Раздел 5: «Автоматизация подготовки экономических документов в MS Word»
При изучении тем раздела «Автоматизация подготовки экономических документов в MS Word» рекомендуется выполнить следующие задания:
5.1. Создать типовой документ с использованием слияния в MS Word с вычислениями над полями слияния.
5.2. Создать электронную форму и шаблон в текстовом процессоре MS Word.
5.3. Создать главный документ на основе существующего документа.
5.4. Создать главный документ из существующих независимых документов.
5.5. Создать главный документ с вложенными документами.
5.6. Использовать фреймы и гиперссылки для организации навигации в большом документе.
5.1 Пример выполнения задания «Создание типовых документов с использованием слияния в MS Word и вычислений над полями слияния»
Создать в MS Excel список, содержащий информацию о купле-продажах, сохранить его под именем Фамилия.xls. С использованием слияния в MSWord создать договоры купли продажи для покупателей и сохранить их в файле под именем Договоры 1.
Например, образец договора:
Договор № _à_
Купли – продажи
г. Минск от «__» г.
ОАО _à_, в дальнейшем именуемое «Продавец», в лице директора _à_, действующего на основании Устава, с одной стороны, и _à_ именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора _à_, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о следующем:
Предмет договора.
1.1 Продавец обязуется передать в собственность Покупателя, принадлежащий Продавцу товар, а Покупатель обязуется принять этот товар и оплатить его в соответствии с условиями настоящего договора.
Условия договора.
2.1. Наименование товара: _à_
2.2. Изготовитель товара: _à_
2.3. Количество товара: _à_
2.4. Цена _à_, кроме, того НДС _à_. Итого цена с НДС _à_.
2.5. Сумма договора: _à_, в том числе НДС _à_.
_à_ Символы в документе обозначают места вставки соответствующих данных (полей слияния) из файла Фамилия.xls.
- Поле НДС рассчитывается как 20% от поля Цена.
- Поле Сумма договора рассчитывается как произведение полей Цена с НДС и Количество.
- Поле В том числе НДС рассчитывается как произведение полей Количество и НДС.
- Поле Итого цена с НДС рассчитывается как сумма полей Цена и НДС.
5.2 Пример выполнения задания «Использование электронных форм и шаблонов в текстовом процессоре MS Word»
5.2.1. Создать в MSWord электронную форму для составления договора купли-продажи и сохраните его в файле под именем Электронный бланк Договора2.
Например, образец договора:
Договор № _à_
Купли – продажи
г. Минск от « _à_ » г.
ОАО _à_, в дальнейшем именуемое «Продавец», в лице директора _à_, действующего на основании Устава, с одной стороны, и _à_ именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора _à_, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о следующем:
Предмет договора.
1.1 Продавец обязуется передать в собственность Покупателя, принадлежащий Продавцу товар, а Покупатель обязуется принять этот товар и оплатить его в соответствии с условиями настоящего договора.
Условия договора.
2.1. Наименование товара: _ð_
2.2. Изготовитель товара: _à_
2.3. Количество товара: _à_ _ð_
2.4. Цена _à_ за _ð_, кроме, того НДС _à_. Итого цена с НДС_à_.
2.5. Сумма договора: _à_, в том числе НДС _à_
2.6. Форма и порядок оплаты: предоплаты в рвзмере 100% от суммы договора должна быть перечислена на текущий счет или внсена в кассу Продавца в течение _ð_ дней с момента подписания договора.
Ответственность сторон
3.1. За необоснованный отказ от оплаты товара Покупатель уплачивает Продавцу штраф в размере _ð_ рублей.
3.2. За задержку передачи товара Продавец уплачивает штраф в размере _ð_ рублей.
Адреса и реквизиты
4.1. Продавец: _ð_.
4.2. Покупатель: _ð_.
Символы _ð_ соответствуют текстовым полям формы,
_à_ – полям со списком.
Заполнить все списки соответствующими значениями из таблицы 1, внося значения для всех вариантов.
Таблица 5.1
Исходные данные для выполнения задания 5.2
| Варианты | Товары | Цена | Ед. измерения | Кол-во товара | Срок пред- оплаты (дни) |
| 1, 5, 9, 13, 17, 21 | Трактор | 142 500 000р. | штука | ||
| 2, 6, 10, 14, 18, 22 | Апельсины | 150 400р. | ящик | ||
| 3, 7, 11, 15, 19, 23 | Бензопила | 362 000р. | штука | ||
| 4, 8, 12, 16, 20, 55 | Молоко | 1 980р. | литр | ||
| 25, 29, 33, 37, 41 | Экскаватор | 182 700 000р. | штука | ||
| 26, 30, 34, 38, 42 | Лимоны | 220 200р. | ящик | ||
| 27, 31, 35, 39, 43 | Дрель | 189 000р. | штука | ||
| 28, 32, 36, 40, 44 | Сок | 2 980р. | литр | ||
| 49, 53, 58, | Перфоратор | 327 700 р. | штука | ||
| 50, 54, 59, 63, 48 | Груши | 180 700р. | ящик | ||
| 51, 56, 60, 47, 45 | Шлифовальная машина | 299 100р. | штука | ||
| 52, 57, 61, 46, 24 | Кефир | 1 800р. | литр |
- Поле кроме того, НДС, цена с НДС, Сумма договора, в том числе НДС, штраф покупателя, штраф продавца сделать вычисляемыми.
- НДС вычислять в размере 20% от цены договора.
- Поле цена с НДС рассчитывать как сумму цены и НДС.
- Сумму договора – как произведение количества товара на цену с НДС
- Поле в том числе НДС рассчитывать как 20% от суммы договора.
- Штраф покупателя рассчитывать в размере 50% от суммы договора.
- Штраф продавца – 100% от суммы договора.
5.2.2. Сделайте на основе созданной электронной формы шаблон документа с тем же именем Электронный бланк Договора 2, доступный по команде Файл/Создать.
5.2.3. На основе созданного шаблона создать документ Договор Х, где Х – это номер Вашего варианта в таблице 5.1.
Ввести данные, соответствующие Вашему варианту:
- номер договора равен номеру варианта, фамилия директора – Ваша фамилия;
- наименование товара, цена товара, количество товара, единица измерения товара и срок предоплаты для каждого варианта приведены в таблице 1;
- остальные поля формы заполнить произвольно.
5.2.4. Сохранить только данные заполненной формы под именем Данные договора Х, где Х – это номер Вашего варианта.
5.3. Пример выполнения задания «Работа с главным и вложенными документами в Word»
5.3.1. Создание главного документа на основе существующего документа
Создать в своей папке главный документ на основе документа Финансовый рынок. Главный документ должен содержать в качестве вложенных документов следующие разделы:
ФИНАНСОВЫЕ РЫНКИ (РЫНКИ ДЕНЕГ);
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФИНАНСОВОЙ СИСТЕМЫ;
ВАЛЮТНЫЙ РЫНОК;
РЫНОК ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ;
РЫНОК ВЕКСЕЛЕЙ;
РЫНОК КОРПОРАТИВНЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ;
БИБЛИОГРАФИЯ.
Указания:
а) Создание структуры документа
1. Откройте документ Финансовый рынок и сохраните его в своей папке под именем Главный1.
Примечания:
- работа должна производиться в режиме структуры (вкладка Вид/ команда Структура);
- работа со структурой документа производится с помощью панели инструментов Структура.
2. Создайте показанную ниже структуру документа. Для этого выделите нужный заголовок и назначьте уровень в соответствии с приведенной схемой, используя список Уровень на панели инструментов Структура.
 |
U 
ФИНАНСОВЫЙ РЫНОК
U ФИНАНСОВЫЕ РЫНКИ (РЫНКИ ДЕНЕГ)
U ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФИНАНСОВОЙ СИСТЕМЫ
U 
ВАЛЮТНЫЙ РЫНОК
U Рынок наличной иностранной валюты
U Межбанковский валютный рынок
U РЫНОК ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ
U Государственные казначейские облигации
U Государственные Городские краткосрочные облигации
U РЫНОК ВЕКСЕЛЕЙ
U РЫНОК КОРПОРАТИВНЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ
U Динамика акций
U Торговля корпоративными ценными бумагами
U Биржевая торговля корпоративными ценными бумагами
U Внебиржевая торговля корпоративными ценными бумагами
БИБЛИОГАФИЯ
б) Работа со структурой
Примечания:
- для просмотра только заголовков, раскройте список Показать уровень и выберите нужный.
- для просмотра текста отдельных разделов используйте кнопки Развернуть и Свернуть, предварительно выделив нужный раздел.
- чтобы понизить или повысить уровень, используйте кнопки Повысить уровень, Понизить уровень, предварительно выделив нужный раздел.
1. Отобразите на структуре документа заголовки:
2. Отобразите текст заголовка Рынок векселей.
3. Измените уровень заголовка:
- Валютный рынок со второго на третий;
- Рынок наличной иностранной валюты с третьего на четвертый;
- Валютный рынок с третьего на второй;
- Рынок наличной иностранной валюты с четвертого на третий.
в) Создание вложенных документов
1. Для создания вложенных документов выделить в главном документе все заголовки, которые должны быть преобразованы во вложенный документ и нажать кнопку Создать вложенный документ. Сохранить главный документ в своей папке. Проверить то, что каждый вложенный документ сохранился отдельно с соответствующими структуре именами файлов.
2. Чтобы увидеть месторасположение и имена автоматически созданных вложенных документов, нажать кнопку Свернуть вложенные документы. Word отобразит гиперссылки на вложенные документы. Для возврата в режим просмотра главного документа, нажать кнопку Разорвать связь.
Примечание:
- Если значки вложенных документов не отображаются, то на панели инструментов Структура нажать кнопку Главный документ.
3. Создать в своей папке папку Копия и сохранить вложенный документ Библиография в папке Копия под именем Литература. Проверить связь между главным документом и вложенным документом Литература.
Примечание:
- Чтобы открыть вложенный документ из главного документа, нужно в режиме просмотра структуры дважды щелкнуть по значку вложенного документа.
Создание главного документа из существующих независимых документов
Создайте в своей папке главный документ из существующих независимых документов:
1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ
2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ПРЕСТУПЛЕНИЯ, ПРИЗНАКИ УЯЗВИМОСТИ
3. ПРИЗНАКИ КОМПЬЮТЕРНЫХ ПРЕСТУПЛЕНИЙ
4. МЕРЫФИЗИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
5. ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ INTERNET
Указания
1. Создать в своей папке новую папку.
2. Создать в Word новый документ с именем Главный2.
3. Перейти в режим просмотра структуры.
4. Вставить в главный документ файл с именем 1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ. Для этого поместить курсор в то место главного документа, где должен находиться вложенный документ, и нажать кнопку Вставить (вложенный документ) на панели инструментов Структура. В появившемся диалоговом окне Вставка вложенного документа указать имя вставляемого файла и нажать кнопку Открыть. Аналогично вставить в главный документ остальные файлы в качестве вложенных документов.
5. Сохранить главный документ.