Требования к страницам. Пояснительная записка должна быть выполнена на листах белой бумаги формата А4 (210x297 мм), которые сшиваются и помещаются в твердую обложку стандартного образца (листы допускается переплетать). На все листы текстового документа наносится рамка с размерами: слева - 20 мм, сверху, справа и снизу - 5 мм.
На первом листе пояснительной записки проставляется основная надпись по форме 2, а на остальных листах - по форме 2а ГОСТ 2.104. В колонтитулах рамки приводится название раздела дипломного проекта с цифрой номера раздела.
Расстояние до текста пояснительной записки: слева - 30 мм, сверху и снизу - 20 мм, справа - 10 мм.
Страницы следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту. Номер страницы проставляют справа в нижней части листа без точки. Титульный лист, задание по дипломному проекту и аннотацию включают в общую нумерацию страниц. Номер страницы на титульном листе не проставляют. Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию страниц. Иллюстрации и таблицы формата А3 учитывают как одну страницу. Допускается проставить номера страниц в соответствующие поля штампа после окончательного оформления всей пояснительной записки. В таком случае используют черные чернила и номера наносят от руки аккуратным чертежным шрифтом.
Требования к тексту пояснительной записки.
Текст пояснительной записки выполняется с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ. Цвет шрифта должен быть черным, высота букв, цифр и других знаков - не менее 1,8 мм (кегль 12 или 14), расстояние между строками 1,5 интервала, с выравниванием по ширине.
Рекомендуется использовать шрифты Тiтеs New Rотап, Аriаl, Таhота. Разрешается применять компьютерные шрифтовые приемы выделения текста для акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах.
Абзацные отступы должны быть равными 1,25 см.
Текст документа должен быть лаконичным, технически грамотным и логически последовательным. Следует использовать форму повествования от третьего лица.
Особое внимание необходимо обратить на недопустимость орфографических и грамматических ошибок в тексте. При наличии ошибок допускается аккуратное внесение исправлений в текст от руки черной пастой, однако количество таких исправлений должно быть не более пяти на одной странице. В противном случае страницу необходимо перепечатать. При необходимости выкидки отдельных букв и знаков рекомендуется покрывать их белым кроющим лаком, белилами, гуашью, клейкой лентой [3].
Разделы, подразделы и заголовки. Каждый раздел дипломного проекта следует начинать с нового листа (страницы). Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего дипломного проекта, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Разделы «Содержание», «Аннотация», «Отзыв основного руководителя», «Внешняя рецензия от предприятия», «Введение», «Заключение», «Приложения» и «Библиографический список» идут без порядкового номера.
Примеры разделов:
1 Общие сведения об организации
2 Всеобщее управление качеством
3 Стандарты 180 серии 9000
Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов. Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. В конце номера подраздела точка не ставится. Например:
3.1
3.1.1
3.1.2
Внутри пунктов и подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или строчную букву русского или латинского алфавитов, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа.
Пример:
а)
б)
в)
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов и подразделов. Заголовки следует печатать в середине строки с заглавной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из 2-х предложений, их разделяют точкой. Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно – 15 мм. Не допускается начинать раздел текста после заголовка с рисунка, таблицы или формулы.
Оформление иллюстраций. К иллюстрациям в тексте пояснительной записки относят эскизы, схемы, чертежи, фотографии, диаграммы, графики. Все эти графические элементы считаются рисунками. Рисунки предназначены для того, чтобы пояснять текст работы, количество их должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Поэтому не стоит включать в текст не относящиеся к делу рисунки. Обычно, чтобы не отвлекать внимание читателя от смысла текста, в технических документах стараются использовать рисунки в двухцветном черно-белом исполнении. Однако там, где это необходимо, допускается использовать цветные рисунки (на схемах, на эпюрах и т.п.).
Рисунки могут быть, как выполнены автором работы в соответствующих редакторах или от руки, так и быть отсканированы и вставлены из внешних источников (книг, сети Интернет и т.д.). В этом случае следует обратить особое внимание на качество рисунка. Оно должно быть достаточным для правильного восприятия рисунка (по яркости, контрастности и т.д.), с рисунка должны быть удалены посторонние элементы и дефекты сканирования, выполнен разворот и т.п.
Рисунок должен размещаться после текста, в котором на него идет ссылка.
Каждый рисунок должен иметь наименование, номер и пояснительные данные (подрисуночный текст). Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами. Нумерация рисунков может быть как сквозной, так и в пределах раздела. Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом:
Рисунок 1 - Структурная схема
При ссылках на иллюстрации следует писать «в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела. Пример оформления рисунков в тексте приведен в Приложении И.
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Например: Рисунок А1
Оформление таблиц. Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Каждая таблица должна иметь название и номер.
Название следует помещать над таблицей. Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами. Нумерация может быть как сквозной, так и в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенные точкой.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят.
Рисунок 1 – Пример оформления таблицы в тексте документа
Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице. Таблицы, занимающие более 3-5 страниц необходимо размещать в приложении к документу.
Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номерами граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.
Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы. Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, допускается не проводить.
Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например, «Таблица В.1», если первая таблица приведена в приложении В.
На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «Таблица» в круглых скобках с указанием ее номера.
Оформление формул. Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку.
Формулы набираются в редакторе Мiсrоsоft Word Equation, Мiсrоsоft Word MathType, или подобных. Также формулы допускается вписывать от руки аккуратным чертежным шрифтом. Не допускается вставлять в текст сканированный в виде картинки вариант формул.
Формула выравнивается по центру текстовой строки, справа от нее на той же строке в круглых скобках указывается номер формулы. Порядковый номер формулы может быть сквозным по всему тексту, либо в пределах раздела. Ссылки в тексте на порядковые номера формул также указывают в круглых скобках, например: в формуле (1.1).
Единицу измерения физической величины в конце формулы не проставляют, а указывают в тексте перед формулой.
Пояснения обозначений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле. Первая строка экспликации должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него. При этом после формулы ставят запятую. Если приводится несколько формул подряд, между ними ставят точку с запятой. После формулы, завершающей предложение, ставят точку.
Расшифровка символов и числовых коэффициентов должна содержать единицы измерения, выраженные в единицах СИ, в строгом соответствии с ГОСТ 8.417.
Единицы измерения физических величин (международные и русские) и их сокращённые наименования, включая приставки, следует писать (печатать) прямым строчным шрифтом, например: г (грамм), кг (килограмм), мм (миллиметр). Сокращённые наименования единиц измерения, образованные от имени собственного, пишутся с прописной буквы, например: Вт (ватт), Дж (джоуль), кВт (киловатт) и т. д. [4]
В производных единицах измерения основные единицы отделяются друг от друга точками как знаками умножения. Причём, если произведение основных единиц находится в знаменателе дроби, оформленной косой чертой, то его заключают в круглые скобки, например: Вт/(м2*К).
Не допускается комбинировать сокращённые обозначения и полные наименования единиц. Например, нельзя писать: 20 км в час, нужно: 20 км/ч.
Пример оформления формул в тексте документа приведен в Приложении Е.
Оформление ссылок на источники. Автор дипломной работы несет личную ответственность за ненадлежащее копирование сторонней информации, поэтому значительные объемы заимствованного текста, заимствованные иллюстрации, определения и т.п. необходимо оформлять ссылками на использованные источники. Ссылки следует приводить в квадратных скобках. Ссылаться следует на источник в целом или на его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются.
При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначение, при этом допускается не указывать год их утверждения при условии полного описания стандарта в библиографическом списке.
Пример оформления ссылок на источники приведен в Приложении Е.
Оформление приложений. Материал, дополняющий ВКР, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть: графический материал, таблицы большого размера, расчеты и т.д. В тексте ВКР на все приложения должны быть даны ссылки.
Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте работы. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения.
Обозначают приложения заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.
Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.
Оформление библиографического списка. Библиографический список отражает самостоятельную творческую работу автора. Каждый литературный источник, включенный в список, должен упоминаться в тексте работы. Не следует включать в библиографический список те работы, на которые нет ссылок в тексте. Кроме того, не рекомендуется включать в список энциклопедии, справочники, научно-популярные книги, газеты.
Если автор делает ссылку на какие-либо заимствованные факты или цитирует работы других авторов, то он должен обязательно указать в ссылке, откуда взяты приведенные материалы. Нормативные и библиографические ссылки должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 7.1-2003 [5].
Примеры оформления различных изданий приведены в Приложении К.