ГОСТ «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
По сравнению с ГОСТом от 1995 года: был убран реквизит ограничения доступа (гриф), добавлено два новых реквизита.
Положение данного стандарта определяет: состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов, схему расположения реквизитов в документе.
-----------------------------------------------------------------------------
№5. Правила оформления реквизитов
01. Государственный герб РФ. Помещают на бланках документов или на документах только тех организаций, которым это разрешено в соответствии с законом «О государственном гербе РФ»: учреждения госуправления и контроля, правоохранительные органы, центральный банк РФ.
02.Герб субъекта РФ. Имеют право ставить органы исполнительной и представительной власти субъекта РФ, а также организации их подчинения. Муниципальным образованиям разрешено помещать изображение собственного герба.
03.Эмблема организации или товарный знак. Эмблему или товарный знак можно использовать только после их регистрации.
04.Код организации (ОКПО). Организация получает код в процессе регистрации, который состоит из 8 знаков (ОКПО ХХХХХХХХ).
05.Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН). Получается при регистрации, состоит из 13 разрядов (ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ).
06.Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Получается при регистрации. (ИНН/КПП ____________/ LN XXXXX C - код налоговой инспекции _ порядковый номер налогоплательщика _ контрольное число).
07.Код формы документа. Проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации.
----------------------------------------------------------------------------
№6. Правила оформления реквизитов
08.Наименование организации. Должно полностью соответствовать учредительным документам. Наименование организации включает сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если таковая имеется, организационно-правовая форма или характер деятельности организации (ОАО, ЗАО, благотворительный фонд и т.д.), собственное индивидуальное название организации, сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах, наименование филиала структурного подразделения, если оно - автор документа. Если в наименование организации хоть одна буква не совпадает с наименованием в учредительных документах, то такой документ является фиктивным, и юридической силы не несет.
09.Справочные данные об организации. Могут включать в себя: почтовый адрес (наименование адресата; название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта; название района, если имеется; название республики, края, области, автономного округа, если он имеется; название страны для международных отправлений; почтовый индекс), номер телефона, адрес электронной почты, адрес сайта организации, номера счетов в банке или банковские реквизиты организации (без надобности не включаются) и другие сведения.
10.Наименование вида документа. В деловом письме название вида документа «письмо» не пишется.
18.Заголовок к тексту. Включает в себя краткое содержание документа, должен быть согласован с наименованием вида документа. Может отвечать на вопросы «О чем?», «О ком?», «Чего?», «Кого?». Если документ оформляется на бланках формата А5, то заголовок допускается не указывать.
-----------------------------------------------------------------------------
№7. Правила оформления реквизитов
11.Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Есть два документа – исключения: датой протокола является дата заседания, по которому был создан протокол; дата акта – дата события, описанного в акте. Дату оформляют цифрами в последовательности день–месяц–год или год–месяц–день. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. В документах для международного сообщения применяется только буквенно-цифровая дата.
12.Регистрационный номер документа. Номер документа, под которым он регистрируется в организации.
13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Чаще всего используется в бланках писем-ответов (письмо: №315 от 2.09.2011 – письмо-ответ: №112 от 7.09.2011 на №315 от 2.09.2011).
14.Место составления или издания документа. Указывается, если затруднено его определение из наименования и справочной информации. Обычно помещается на внутренних документов, при этом на них не используется реквизит «Справочные данные».
15.Адресат. В качестве адресата могут быть организации, структурные подразделения, должностные и физические лица. Если адресат – должностное лицо, то его инициалы указываются перед фамилией, а если физическому лицу, то после фамилии. Если адресат – организация, ее наименование указывается в именительном падеже, при адресовании письма в организацию указывают наименование, а затем почтовый адрес. Документ не должен содержать более четырех адресатов.
16.Гриф утверждения документа. Можетутверждаться либо должностным лицом, либо специально издаваемым документом. Состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ (-ен)(-ено)», гриф утверждения находится в правом верхнем углу документа.
17.Резолюция. Написана на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения документа или резолюции, подпись и дату. Отличием является резолюция на входящем письме, которая проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «адресат» и «текст». Допускается оформление резолюции на отдельном листе, если она развернута.
19.Отметка о контроле. Обозначается большой буквой «К» или словом «Контроль». На контроль, как правило, ставятся входящие документы и внутренне распорядительные документы.
-----------------------------------------------------------------------------
№8. Правила оформления реквизитов
20.Текст документа. Составляется на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ. Может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур. Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей: в первой части указываются причины, основания, цели составления документа; во второй – решения, выводы, просьбы. В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа. Текст должен быть кратким, не допускающим двойного толкования, деловым, не вызывающим посторонних эмоций.
21.Отметка о наличии приложения. Если в документе указывается наименование документа или документ только один, то приложение оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. В 6 экз. Если прикладываемый документ не назван в тексте или он не один, то указывается его наименование, количество листов и экземпляров (Приложение 1. Положение… на 5 л. В 1 экз. <br>Приложение 2. Правила … на 7 л. В 1 экз.). Если экземпляр один, то допускается количество экземпляров не указывать. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется. 
22.Подпись. В состав реквизита входит наименование должности лица, подписавшего документ, полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращенное, если на бланке, личная подпись, расшифровка подписи с инициалами перед фамилией. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне в последовательности в соответствии с занимаемыми должностями.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.
25.Оттиск печати. Заверяет подлинность документа. Чтобы печать не затрудняло восприятие всех элементов, она ставится таким образом, чтобы ее ободок касался трех последних букв в наименовании должности лица, заверившего документ.
30.Идентификатор электронной копии документа. Проставляетсяв левом нижнем углу каждой страницы документа, содержит наименование файла на машинном носителе.
-----------------------------------------------------------------------------
№9. Правила оформления реквизитов
23.Гриф согласования документа. Это согласование со сторонней организацией, как правило, вышестоящей. Состоит из слова «Согласовано», кем или чем согласовано (директор, письмо, приказ), должность лица, подпись, дата согласования
24.Визы согласования документа (подпись). Внутреннее согласование документа. Включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровка подписи и дата.
26.Отметка о заверении копии. Чаще сотрудники отдела кадров. Включает подпись «Верно», подпись заверившего лица, также допускается заверять печатью.
27.Отметка об исполнителе. Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и возможет номер контактного телефона. Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении датируется и подписывается исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором документ был исполнен. Неисполненные документы в дела не вкладываются.
29.Отметка о поступлении документа в организацию. Содержит очередной номер и дату поступления документа, при необходимости можно указать часы и минуты. Как правило отмечается штампом канцелярии.
----------------------------------------------------------------------
№10.Печать и штамп. Требования к ним
Печать – вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы с целью засвидетельствования, удостоверения чего-либо.
Штамп – это вид печати прямоугольной формы.
Печати подразделяются на следующие виды:
-гербовые;
-печати юридических лиц и организаций без прав юридического лица, не имеющих права иметь гербовые печати;
-простые (печати с надписями: отдел кадров, общий отдел, для пакетов и т. д.).
Круглая печать представляет собой окружность диаметром 38–42 мм; треугольная печать – равносторонний треугольник со сторонами 38–42 мм; штамп – прямоугольник со сторонами размером от 35 х 50 мм до 70 х 100 мм. Для внутреннего делопроизводства пользователей могут изготовляться штампы иных форм и размеров. Размер круглых металлических выжимных печатей стандартный: 22–23 мм. Типовые образцы печатей и штампов определяются регистрирующим органом.
Оттиски печатей должны соответствовать следующим требованиям:
-четко различаться пять уровней градации серого цвета (черный, темно-серый – 70 %, серый – 50 %, светло- серый – 30 %, белый);
-воспроизводиться толщина линий до 0,1 мм;
-инверсный текст по внешнему контуру печати не может превышать по высоте 1 мм и должен четко читаться.
Печати органов исполнительной и представительной власти, юридических лиц и организаций без прав юридического лица (далее – организации) должны содержать следующие обязательные реквизиты:
-полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
-местонахождение;
-номер государственной регистрации (или номер в регистрационном реестре);
-Государственный герб РФ либо герб субъекта РФ.
Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать:
-фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
-местонахождение;
-словосочетание: “Индивидуальный предприниматель”;
-регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации;
Угловой штамп организации должен содержать полный почтовый адрес и номер телефона.
------------------------------------------------------------------------------
№11. Бланк документа. Виды бланков. Требования к оформлению бланков
Часто документы изготавливаются на бланках. На Бланк уже нанесены основные реквизиты организации. Часть реквизитов документов является реквизитами бланков документов. В российском документоведении установлено два официальных формата документов: А4 и А5.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.
Бланки документов оформляются в соответствии с ГОСТом и в соответствии со схемой расположения документов. Схема имеется в ГОСТе в приложении. В зависимости от расположения реквизитов на бланке различают угловой и продольной бланки документов (в РФ официальные угловые, внутренняя переписка продольные).
Выделяют следующие виды бланков документов:
1.Общий бланк. Используется для любых видов документов кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: 01 или 02 или 03, 08, 11, 14.
2.Бланк письма. В зависимости отучредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: 01 или 02 или 03, 04, 05, 06, 08, 09.
3.Бланк конкретного вида документа кроме письма. Включает в себя следующие реквизиты: 01 или 02 или 03, 08, 10, 14.
------------------------------------------------------------------------------
№12. Общие положения и требования к организационно-правовым документам
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. Организационно-правовые документы делят на два комплекта: учредительно-регистрационные документы и взаимосвязанные документы, регламентирующие текущую деятельность организации.
Комплект учредительно-регистрационных документов включает в себя:
1.Заявление на регистрацию (оформляется в специальной форме)
2.Протокол собрания учредителей
2.Учредительный договор
4.Устав предприятия
5.Квитанция об оплате госпошлины
6.Свидетельство о регистрации в регистрационной палате
7.Свидетельство о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионного и страхового фонда
Эти документы разрабатываются после регистрации организации и утверждаются руководством организации. К документам, регламентирующим текущую деятельность, относятся: штатное расписание, положение о структурных подразделениях, положение о внутреннем распорядке, положение о коллегиальных органах, должностные инструкции и инструкция о ведении делопроизводства.
Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным, они действуют до отмены или утверждения новых, кроме штатного расписания, которое разрабатывается ежегодно. Допускается в организационно-правовые документы вносить изменения и дополнения. В устав организации изменения и дополнения вносятся по решению высшего органа управления организации с обязательной регистрацией изменений. Обязательные реквизиты организационно-правовых документов: наименование организации, вида документа, номер документа, заголовок к тексту, подпись и гриф утверждения. В процессе подготовки организационно-правовых документов они проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями, юридической службой и заместителем руководителя организации.
------------------------------------------------------------------------------
№13. Примеры и требования к учредительно-регистрационным документам
Учредительный договор – это правовой акт, в котором стороны-учредители обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации и ликвидации.
Правовой акт, представляющий собой свод правил по созданию, деятельности, реорганизации и ликвидации организации. Устав обязательно утверждается либо протоколом собрания учредителей, если одним лицом, то этим лицом. Пункты, которые должен содержать устав, регламентирует федеральное законодательство. Оформляется на листах формата А4, текст устава состоит из раздела, имеющих заголовки и нумеруются арабскими цифрами. Устав имеет титульный лист. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху справа проставляет отметку о регистрации устава. Главы, которые могут быть в уставе: общие положения, участники, цели и задачи, виды деятельности, права и обязанности организации, права и обязанности участников организации, органы управления, реорганизация и ликвидация. Типовые примерные формы устава, например, устав №7821 содержит типовой устав ОАО.
Заявление о регистрации юридического лица имеет унифицированную форму №Р11001, при этом эта форма также постоянно меняется. Само заявление состоит из трех листов, помимо этого к нему прикладываются приложения (от листа А до И), которые заполняются по необходимости, обязателен для заполнения лист И (сведения о видах экономической деятельности).
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации.
------------------------------------------------------------------------------
№14. Примеры и требования к документам, регламентирующим деятельность создаваемых организацией
Штатное расписание – это правовой акт, устанавливающий состав должностей и размер оплаты труда. Форма штатного расписания №Т-3, относится к формам первичной учетной документации. В штатном расписании фиксируются сведения, структурное подразделение (наименование и код), профессия/должность, количество штатных единиц, оклад, месячный фонд оплаты труда и примечания. Штатное расписание подписывают руководители структурного подразделения и главбух, утверждается приказом.
Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурного подразделения. Положение оформляется на общем бланке организации, утверждается руководителем организации, подписывается руководителем подразделения. Текст положения состоит, как правило, из следующих разделов:
1.Общие положения
1.Основные задачи
3.Функции подразделения
4.Права и обязанности
5.Ответственность
6.Взаимоотношения с другими структурными подразделениями
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работников, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для эффективной работы сотрудника. Разрабатывается на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. При разработки должностных инструкций для госслужащих используется документ «Рекомендации по разработке должностных инструкций по должностям госслужащих». Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов: общие положения (наименование должности), обязанности, права, ответственность, взаимоотношения с другими сотрудниками. Должностные инструкции проходят согласование с руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала и юристом, подписывается руководителем структурного подразделения, подтверждается руководителем организации.
------------------------------------------------------------------------------
№15. Общие положения и требования к распорядительной документации
Основное назначение – регулирование и координации деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных задач. Особенность распорядительных документов в том, что они обязательны для выполнения. Распорядительные документы содержат решения, идущие вниз по системе управления (от руководителя к подчиненному). С помощью распорядительных документов разрешаются следующие проблемы и вопросы: решения вышестоящих организаций, если такие имеются, решения и предписания высшего руководства организации, решения руководителей структурных подразделений. Федеральные органы исполнительной власти также выпускают большое количество распорядительных документов. Основанием для издания распорядительного документа может быть:
1.Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих организаций
2.Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности
С точки зрения порядка разрешения вопросов и принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности и документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. Как правило, в условиях коллегиальности, обычно издаются постановления, а приказы и распоряжения издаются единолично.
------------------------------------------------------------------------------
№16. Примеры распорядительных документов
ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, в целях разрешения производственных задач. Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу.
Приказ разрабатывается по поручению руководителя учреждения руководителями структурных подразделений. Приказ может оформляться как на бланке организации, так и на бланке приказа. Бланк приказа содержат следующие реквизиты: государственный герб, эмблему, наименование организации, слово «ПРИКАЗ» в качестве реквизита названия вида документа, дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись и визы.
Подготовка приказов включает в себя следующие стадии:
1.Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
2.Подготовка проекта приказа
3.Согласование проекта приказа
4.Подписание руководителей
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:
1.Констатирующая (в ней дается обоснование распорядительных действий)
2.Распорядительная (в этой части находится непосредственно распоряжение)
Каждое поручение выделятся в самостоятельный пункт, включающий следующее: наименование должности, фамилию и инициалы исполнителя или исполнителей, содержание поручения и срок выполнения данного поручения. Распорядительная часть начинается словом «ПРИЗАЗЫВАЮ», которое печатается большими (прописными) буквами.
Работник службы делопроизводства должен организовать ознакомление сотрудников предприятия с содержанием приказа. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указана какая-то другая конкретная дата. Сроки хранения приказа по основной деятельности: по работе предприятия в целом – от 10 лет до ликвидации организации; по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.
РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для решения оперативных вопросов. Составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера. Могут быть изданы как руководителем предприятия, так и его заместителями или руководителями самостоятельных структурных подразделений. Имеет те же реквизиты, но распорядительная часть текста документа начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Так же как приказы проходит процесс согласования, имеет те же сроки хранения. Имеет порядковый номер в пределах календарного года.
РЕШЕНИЕ – документ коллегиального органа, составляемый по организационным и производственным вопросам. Имеет те же реквизиты, но согласования не проходит. Распорядительная часть текста документа начинается словом «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ». Многие решения имеют постоянных срок хранения.
УКАЗАНИЕ – распорядительный документ, составляемый в целях разрешения вопросов, связанных с выполнением приказов, поручений и инструкций. Текст так же делится на две части. Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ». Подписывается руководителем предприятия либо его заместителем. Указания также проходят согласование.
------------------------------------------------------------------------------
№17. Общие положения и требования к информационно-справочным документам. Примеры и особенности оформления
Информационно-справочный документ не содержит поручений, не обязывает действовать строго определенным образом, сообщает сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Особенность таких документов состоит в том, что это единственные документы, которые идут от работника к руководителю (снизу вверх). Оформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30 2003 года на простой бумаге формата А4 или А5. К информационно-справочным документам относят: акты, справки, сводки, докладные и служебные записки, предложения и деловая переписка. Согласований такие документы не проходят. Протоколы и акты – основанием к их созданию являются определенные приказы или распоряжения.