Настройка на организационно-управленческую структуру




Общая схема организации работы с документами должна настраиваться на особенности конкретного предприятия, учитывать его организационно-управленческую структуру.

Информационные потоки должны соответствовать организационной структуре, формам и методам управления, принятым в компании.

Прежде всего, принимается решение о создании центров ответственности за работу с документами (об их названии, статусе, кадровом составе, техническом оснащении). Определяется наиболее целесообразная организационная форма работы с документами.

Централизованная форма предполагает концентрацию всех делопроизводственных процедур В ОДНОЙ специализированной службе.Используется в условиях линейно-функциональной организационной структуры.

Децентрализованная (дифференцированная) форма предусматривает создание в каждом производственном подразделении СВОЕЙ собственной группы документационного обслуживания. Может использоваться при дивизиональном типе структуры.

При смешанной форме ЧАСТЬ работы с документами выполняет центральная служба, а ЧАСТЬ делопроизводственных процедур осуществляется в структурных подразделениях.

Выбор той или иной формы зависит как от особенностей самого предприятия (его масштабов, производственного профиля, подчиненности), так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Для упорядочения всей работы с документами, повышения согласованности действий сотрудников, исполнителей и руководителей разрабатывается Положение о службе делопроизводства.

В нем закрепляются функции службы, права и ответственность её руководителя и работников. Именно в Положении фиксируется организационная схема работы с документами, принимаемая для данного предприятия.

Учитывая возросшую самостоятельность предприятий в новых экономических условиях, Положение приобретает особую значимость: руководство организации излагает в нём СВОЁ видение проблем делопроизводства.

Основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами, является разработанная в организации Инструкция по делопроизводству. Она должна учитывать специфику данного предприятия.

В Инструкции находит отражение весь процесс работы с документами, все принятые делопроизводственные процедуры. В приложении помещают схемы документопотоков, сложившихся на предприятии, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры заполнения отдельных видов документов.

С Инструкцией должны быть ознакомлены все управленцы, менеджеры, специалисты структурных подразделений. Она служит своего рода методическим пособием для сотрудников организации, причастных к работе с документированной информацией.

Характерные черты российского делопроизводства:

· чёткая вертикаль продвижения документов внутри организации (от вышестоящей инстанции к низовым звеньям, от руководителей к исполнителям);

· строгое отслеживание всех процедур при работе с документами в регистрационных журналах или в регистрационно-контрольных карточках;

· высокая степень стандартизации основных процессов делопроизводства и документооборота;

· наличие специализированных делопроизводственных служб.

Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских, опираясь на традиции высокой ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫработников.

Характерные черты западной технологии:

· продвижение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер (документы могут сразу попадать к непосредственному исполнителю, минуя руководство);

· отсутствие в организации централизованного контроля работы с документами;

· регистрация документов производится непосредственно исполнителями, некоторые виды документов вообще не регистрируются;

· специализированных служб, занимающихся делопроизводством, не создается;

· широкое распространение получает информатизация и автоматизация процессов делопроизводства, все сильнее проявляется стремление к переходу к безбумажной технологии.

"Тихая революция" в теории и практике управления

Дальнейшее совершенствование делопроизводства должно соответствовать тенденциям, наметившимся в развитии теории и практики современного менеджмента.

В последнее время здесь происходят существенные сдвиги, зачастую не очень эффектные и внешне заметные, но революционные по сути. Эти эволюционные изменения объективно продиктованы логикой развития сегодняшнего производства.

В рамках нового управленческого мышления формируется нетрадиционный подход к организации управления предприятием. На место линейно-функциональных структур управления, в которых централизованы все основные функции (производство, сбыт, финансы, персонал, канцелярская работа и пр.), приходят так называемые бригадные структуры.

В результате сокращается число уровней управленческой иерархии, создаются небольшие организационные подразделения-команды, объединяющие рабочих, специалистов, менеджеров и обладающие определенной САМОСТОЯТЕЛЬНОСТЬЮ в принятии решений.

Эти самоуправляемые команды формируются под конкретную цель, проблему или задачу, требующую решения.

"Таким образом, под вывеской крупной корпорации появляются полностью самостоятельные в хозяйственном отношении, проникшиеся психологией малого бизнеса, неуемным предпринимательством подразделения с полным набором прав и обязанностей, выполняющие весь спектр управленческих функций, что делает их гибкими и полностью жизнеспособными, от начала до конца ответственными за продукт, технологию, нишу рынка или сферу коммерческой деятельности."

Разумеется, что эти относительно автономные структурные подразделения сами будут вести и работу со своими документами.

Система делопроизводства на таком предприятии становится гибкой и дифференцированной.

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-10-25 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: