрудничающих или сотрудничавших на конфи
денциальной основе с органами, осуществляющими разведыва
тельную, контрразведывательную и оперативно-розыскную дея
тельность;
— об организации, силах, средствах и методах обеспечения
безопасности объектов государственной охраны;
— о системе президентской, правительственной, шифрован
ной, в том числе кодированной и засекреченной связи;
— о методах и средствах защиты секретной информации;
— об организации защиты государственной тайны;
— о защите государственной границы РФ, исключительной
экономической зоны и континентального шельфа РФ;
— о расходах федерального бюджета, связанных с обеспечением
обороны, безопасности государства и правоохранительной дея
тельности в РФ;
— о подготовке кадров, о мероприятиях по обеспечению безопас
ности государства.
Дела, в состав которых входят документы, содержащие государственную тайну, поступают из ведомств в архивы системы ФАЛ с грифом секретности. В государственных и муниципальных архивах устанавливается особый режим хранения таких материалов. Ознакомление с ними исследователей организуется в специальном читальном зале под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с секретными документами.
Материалы, на которые распространяется закон «Об авторском праве и смежных правах» (об изобретениях и открытиях, о научных,
литературных и музыкальных произведениях, рукописи, кинофильмы), а также документы, содержащие коммерческую тайну (например, ноу-хау), выдаются исследователям с разрешения фондообразователя или его преемников.
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ограничил на срок в 75 лет доступ к хранящимся в архиве документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. К таким материалам относятся: личные, персональные, следственные, судебные дела, документы кадровых служб, персонифицированные материалы переписей, социологических и иных обследований, медицинская документация, личная переписка. В течение указанного срока посторонние лица (в том числе исследователи), по общему правилу, не должны получать доступ к документам, информация которых о частной жизни граждан в совокупности позволяет идентифицировать личность.
Ограничения на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока могут быть сняты в случаях:
— наличия письменного нотариально заверенного распоряже
ния субъекта персональных данных или его наследника третьему
лицу на ознакомление с ними;
— обезличения персональных данных, то есть изъятия при ко
пировании той их части, которая позволяет отождествить сооб
щаемые сведения с личностью конкретного человека.
Субъект персональных данных может установить иные сроки допуска исследователей к документам, содержащим информацию о его частной жизни. Так, известная французская актриса Марина Влади передала на хранение в РГАЛИ материалы своей переписки с мужем — знаменитым русским поэтом и актёром Владимиром Высоцким. Согласно воле дарительницы, поступившие в архив документы, включённые в состав личного фонда B.C. Высоцкого, будут доступны для изучения только после смерти М. Влади.
В государственных и муниципальных хранилищах действуют единые правила доступа к архивной информации. Если документы находятся в архиве органа управления, государственного учреждения или предприятия, условия работы исследователей определяются соответствующим ведомством. Любой исследователь имеет право получить доступ к материалам ведомственного архива. Вместе с тем, документы для изучения могут быть предоставлены в порядке очерёдности с учётом определённого ранжирования целей пользователей. Первоочередной задачей архивистов ведомства является информационное обеспечение повседневной деятельности его структурных подразделений. В этом смысле «внешние» по от-
ношению к ведомству исследователи получают доступ к материалам ведомственного архива по «остаточному принципу», т.е. имеют возможность ознакомиться с документами, если с ними в это время не работают сотрудники ведомства.
Документы выдаются исследователям для работы в читальном зале архива. В обязанности заведующего читальным залом входит:
— оформление разрешения пользоваться материалами по заяв
ленной теме;
— ведение личных дел исследователей и учёт посещений ими
архива;
— консультирование по вопросам состава НСА, а также по
мощь в поиске документов по теме исследования;
— организация получения дел по заявкам пользователей и
контроль за своевременным возвращением дел в хранилище;
— приём заказов на копирование и выдача копий документов.
Исследователи допускаются для занятий в читальном зале архива на основании личного заявления, либо письма направившей их организации. И в личном заявлении, и в письме-направлении следует указать: фамилию, имя, отчество исследователя; его должность, учёную степень, учёное звание; тему и хронологические рамки работы. Разрешение пользоваться материалами архива даётся на срок до одного года (обычно по окончании календарного года необходимо представить новое заявление или письмо).
Для студентов Исторического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова, готовящих дипломное сочинение, письмо-направление может выглядеть следующим образом.
Директору архива (название)
Деканат исторического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова просит разрешить студенту... курса дневного отделения (Ф.И.О.), работающему над темой (название темы) пользоваться материалами (название архива).
Подпись декана факультета или его заместителя-Печать факультета.
Если речь идёт о ведомственном или частном архиве, необходимо прежде, чем отправиться туда, получить соответствующее письменное разрешение. Для государственных и муниципальных архивов достаточно, оформив по указанной выше форме письмо-направление, представить его непосредственно заведующему читальным залом архива.
При первом посещении архива на каждого исследователя заводится личное дело, в которое подшиваются:
— все письма-направления и заявления данного пользователя;
— заполненная им анкета с собственноручной подписью под
отметкой об ознакомлении с правилами работы читального зала;
— бланки заказов на выдачу описей и дел;
— бланки заказов на копирование документов.
В целях учёта использования документов архива в читальном зале ведутся: книга регистрации личных дел исследователей; картотека разрабатываемых ими тем; журнал регистрации посещений ими читального зала.
Следует обратить внимание на необходимость точно и вместе с тем достаточно широко сформулировать тему исследования в письме-направлении или личном заявлении. Это обусловлено тем, что исследователь получает разрешение пользоваться материалами архива только по заявленной теме и в указанных им хронологических рамках. Попытки впоследствии явочным порядком изменить изначальные параметры этих формулировок, например, заказать документы по другой теме или в других хронологических рамках, закончатся обоснованным отказом со стороны архивистов предоставить материалы.
Обобщённые данные учёта заявленных исследователями тем позволяют представить как круг проблем, привлекающих внимание учёных, так и круг материалов тех или иных архивов, в которых проводились разыскания. В 1964—1976 гг. Главархив СССР ежегодно публиковал справочник «Тематика исследований по документальным материалам в центральных государственных архивах СССР». В нём анализировались сведения за 1962—1975 гг. по одиннадцати ЦГА СССР: ЦГАДА (ныне РГАДА), ЦГИА (ныне РГИА), ЦГАОР (ныне ГА РФ), ЦГАНХ (ныне РГАЭ), ЦГВИА (ныне РГВИА), ЦГА ВМФ (ныне РГА ВМФ), ЦГАСА (ныне РГВА), ЦГАЛИ (ныне РГАЛИ), ЦГАКФД (ныне РГА КФД), ЦГАЗЗ (ныне РГАФД), ЦГА НТД (ныне РГА НТД).
В издании учтены темы исследований сотрудников Академии наук СССР, отраслевых научных разработок, докторских и кандидатских диссертаций, монографий (от двух до трёх тысяч позиций ежегодно на протяжении 14-ти лет). В этот перечень включались исследования по широкому кругу тем: истории общественно-политической жизни и культуры, истории СССР и зарубежных стран, истории народного хозяйства, науки и техники, здравоохранения и медицины, вооружённых сил. В приложении к этому изданию также ежегодно публиковались: указатель имён отечественных исследователей и список иностранных учёных, изучавших материалы ЦГА СССР.
Согласно данным Главархива СССР приоритетными направлениями фундаментальных научных разработок по материалам государственного архивного фонда были: изучение проблем истории культуры и истории СССР — от четверти до трети всех тем.
Разумеется, приведённые данные о распределении интересов пользователей информации отечественных архивов нуждаются в уточнении в связи с различиями в составе материалов хранилищ общегосударственного и регионального уровня. В частности, в читальных залах центральных государственных архивов Москвы в 1960—1980-е годы почти половина (48%) исследователей изучала социально-культурную проблематику, а вторую позицию (в среднем 18% тем, но для ЦГАОРСС г. Москвы, хранящего документы, созданные после 1917 г., — 50%) прочно удерживали разработки в интересах народного хозяйства.
Для социокультурных исследований на региональном уровне показательно преобладание работ, посвященных персоналиям, в том числе специальных генеалогических изысканий, а также изучение памятников архитектуры и искусства. В народно-хозяйственных целях в связи с реконструкцией и капитальным ремонтом объектов коммунального хозяйства значительное внимание специалистов привлекала научно-техническая документация (планы, чертежи, проектные задания и т.п.).
Во второй половине 1980-х годов увеличилось количество обращений в архивы в поисках информации для решения конкретно-практических задач: о технологиях производства в парфюмерной промышленности; о рецептуре производства колбас, пива, водки; об исторических данных, необходимых при проведении реставрационных работ и тому подобное.
В начале XXI в. основное ядро исследователей, изучающих документы отечественных архивов в читальных залах, составляют сотрудники научных учреждений, аспиранты и студенты вузов-Значительное количество посетителей допускается к занятиям на основании личных заявлений, а главный предмет их интереса — генеалогические разыскания. В федеральных архивах, хранящих материалы по новейшей истории, растёт количество обращений к. документам, подтверждающим имущественные права юридических и физических лиц.
В 2001 г. в читальных залах федеральных государственных архивов работали около 11 тысяч исследователей. Больше всего посетителей приняли: ГА РФ — 2090 человек, РГИА — 1931, РГАЛИ — 1339, РГАДА - 1039, РГАСПИ - 1008, РГА КФД - 896, РГА НТД — 69 человек.
При анализе и оценках данных о тематике и количестве исследователей, изучающих хранящиеся в архивах материалы, следует помнить, что через читальные залы проходит заведомо меньшая часть запрашиваемых документов. Только в 2001 г. сотрудники федеральных архивов подготовили ответы на без малого 50 тыс. социально-правовых запросов, что почти в пять раз превышает количество посетителей читальных залов. Всего в этом году государственные и муниципальные архивы получили 1,6 млн социально-правовых запросов (в том числе муниципальные — около
1,15 млн).
Социально-правовые запросы — письменные обращения организаций и граждан в архив с просьбой официально подтвердить информацию, направленную на обеспечение прав и законных интересов граждан:
— о трудовом стаже;
— размере заработной платы;
— службе в вооружённых силах;
— участии в Великой Отечественной войне 1941—1945 гг. и
других военных конфликтах в соответствии с законом РФ «О ве
теранах», об участии в партизанском и подпольном движении,
нахождении на оккупированной территории, в блокадном Ленин
граде и др.;
— пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.;
— работе в годы Великой Отечественной войны 1941—1945 гг.;
— нахождении на излечении, состоянии здоровья;
— награждении, присвоении учёных и других званий и степеней;
— образовании, учёбе;
— реабилитации;
— рождении, смерти, заключении брака и других актов граж
данского состояния;
— творческой деятельности и авторских правах;
— имущественных и наследственных правах и др.
Согласно закону «Об архивном деле в Российской Федерации», государственные и муниципальные архивы, государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов «обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающих
их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации». Количество социально-правовых запросов в архивные учреждения всех уровней растёт из года в год.
После получения разрешения пользоваться материалами архива по заявленной теме исследователю необходимо внимательно ознакомиться со справочными пособиями, характеризующими состав и содержание документов: путеводителями по фондам, описями дел, внутриархивными и внутрифондовыми указателями. Поскольку описание этих разновидностей архивных справочников уже приведено выше, здесь отметим лишь следующие важные положения.
Изучение текста путеводителя по фондам позволит подтвердить или опровергнуть предположение о том, что именно в этом хранилище находятся материалы фондообразователей, которые, возможно, содержат полезную для исследования темы информацию. Эта работа, проделанная до первого посещения читального зала архива, даже в случае отрицательного результата сэкономит время и сделает продолжение поиска рациональным. Большая часть государственных и муниципальных архивов РФ имеет опубликованные путеводители по фондам.
Описи дел следует изучать со всей возможной тщательностью. В зависимости от объёма материалов по каждому фонду могут быть составлены одна или несколько описей. В отличие от путеводителей по фондам доступ к описям можно получить, как правило, непосредственно в архиве. Согласно «Правилам работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ» исследователям могут быть вьщаны единовременно 5 описей (хранящихся в читальном зале — в день обращения, находящихся в другом помещении — не позднее чем через три дня после оформления заказа). Описи предоставляются исследователям на срок до пяти дней. В ведомственных архивах эти общие правила могут быть скорректированы.
Напомню, что на обложке и титульном листе описи указываются: название архива; название и номер фонда; номер описи в пределах фонда и название материалов, включённых в опись (или название структурной части фондообразователя, материалы которой включены в опись). Основная часть описи состоит из кратких описаний каждой единицы хранения. Это описание включает:
— номер единицы хранения в пределах описи;
— прежний (недействующий) номер, под которым данная еди
ница хранения могла быть известна ранее (в делопроизводстве
фондообразователя или в описи, существовавшей в архиве прежде);
— заголовок единицы хранения;
— «крайние даты» материалов единицы хранения;
— количество листов в ней.
Заголовок единицы хранения должен раскрывать состав её документов и их основное содержание. Но важно помнить, что эта характеристика не может быть исчерпывающей. Заголовок единицы хранения и формулировка темы исследования редко совпадают даже тогда, когда документы имеют прямое отношение к изучаемой проблеме. Часто эта взаимосвязь опосредована. Понятно, что в последнем случае эффективность прочтения заголовков единиц хранения будет тем выше, чем более широким контекстом темы владеет исследователь.
Работа исследователя с описями состоит в последовательном изучении всех их составляющих: выявлении единиц хранения, которые могут содержать материалы, имеющие отношение к заявленной теме; копировании заголовков и «крайних дат» материалов. В отечественных архивах допускается копирование фрагментов текстов описей только от руки. Изучая описи и делая из них выписки, исследователь создаёт собственное внутрифондовое справочное пособие, ориентированное на описание материалов по определённой теме.
Делать выписки из описей целесообразно таким образом, чтобы затем можно было использовать их неоднократно. При этом полезно брать на заметку информацию не только по той узкой теме, работа над которой ведётся в данный момент, но и ту что будет полезной в перспективе при изучении более общей проблемы. Однажды качественно проделанная работа не пропадёт даром. В связи с этим несколько советов:
— не делайте выписок сразу и только на бланке «Требование
на выдачу документов из хранилища», а заведите для них специ
альную тетрадь;
— обязательно полностью скопируйте сведения, обозначенные
на обложке описи, дополните их информацией о фондообразова-
теле и фонде;
— точно и максимально полно скопируйте данные о единицах
хранения и введите дополнительную графу — для собственных
пометок со сведениями: когда заказано дело, общая оценка изучен
ных материалов, наиболее интересные документы (с указанием
листов), были ли сделаны копии документов и т.д.
Не пренебрегайте консультациями специалистов архива о составе и содержании документов по теме исследования, а также об имеющихся внутриархивных справочниках. Так, например, из обоснованного предположения, что материалы по истории газеты российского МИД «Journal de St.-Petersbourg» (1806—1906 гг.)
сохранились в АВПРИ МИД РФ, отнюдь не следовало, что в архиве они находятся в составе трёх документальных комплексов: Ф. 1 — Административные дела; Ф. 161 — Санкт-Петербургский Главный архив МИД и Ф. 159 — Департамент личного состава и хозяйственных дел. Помощь сотрудников читального зала и хранителей фондов при архивных разысканиях трудно переоценить.
Компьютеризация отечественных архивов существенно меняет условия работы исследователей в читальном зале. Пока примеры таких перемен единичны, но они позволяют составить представление об обозначившихся тенденциях. В этом смысле показателен международный проект по созданию электронной версии «Архива Коминтерна».
Под общим условным названием «Архив Коминтерна» объединены материалы руководящих органов III Коммунистического Интернационала: его конгрессов, пленумов, Исполкома, Президиума, Секретариата; компартий, входивших в Коминтерн в качестве национальных секций; примыкавших к Коминтерну международных организаций: Коммунистического Интернационала молодёжи (КИМ), Красного интернационала профсоюзов (Проф-интерн) и другие материалы. «Архив Коминтерна» насчитывает 230 тыс. дел. Информация о 76-ти его фондах и 527-ми описях включена в опубликованный в 1993 г. «Краткий путеводитель по РЦХИДНИ» (ныне РГАСПИ).
В 2003 г. в РГАСПИ состоялась презентация электронной версии «Архива Коминтерна». Что изменилось для исследователей? Прежде всего, оформление допуска к работе: теперь кроме традиционной анкеты необходимо заполнить личную карточку с номером и индивидуальным шифром, без которых невозможно получить доступ к системе.
Цель проекта состояла в создании полного автоматизированного научно-справочного аппарата к «Архиву Коминтерна» в виду наличия базы данных на основе существующих описей (объёмом около 250 тыс. записей) и создание коллекции оцифрованных образов документов (объёмом 1 млн образов). В РГАСПИ смонтирована локальная сеть на 48 рабочих мест.
Таким образом, исследователи имеют доступ к информации электронной поисковой системы. Заказав через компьютер копию оцифрованного документа, можно на экране установленного в читальном зале монитора «перелистывать» его страницы, то есть обращаться к той или иной странице, а также увеличивать или уменьшать изображение, изменять его контрастность, понижать плотность фона и т.д. Пользователь имеет право после окончания работы заказать копии документов на бумажном носителе.
После внимательного изучения описей следует наметить последовательность заказа дел для работы в читальном зале. Теперь можно приступить к заполнению бланка «Требование на выдачу документов из хранилища». На бланке необходимо указать свою фамилию, тему и хронологические рамки исследования, а также шифры единиц хранения (название и номер фонда, год, номер описи, номер единицы хранения по описи). Единовременно исследователь имеет право получить для работы 10—20 единиц хранения (хотя в ведомственных архивах могут быть свои нормативы).
При наличии в архиве микрокопий подлинные документы в читальные залы, как правило, не выдаются. Документальные материалы предоставляются исследователям для пользования сроком на один месяц, однако при необходимости он может быть продлён.
Перед выдачей в читальный зал единиц хранения сотрудниками архива проводится их подготовка: не подшитые документы подшиваются, проверяется их физическое состояние, а также нумерация листов в деле и т.д. Все документальные материалы исследователи получают под расписку и отвечают за их сохранность. Как было уже отмечено, в каждую единицу хранения в архиве вкладывается «Лист использования». Записи, сделанные в нём исследователем (фамилия, дата, номера использованных листов, цель и характер использования), закрепляют научный приоритет учёного, а в случае, если данные материалы уже использовались ранее, дают возможность установить состав предшественников и наметить путь к библиографическим разысканиям.
Формирование источниковой базы научного исследования, включающей хранящиеся в архивах материалы, сопряжено с необходимостью делать подробные выписки из изучаемых документов, либо снимать с них копии. Вследствие существующих ограничений объёмов копирования основу научного архива учёных, ведущих разыскания в архивах, составляют выписки из документов.
Полезно помнить несколько общих правил, выработанных практикой работы исследователей:
— целесообразно делать выписки по возможности близко к тексту документа, во всех случаях отмечая кавычками те фразы и слова, которые записаны буквально; предпочтительно делать выписки из документов в виде цитат;
— в выписках нужно указать точные поисковые данные каж
дого документа — название архива, номера: фонда, описи, дела,
листов;
— необходимо сразу зафиксировать сведения о документе. На
пример, о документе «Письмо Начальника Средиземноморской
эскадры адмирала Ф.К. Авелана от 2 сентября 1893 г. российско
му послу в Париже барону А.П. Моренгейму о составе эскадры»
(ЛВПРИ. Ф. 187. On. 524. Т. 1. Д. 1959. Л. 67-67 об.) следует отметить: составлено на бланке командующего эскадрой в Средиземном море; на русском языке; подлинник; писарский текст, последние строки и подпись — автограф; отправлено из Копем-гагена за исходящим номером 51; на первой странице помета чиновника посольства в Париже (на французском языке) о там, что ответ послан 17/29 сентября 1893 г. в Кадикс за исходящим номером 1004.
Существует два основных способа делать выписки: 1) в тетрадях и 2) на отдельных листах. Каждый исследователь выбирает удобный для него способ делать выписки, который может варыи-роваться в зависимости от обстоятельств.
Сторонники ведения записей в тетрадях справедливо обращают внимание на то, что таким образом лучше обеспечивается сохраш- ность материалов. Но поскольку однажды сделанные выписки из документов впоследствии могут использоваться неоднократно,, в том числе в целях извлечения информации, которую исследова-тель не имел в виду во время работы в архиве, закреплённая в тетради последовательность записей не позволяет перегруппиро-вывать их каждый раз по-новому, в соответствии с темой и гша- ном работы. Выход обычно находят в создании дополнительжых вспомогательных указателей к тетрадям, на каждой из котор^ых обязательно указывают: название архива, номер фонда, номер описи, а перед выпиской из конкретного документа — номер дела
и номер листов.
При ведении записей на отдельных листах (или карточках) на
; каждом из них делается только одна выписка из документа, соответствующая одному вопросу плана будущей работы. Само собюй разумеется, что каждая выписка должна сопровождаться ссылк:ой на необходимые поисковые данные. Такие выписки легко систематизировать, изучая проблему с разных точек зрения. Но три значительном количестве разрозненных записей их труднее сохранять при последующих перегруппировках материалов.
При наличии технической возможности, по специальному разрешению руководства архива, исследователь может пользоваться в читальном зале персональным компьютером, магнитофоном или диктофоном. Использование технических средств допгус-кается, если это не мешает другим исследователям, работающим в зале.
По заказам пользователей в архиве могут быть изготовлены ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, позитивы кинофотодтку-ментов, а также копии па электронных носителях. Заказы на копирование оформляются на специальном бланке и передаются
сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. Эти данные обяз тельно указываются архивом на копиях, изготовленных по зака" зам пользователей.
Копирование документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, а также материалов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондо-образователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение
Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе материалов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с законом РФ «Об авторском праве и смежных правах».
Объём, сроки и виды изготовления копий определяются руководством архива с учётом технических возможностей и физического состояния документов. Копирование фондов и коллекций в полном объёме производится с разрешения руководства архива.
Копирование неопубликованных описей, каталогов картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объёме по заказам пользователей не производится. Допустимые объёмы копирования устанавливаются по согласованию с руководством архива в каждом конкретном случае.
В исключительных случаях при отсутствии у архива технических возможностей допускается самостоятельное копирование документов исследователями, использующими в этих целях сканеры, фотоаппараты, видеокамеры. Работы производятся только с разрешения руководства архива под контролем сотрудников читального зала.
Для того, чтобы читатели подготовленного учёным исследования имели возможность найти в архиве процитированный документ, необходимо профессионально грамотно оформить на него ссылку (легенду). На практике получила распространение так называемая «глухая» ссылка на архивные материалы. Она включает: сокращённое название архива, номера архивного фонда, описи, единицы хранения (дела) и листа. Например: ГА РФ. Ф. 601. Оп. 1. Д. 705. Л. 38 об. Такая формально верная ссылка содержит точное указание на место хранения использованных материалов, но ничего не говорит о них самих.
Дополнительные сведения: о названии архивного фонда (а не только о его номере), о заголовке документа (если содержание последнего не раскрыто в тексте работы), об адресате и адресанте, о дате составления (отправке, получении) документа, о вариантах
документа (подлинник, отпуск, черновик), о способе его воспроизведения (рукопись, типографский экземпляр) и прочее — могут оказаться полезными не только при поиске архивных материалов в случае, увы, нередких технических ошибок в ссылке на источник.' Эта информация — важная составляющая ссылки. Такая полная ссылка свидетельствует о том, что Вы держали документ в руках, а не воспользовались ссылкой на него из чьей-то работы.
Недопустимо и некорректно указывать место хранения в архиве опубликованного документа, не сообщив читателям о том, кем, где и когда он уже введён в научный оборот. В этом случае вполне правомерно предположить, что Вы как минимум недостаточно хорошо знакомы с историографией изучаемой темы. Если в Вашем исследовании приведены дополнительные сведения, отсутствующие в публикации, следует сначала поставить ссылку на соответствующее издание, а лишь затем назвать архивный шифр документа.
В своё время в инструкцию директору Государственного и Санкт-Петербургского Главного архивов МИД Российской империи «О порядке допущения к занятиям в оных» был включён специальный пункт: «К услугам занимающихся имеется библиотека. В видах её пополнения все пользующиеся материалами архивов для издания своих трудов обязаны представлять безвозмездно один экземпляр в пользу архивов». Аналогичное правило действует и в современных государственных и муниципальных архивах РФ.