Бухгалтерский документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт хозяйственной жизни, и устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Бухгалтерскими документами оформляются все факты хозяйственной жизни в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает:
- сплошной непрерывный учет всех объектов учета;
- юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов;
- использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации;
- контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;
- укрепление законности, так как документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.
Первичные документы
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный бухгалтерский документ – документально оформленный факт совершения хозяйственной операции.
| Формы первичных документов |
| Унифицированные - кассовые и банковские документы (утверждаются Банком России); - учетные документы для организаций государственного сектора (устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ) |
| Разработанные организацией - разрабатываются в каждой организации; - содержат обязательные реквизиты; - утверждаются руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета; - руководитель утверждает перечень должностных лиц, имеющих право подписывать первичные документы |
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются (п. 2 ст. 9 402-ФЗ):
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежногоизмерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи должностных лиц, с указанием их фамилий и инициалов.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Бухгалтерский документооборот – процесс создания или получения от других организаций, принятие к учету, обработке и передаче в архив первичных учетных документов.
Документооборот первичных бухгалтерских документов
| Составление первичного документа |
| Передача документа в бухгалтерию |
| Проверка и обработка принятых документов |
| Составление учетных регистров |
| Сдача документов в архив |
Срок хранения первичных документов – не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 402 ФЗ).
Движение документов производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Ответственным за составление графика является главный бухгалтер, утверждает его руководитель.
Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.
В первичном учетном документе допускаются исправления (п. 9 402-ФЗ). Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов или других реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.