Каковы принципы и требования построения форм результатных документов?




Что такое Унифицированная система документации и каким требованиям она должна отвечать?

Унифицированная система документации — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требова­ниям: 1. документы, входящие в состав УСД, должны разрабатывать­ся с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; 2. УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; 3. УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи ин­формации; 4. УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; 5. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локаль­ных классификаторов. 2) Какие существуют виды УСД? В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне: • стандарты и технические условия; • проектно-конструкторская и технологическая документация; • проектная документация по капитальному строительству; • плановая документация; • статистическая отчетность; • первичная учетная документация; • финансовая первичная и отчетная документация; • бухгалтерская документация бюджетных организаций и объединений; • организационно-распорядительная документация; • документация по материально-техническому снабжению; • документация по ценообразованию и торговле.    

Принципы и требования построения первичных документов?

Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.

При проектировании форм первичных документов (рис. 5.2) должны учитываться следующие принципы: 1. отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов; 2. отсутствие дублирования показателей в документах; 3. выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значе­ний на документ, т.е. выделение однозначных и многознач­ных реквизитов; 4. выделение справочных, группировочных реквизитов и рекви­зитов-оснований; 5. логичность построения, т.е. старшие по объему понятий при­знаки должны предшествовать младшим (например, наимено­вание предприятия -» наименование цеха —» номер участка); 6. согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.
В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный доку­мент используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям: 1. полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные пока­затели; 2. количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки); 3. своевременность предоставления информации управленческо­му персоналу; 4. достоверность предоставляемой информации; 5. хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов); 6. отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Каковы принципы и требования построения форм результатных документов?

Результатный доку­мент должен отвечать следующим требованиям:

- полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

- количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

- своевременность предоставления информации управленческо­му персоналу;

- достоверность предоставляемой информации;

- хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

- отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

 

Можно выделить следующие принципы построения результат­ных документов: 1. выделение трех зон в документе; 2. разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе; 3. выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вто­рую зону документа, и размещение этих реквизитов в поряд­ке убывания старшинства; 4. выделение реквизитов-оснований и размещение их в последо­вательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются ито­ги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания стар­шинства итога); 5. если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-07-02 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: