Как защищать свои права и интересы - Продвижение интересов
Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, один из наиболее эффективных способов информирования общественности. В ходе пресс-конференции её участники отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связанные с темой пресс-конференции.
Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации, лицу необходимо: сообщить общественности о каком-либо важном и неординарном событии; решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью и т.д.
Определите, какой цели хотите достичь, проводя пресс-конференцию (привлечь внимание общественности, обратиться к представителям власти, рассказать о конкретном успехе или решении проблемы).
ШАГ ПЕРВЫЙ. ВЫБИРАЕМ ВРЕМЯ И МЕСТО.
- Лучшие дни: вторник, среда, четверг, поскольку выпуски крупных печатных изданий приходятся на вторую половину недели.Оптимальное время проведения пресс-конференции — с 11:00 до 16:00, поскольку журналистам должны успеть подготовить материал по мероприятию в текущий выпуск/номер.
- Прежде чем назначить день, убедитесь, что в этот день не запланировано событие большее, чем Ваше, по масштабу.
- Место проведения, должно быть там, куда репортеры без проблем смогут добраться на общественном транспорте. Помещение лучше выбирать небольшое, пусть лучше будет тесно, чем пусто. Необходимо соответственное аудио и видео оборудование (микрофоны для участников и журналистов, плазма для демонстрации видеоматериалов и т.п.).
ШАГ ВТОРОЙ. СОСТАВЛЯЕМ ПРЕСС-РЕЛИЗ.
Редактору или журналисту важно быстро определить, интересна ли им пресс-конференция. Потому анонс пресс-конференции должен быть кратким, но информативным.
Структура пресс-релиза:
- Адрес;
- Заголовок не обязан отражать основную идею пресс-релиза. Его задача — привлечь внимание к дальнейшему тексту, а потому он должен быть оригинальным и содержать в себе «изюминку».
- Суть («ЛИД») несет основную смысловую нагрузку. Он должен отвечать на шесть основных вопросов: что/ где/ когда/ каким образом, благодаря кому и почему произошло или произойдет.
- Детализация содержит более подробный рассказ о событии или факте, об организации, человеке или событии, о которых упоминается в релизе. В нем также не исключены и эмоции, оценки, мнения автора текста.
- Информация об организаторе.
- Координаты — это телефон, факс. E-mail, адрес и т.п. автора пресс-релиза и ссылка на возможность обращаться к нему за более подробной информацией.
Самый лучший пресс-релиз — это почти готовая заметка, а то и статья, написанная по канонам конкретного СМИ, материал об интересном событии.
ШАГ ТРЕТИЙ. ПРИГЛАШАЕМ СМИ.
- Разошлите анонс в информационные агентства. Как правило, они выпускают специализированные выпуски анонсов публичных мероприятий и бесплатно публикуют там анонсы мероприятий для прессы. На такие выпуски подписано большинство СМИ.
- Также можно отправить анонс в подобранный перечень СМИ и журналистов. Для этого нужно определить свою целевую аудиторию и СМИ, которые наилучшим образом донесут до нее необходимое сообщения. Это могут быть деловые, общественно-политические или специализированные СМИ.
- Первое приглашение (пресс-релиз) пошлите за неделю, второе за 3 дня до пресс-конференции. Не позднее чем за сутки сделайте контрольный обзвон. Во-первых, узнаете, получено ли вообще Ваше приглашение.
- Подготовка ответа на тел.звонки.
ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ. ПРИНИМАЕМ ГОСТЕЙ.
Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников назначают в группу по приему и регистрации гостей и участников. Группа размещается за столом с надписью “ Регистрация участников ” у входа. Там же необходимо выдать журналисту комплект раздаточных материалов и сувениры и направить в в конференц-зал.
ШАГ ПЯТЫЙ. ИТАК, НАЧНЕМ.
Начинайте пресс-конференцию, по возможности, вовремя, в знак уважения к тем, кто пришел вовремя. Допустимая задержка начала – 5, максимум — 10 минут.
Уточнить, как работают микрофоны. Проверить,есть ли таблички с именами и названиями должностей выступающих.
Функции ведущего: представить участников; отвести нежелательный вопрос, т.е. оставить без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы; выбрать кандидата на очередной вопрос;объявить о начале и финале мероприятия.
Вступительная речь минут на 5 необходима. У нее скорее задача задать эмоциональную тональность, чем снабдить информацией..
Старайтесь не читать текст заявления. Стройте простые, легкие для цитирования фразы. То, что не можете подтвердить фактами, предваряйте словами «по моему мнению», «мы считаем…».
Помните, если есть неудобные вопросы, они обязательно будут заданы, будьте готовы к этому. Не показывайте смущения от возражений или провокационных вопросов.Начните ответ на них с фразы: “Спасибо за острый вопрос” или “Проблема, о которой Вы говорите, действительно существует”. А дальше… применяете банальный студенческий прием: говорите на ту тему, которую считаете нужной, например: “Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем…” Если не знаете ответа, так и скажите. Запишите вопрос и скажите тому, кто его задал, что ответите ему через определенное время (например, в течение 24 часов – это всегда хорошо звучит)
Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у журналистов и подготовьте ответы на них. Подготовьте статистические данные, цифры и т.п. и держите их под рукой.
Не забывайте про визуальные вспомогательные средства (Картинки, таблицы, графики, схемы, рисунки, карты) вносят в ход пресс-конференции разнообразие, позволяют удерживать внимание, повышают запоминаемость!
Официальная часть пресс-конференции обычно длится 30-40 минут. Оптимальное время для выступления одного участника – 5 минут, максимум 10 минут. После выступления, участники отвечают на вопросы журналистов. Затем, когда все вопросы заданы, и при наличии такой возможности и желания обеих сторон, интервью и общение спикеров с журналистами в индивидуальном порядке.
СОВЕТЫНА СЛУЧАЙ НЕУДАЧИ:
- если на пресс-конференцию пришли два — три журналиста вместо двадцати запланированных? Есть способ избежать насмешек- придумать срочный повод и сократить пресс-конференцию до размеров брифинга- короткое оперативное выступление уполномоченного лица перед журналистами по свежим следам важных событий, обычно проводится стоя, занимает около 15 минут.
- если вопросов нет, молчание: можно поручить сотрудникам Вашей организации изобразить журналистов и позадавать вопросы, либо можно произнести фразу: “перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (поступило несколько звонков) с вопросами”.
ШАГ ШЕСТОЙ. ПОДВОДИМ ИТОГИ.
Проверьте, что тем СМИ, которые не присутствовали на пресс-конференции, отправлены пресс-релизы. Проведите мониторинг СМИ по результатам мероприятия, опубликуйте вышедшие новости и статьи на