Инструкция по нововведениям в системе №3
Взаимодействие сотрудников отдела почты и юристов компании
В системе реализована возможность формировать пакеты документов, необходимые для отправки их в то или иное учреждение (далее – Пакеты). Сотрудники отдела почты (далее – Бегунки) получают эти Пакеты в системе, распечатывают их и отправляют. Затем загружают в Пакет отчеты, указывают необходимую информацию. Отдел ОРРО осуществляет контроль.
Интерфейс юриста.
После того, как юрист составит некоторый документ, загрузит его в систему, ему нужно будет нажать на кнопку «Отправить в почту».
В карточке дела имеется кнопка «Отправить в почту»
После нажатия на эту кнопку появится новая вкладка, и мы автоматически перейдем в нее.
Во вкладке имеется 2 таблицы:
1. Документы дела. В ней отображены все документы данного дела.
Таблица имеет 5 столбцов:
1) Выбор главного документа, то есть того документа, который составил юрист. Выбрать главный документ можно только из выбранных для Пакета документов. Выбор документов для пакета – второй столбец. Можно выбрать только один главный документ.
2) Выбор документов для Пакета. Необходимо проставить галочки для всех документов, которые должны быть приложены к главному, а также галочка должна стоять и для главного документа (так как выбрать главный документ получится только после того, как будет поставлена галочка во втором столбце у этого документа). Сбор Пакета нужно начинать со второго столбца, затем, когда будут выбраны все документы, обозначить главный в первом столбце.
3) Тип – тип данного дела
4) Документ – ссылка на документ для скачивания
5) Кол-во – количество экземпляров, которые нужно будет вложить в конверт Бегунку
2. Общие документы клиента. В ней отображаются все общие документы клиента, которому принадлежит данное дело.
Таблица имеет 4 столбца:
1) Выбор документов для Пакета аналогично выбору в первой таблице (второй столбец)
2) Тип – тип общего документа клиента
3) Документ – ссылка на скачивание общего документа
4) Кол-во – количество экземпляров (аналогично первый таблице)
Также в таблице имеется поле «Крайний срок». Юрист может указать, до какого дня нужно отправить данный Пакет.
Затем нужно нажать на кнопку «Отправить». Появится сообщение о том, что Пакет был отправлен
Нажмите «ОК», закройте карточку дела. Приступайте к следующему делу.
Интерфейс Бегунка
В меню имеется раздел «Отдел почты». Там отображаются все Пакеты, отправленные Бегунку. Каждый Бегунок видит только те Пакеты, которые относятся к офису, к которому они прикреплены. В системе прикрепление Бегунка к офису осуществляет отдел ОРРО.
После нажатия на Пакет, откроется карточка Пакета
В карточке имеется 3 вкладки, однако Бегунок работает только с первой и второй:
1. Карточка содержит информацию о данном деле и клиенте, которому дело принадлежит
2. Документы почты* - Пакет, в котором отражены все документы для отправки, а также реестр от юриста.
Таблица имеет 5 столбцов:
1) Файл – ссылка на скачивание
2) Тип – тип документа дела
3) Тип – тип общего документа клиента
4) Документ – поле для пометки главного документа. Главный документ имеет значение в поле данном поле «основной».
5) Кол-во – количество экземпляров, которые необходимо собрать в конверте.
Примечание: Реестр юриста всегда последний в списке и кол-во экземпляров у него 0.
В карточке имеются две кнопки:
1. Вернуть юристу служит для возврата дела юристу в случае, если в деле обнаружены ошибки. После нажатия на эту кнопку откроется новая вкладка «Вернуть юристу».
Во вкладке имеется поле «Примечание (причина возврата)», в этом поле Бегунок расписывает причину, по которой возвращает Пакет, затем нажимает на кнопку «Вернуть».
2. Выполнено. Эту кнопку Бегунок нажимает после того, как отправит данный Пакет.
Откроется вкладка «Выполнено». В ней есть поля:
1) «Выберите способ отправки», в котором есть три варианта отправки:
- Отнес самостоятельно
- Передал клиенту
- Отправил почтой
2) Комментарий. Бегунок может оставить комментарий
3) Прикрепите реестр. Сюда Бегунок прикрепляет отчеты об отправке, реестр.
Затем нажимает на кнопку «Отправить». Приступает к следующему Пакету.
Интерфейс сотрудника ОРРО.
Интерфей сотрудника ОРРО идентичный интерфейсу Бегунка, так как они работают в одной базе. У Пакета в этой базе может быть 5 различный статусов:
1) Новый пакет – Пакет, поступивший в отдел почты (неотработанный)
2) Возвращено юристу – Пакет был возвращен юристу для исправления недостатков.
3) Отнес самостоятельно – Пакет был передан в учреждение Бегунком лично
4) Передал клиенту – Пакет был передан клиенту
5) Отправил почтой – Пакет был отправлен почтой
Бегунок видит в своей базе только Пакеты со статусом «Новый пакет» и только те Пакеты, которые относятся к его офису. Сотрудник ОРРО видит все Пакеты.
Во вкладке Отчет (почта) отображается отчет Бегунка о проделанной работе.
Примечание: Для удобства работы в таблице «Отдел почты» там имеется кнопка «Выполнено». После нажатия на эту кнопку Пакет получает статус «Просмотрено почтой» или «Просмотрено ОРРО» в зависимости от того, кто нажал на кнопку. Статус имеет информационный характер, служит лишь для обозначения. Статус «Просмотрено ОРРО» в таблице не отображается.