Информационный поток - это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса. Предприятие ОАО Шарлыкский «Агроснаб» автоматизировано недостаточно хорошо.
Основными функциями управления являются планирование, организация, мотивация, анализ и контроль.
Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО Шарлыкский «Агроснаб», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО Шарлыкский «Агроснаб».
Функция планирования информационной службы управления основывается на инструкции по делопроизводству в ОАО Шарлыкский «Агроснаб» и табеле унифицированных форм документов.
Основные правила организации документооборота на ОАО Шарлыкский «Агроснаб»:
а) оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
б) максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
в) порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Функция организации информационной службы управления ОАО Шарлыкский «Агроснаб» возложена на одного человека - менеджера референта.
Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж и знакомятся с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Для сохранения коммерческой тайны в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема - передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
Функцию контроля за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют генеральный директор ОАО Шарлыкский «Агроснаб», руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО Шарлыкский «Агроснаб». Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль.
Функция анализа информационной службы управления заключается в необходимости периодического анализа данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Управление рисками
Управление риском (риск – менеджмент) - процесс принятия и выполнения управленческих решений, которые минимизируют неблагоприятное влияние на организацию или лицо убытков, вызванных случайными событиями.
Объектом управления в риск - менеджменте выступают рисковые вложения капитала и экономические отношения между хозяйствующими субъектами в процессе реализации риска. К таким экономическим отношениям относятся связи между страхователем и страховщиком, заемщиком и кредитором, между предпринимателями, конкурентами и т.д.
Субъект управления в риск - менеджменте - группа руководителей (финансовый менеджер, специалист по страхованию и т.д.), которая посредством различных вариантов своего воздействия осуществляет целенаправленное функционирование объекта управления.
Основными функциями управления риском являются планирование, организация, мотивация, анализ и контроль.
Функция планирования риска представляет собой прогнозную оценку возможных потерь ресурсов при наступлении неблагоприятных обстоятельств и отклонений от намеченной стратегии, а также упущенной выгоды при осуществлении хозяйственных операций. ОАО Шарлыкский «Агроснаб» в рамках бизнес – плана рассматривает управление рисками. Данный раздел включает перечень рисков, которые могут угрожать предприятию в ходе реализации данного бизнес – плана, и намечены пути их предотвращения.В частности выделяют следующие риски:
а) связанные с нестабильностью цен на произведенную продукцию на внутреннем рынке;
б) общая экономическая нестабильность ситуации в стране;
в) частые изменения законодательства, которые оказывают влияние на деятельность предприятия, главным образом, в пределах налогообложения, определения цен на энергоносители и основных параметров экономики предприятия своей отрасли (в случае, когда таковые определяются российским законодательством). В подобных условиях возрастает степень риска снижения платежеспособности потребителей продукции, что может привести к снижению объемов продаж;
г) риски взаимодействия с контрагентами и партнерами (риск вхождения в договорные отношения с недееспособными или неплатежеспособными партнерами, риск задержки исполнения обязательств контрагентов или блокирование договорных отношений);
д) риск ошибочного ценообразования;
е) риски непредвиденных расходов;
ж) риск политической нестабильности и другие.
Функция организации управления рисками возлагается на экономиста ОАО Шарлыкский «Агроснаб», который при составлении бизнес – плана занимается поиском путей избегания рисков.
Функция мотивации в риск - менеджменте представляет собой побуждение линейных руководителей и работников ОАО Шарлыкский «Агроснаб» к заинтересованности в результате своего труда. Основными материальными стимулами в ОАО Шарлыкский «Агроснаб» являются заработная плата, премии, доплаты, отпускные. В случае избегания риска предприятие занимает более устойчивую позицию на рынке, тем самым каждый сотрудник предприятия может быть уверен в завтрашнем дне.
Функция контроля в риск-менеджменте закрепляется за генеральным директором ОАО Шарлыкский «Агроснаб» и представляет собой проверку организации работы по снижению степени риска. Посредством контроля собирается информация о степени выполнения намеченной программы действия, доходности рисковых вложений капитала, соотношении прибыли и риска, на основании которой вносятся изменения в финансовые программы, организацию финансовой работы, организацию риск-менеджмента. Контроль предполагает анализ результатов мероприятий по снижению степени риска.
Функция анализа риска позволяет выявить зоны риска для данной стратегии и определить вероятность его наступления и последствия для успеха стратегии. Выполнение данной функции закрепляется за экономическими службами предприятия.
Управление финансами
Управление финансами - это эффективное управление потоками денежных средств предприятия, складывающихся из двух взаимосвязанных направлений: поступления денежных средств и их использования.
Объектами управления являются группы финансовых отношений, а субъектами – финансовые органы управления.
Как любой управленческий процесс, включающий в себя принятие решения, управление финансами предполагает проведение анализа, затем прогноза и планирования, затем выработку стратегии финансирования.
Функция анализа позволяет выявить структурные сдвиги и темпы роста в активах и источниках финансирования предприятия, определить показатели по направлениям:
а) анализ ликвидности;
б) анализ текущей деятельности;
в) анализ финансовой устойчивости;
г) анализ рентабельности (оценка общей эффективности вложения средств в данное предприятие).
После проведения анализа составляются прогнозы по соответствующим показателям или по направлениям анализа. В результате прогнозирования строится прогнозная отчетность, учитывающая обороты по статьям и сальдо на начало планируемого периода, и используемая для исчисления необходимого объема дополнительных финансовых ресурсов из внешних источников и других целей.
Функция планирования в управлении финансами заключается в составлении финансового плана. Он отражает синхронность поступления и расходования денежных средств. При этом должна сохраняться идентичность показателей годового и оперативного планов.
В финансовом плане фирмы, предприятия находят отражение:
а) доходы и поступления средств;
б) расходы и отчисления денежных средств;
в) кредитные взаимоотношения;
г) взаимоотношения с бюджетом.
Результаты расчетов указанных доходов и расходов сводятся в форму «Баланс доходов и расходов». В состав документов финансового планирования входит также баланс фирмы.
Функция организации управления финансами реализуется генеральным директором ОАО Шарлыкский «Агроснаб», в его подчинении находятся бухгалтерия и экономист. В задачи бухгалтерии входит:
а) производственный учет;
б) финансовый учет;
в) управленческий учет;
г) налоговый учет и планирование;
д) составление отчетности;
е) внутренний аудит.
В задачи экономиста входит:
а) планирование производственной деятельности предприятия;
б) планирование издержек и цен по видам продукции;
в) бизнес – планирование;
г) статистическая отчетность.
Вместе с руководством компании именно планово-экономические службы являются ответственными за ключевые факторы формирования прибыли как результата определенного соотношения продаж и расходов. Отсюда их внимание к физическим и стоимостным объемам производства и реализации, к ценам, к детальному анализу производственных, коммерческих и управленческих расходов.
Функция контроля управления финансами представляет собой совокупность действий и операций за соблюдением финансово-экономического законодательства и финансовой дисциплиной в процессе формирования и использования денежных фондов на макро - и микроуровне с целью обеспечения целесообразности и эффективности финансово-хозяйственных операций. Объектом контрольной функции являются финаносвые показатели деятельности ОАО Шарлыкский «Агроснаб».
Данная функция позволяет сопоставить фактические результаты по использованию финансовых ресурсов с плановыми, выявлять резервы роста финансовых ресурсов и более эффективного их использования. Функция контроля возлагается на генерального директора ОАО Шарлыкский «Агроснаб».