Состав документов для приема на работу:
1.Резюме – предельно краткое, но при этом информационная справка о кандидате(максимум 2 страницы). Указывается должность на которую претендуете, ФИО, образование, адрес, список предыдущих мест работы(с последнего), список публикации патентов, квалификация на должность на кот вы претендуете, личные данные(дети, семейное положение)
2.Автобиография
3.Заявление о приеме на работу – на имя генерального директора
4.Трудовой договор – в 2х экземплярах, имеет силу если завизирован печатью и подписон 2мя сторонами, основные положения:
-наименование работника и работодателя места работы,
-наименование должности, специальности
-права и обязанности работника и работодателя
-характеристику условий труда, компенсаций и льгот
5.Приказ о приеме на работу – заключительная стадия документирования заключения договора трудового, приказ издается в 3х дневный срок(кого принять, с каким сроком, на какой оклад), в приказе должно быть основание - это либо договор либо заявление. В приказе о приеме на работу обязательна роспись работника
------------------------------------------------------------------------------
№22.Технология увольнения сотрудника, работающего с закрытой информацией
1.Написание заявления об увольнении, с раскрытием причин увольнения и желательно с местом предполагаемой работы, или докладная записка
2.От увольняющегося работника прием сотрудником службы безопасности всех документов, носителей информации и т.д, оформление акта приема
3.Проведение сотрудником службы безопасности беседы с работником с целью напоминания ему о необходимости сохранения тайны
4.Подписание работником обязательств о неразглашении им конфиденциальных сведений
5.Документальное оформление увольнения:
-прием от работника пропуска для входа в здание
-выдача трудовой книжки
-провождение до выхода из здания сотрудником безопасности
-приказ об увольнении
------------------------------------------------------------------------------
№23. Общие положения и требования к конфиденциальным документам.
Конфиденциальный документ – документ ограниченного пользования.
К конфиденциальной информации относятся все виды закрытой информации за исключением гостайны. Работу с гостайной полностью регламентируется российским законодательством. Законодательно конфиденциальная информация частично регламентирована в следующих законодательных актах: закон «О защите информации», закон «О коммерческой тайне». Постановление правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут быть отнесены конфиденциальной информации».
Для того, чтобы обозначить, что документ является конфиденциальным, на нем ставится гриф. Создание конфиденциального документа проводится только в случае необходимости.
Организации сами регламентируются правила работы с конфиденциальными документами, издаются следующие дополнительные документы:
1.перечень конфиденциальных документов и перечень конфиденциальных сведений (оформляется 1 раз в год, создается постоянно действующая экспортная комиссия (ПДЭК))
2.Инструкция по работе с конфиденциальными документами или положение о безопасности документации (оформляют доступ к конфиденциальной информации)
------------------------------------------------------------------------------
№24. Особенности конфиденциального делопроизводства. Отличие его от открытого делопроизводства
Учет конфиденциального документа начинается с черновика, который оформляется только на специально учтенных носителях. К бумажным носителям конфиденциальной информации относятся: спецблокнот, рабочая или стенографическая тетради, отдельные листы бумаги, оформленные и учтенные определенным образом.
Создание черновика документа:
На специально учтенном носителе. Черновик учитывается и регистрационный номер черновика переносится потом и на сам изданный документ. Все использованные черновики отправляются в специальную урну, которая опечатана.
Согласование проектов документов проводятся лицами, имеющими допуск к конфиденциальной информации или знающие ее в связи со своей деятельностью. Издается документ в специальном помещении и только на определенной проверенной технике.
--------------------------------------------------------------------------
№25. Понятие документооборота и его характеристики. Подсчет объема документооборота
Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутренняя документация.
------------------------------------------------------------------------------
№26.Технологии обработки документов: (входящие, исходящие и внутренние документопотоки)
Регистрация документов
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:
| Наименование организации Вх. №__________________ От_____________________ |
Регистрации подлежат не все документы.Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения
Отправление документов
На отправляемый документ заводится регистрационная карточка которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра- дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата.
Движение документов внутри организации:
Маршрут документа - упорядоченный список пользователей, которых документ должен обойти в течение своего жизненного цикла. В документообороте документы могут быть без маршрута (в этом случае пользователь сам решает, кому дальше отправить документ), с жестким маршрутом и с гибким маршрутом.
------------------------------------------------------------------------------
№27.Номенклатура дел и основные положения по формированию дела.
Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их индексов или номеров и сроков хранения.
Имеет определенную форму, как правило, это документ, представленный в виде таблицы (индекс, заголовок дела, дата заведения и дата закрытия, количество листов, срок хранения, примечания). Номенклатура дел составляется на 1 год, в конце календарного года составляется на следующий год. Ее утверждает руководитель предприятия, подписывает руководитель подразделения делопроизводства либо того подразделения, которое занимается делопроизводством, согласовывается с руководителем архива организации.
Перечень организационных документов, возникающих в ходе работы организации.
Назначение номенклатуры:
1.Выступает в роли своеобразного плана распределения исполненных документов по делам
2.Является учетной формой для заведенных дел
3.Устанавливает индексы или номера и сроки хранения дел
4.Используется для проверки наличия дел
Заголовок дела:
1.Рекомендуется, чтобы в делах хранились документы одного срока хранения.
2.Рекомендуется не делать слишком широким
Объем дела – меньше 250 листов! Если больше, то открывается дело с таким же заголовком Том2.
Переходящее дело – дело, не закрытое в течение одного календарного года.
Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дело постоянного и долговременных сроков хранения должны иметь твердую обложку.
Оформление дела включает в себя следующие действия:
1.Оформление обложки дела
2.Заведение карточки учета выдачи дела
3.Заведение и заполнение внутренней описи документов дела
4.Внесение документов в дело
5.Закрытие дела, которое производится в виде составления заверительной надписи, подшивки и опечатывания
Если необходимо изъять документ из дела, то вместо изъятого документа в дело помещается справка-заместитель.
Лист-заверитель дела оформляется последним листом или наклеен на обложку с внутренней стороны.
При формировании дела листы нумеруются.
Листы каждого тома дела при закрытии дела проверяются, прошиваются плотной ниткой в 4 прокола, концы нитки опечатываются либо пломбируются. В случае переплета ничего не прошивается и не опечатывается.
------------------------------------------------------------------------------
№28.Архивное хранение дел. Требования к организации архива.
Для уточнения сроков хранения документов необходимо руководствоваться следующими документами:
1.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (2003)
2.Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений (2001)
3.Методические рекомендации «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций» (1997)
4.Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007)
В случае разночтения в этих документов выбирается максимальный.
Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные данными перечнями, то срок их хранения следует определять постоянно действующей экспертной комиссией на основе следующих критериев:
1.Содержание документа (уникальность и значимость информации)
2.Происхождение документа
3.Внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюции, физическое состояние)
В помещениях архивов должен поддерживаться следующий температурно-влажностный режим:
Для бумажных документов: 17-19 градусов, 50-55%
Для пленочных материалов: черно-белые – 15 градусов, 40-55%; Цевтные 2-5 градусов 40-55%
Для документов на дисковых носителях 15-20 градусов, 50-65%
В простых архивах допускается: в кондиционируемых помещениях измерять параметры 1 раз в неделю, без кондиционера – 2 раза. Приборы размещаются в главном проходе на стеллаже. Материалы покрытия стен, полов и потолков не должны выделять вещества и собирать пыль.
Высота хранилища зависит от технологического оборудования, применяемого при хранении, но не менее 2,25 м и не выше 4 м.
В архивах не должны проходить газовые, канализационные трубопроводы. В ином случае они изолируются.
------------------------------------------------------------------------------
№29. Общие положения и требования к бухгалтерским документам.