1. Иногда необходимо открыть сразу несколько рабочих книг. Существует только ограничение на память, т.е. вы можете открыть столько книг, сколько позволяет память компьютера.
2. Открытые книги можно располагать на экране несколькими способами. Расположение рабочих книг настраивается с помощью команд меню Окно ÞРасположить:
– рядом – рабочие книги открываются в маленьких окнах, на которые делится экран «плиточным» способом;
– сверху вниз – открытые книги отображаются в окнах, имеющих вид горизонтальных полос;
– слева направо – открытые книги отображаются в окнах, имеющих вид вертикальных полос;
– каскадом (каждая в своем) – книги «выкладываются» на экране слоями.
3. Переходы между книгами осуществляются сочетанием клавиш Ctrl+6.
Создание связей между рабочими листами и рабочими книгами. Связывание – это процесс динамического обновления данных в рабочем листе на основании данных другого источника (рабочего листа или рабочей книги). Связанные данные отражают любые изменения, вносимые в исходные данные.
Связывание выполняется посредством специальных формул, которые содержат так называемые внешние ссылки. Внешняя ссылка может ссылаться на ячейку из другого рабочего листа той же рабочей книги или на ячейку любого другого рабочего листа любой другой рабочей книги.
Excel позволяет создавать связи с другими рабочими листами и другими рабочими книгами трех типов:
– ссылка на другой рабочий лист в формуле связывания с использованием ссылки на лист;
– ссылка на несколько рабочих листов в формуле связывания с использованием трехмерной ссылки;
– ссылка на другую рабочую книгу в формуле связывания. Формула связывания вводится в ячейку, в которой нужно
получить результат.
Связывание рабочих книг:
– при связывании рабочих книг используется ряд терминов, которые вам следует знать. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные, – исходной рабочей книгой;
– при ссылке на ячейку, содержащуюся в другой рабочей книге, используется следующий синтаксис: [Книга]Лист!Ячейка;
– вводя формулу связывания для ссылки на ячейку из другой рабочей книги, используйте имя этой книги, заключенное в квадратные скобки, за которым без пробелов должно следовать имя рабочего листа, затем!, а после него – адрес ячейки (ячеек).
Работа со сводными таблицами. Сводная таблица позволяет анализировать, обобщать и манипулировать данными, содержащимися в больших списках, базах данных, рабочих книгах, таблицах или других коллекциях данных. Сводные таблицы предлагают гибкий и интуитивный способ анализа данных.
Хотя данные, отображаемые в сводной таблице, выглядят как любые другие данные рабочего листа, нельзя непосредственно вводить или изменять их в области данных сводной таблицы. Сводная таблица связана с исходными данными, а то, что вы видите в ячейках таблицы, можно только читать. Однако в вашей власти изменить форматирование (формат числа, выравнивание, шрифт, границы или цвет фона и шрифта) и выбрать из множества видов вычислений такие варианты, как вычисление суммы, среднего значения, количества значений, максимальных и минимальных значений).
Сводную таблицу можно создать из нескольких источников. Чаще всего она создается на основе списка или базы данных Excel.
Терминология сводных таблиц:
– элемент – это подкатегория поля сводной таблицы или сводной диаграммы. Элементы определяются уникальными значениями в поле базы данных или в столбце рабочего листа Excel. В отчете сводной таблицы элементы отображаются в виде подписей строк или столбцов либо в списках полей страниц. В отчете сводной диаграммы элементы отображаются в виде подписей категорий или названий рядов данных в легенде либо в списках полей страниц;
– поле строки – поля из базового источника, которым в отчете сводной таблицы задана ориентация по строкам и которые отображаются в виде подписей строк. В макете отчета сводной таблицы поле строки отображается в области «Строка»;
– поле столбца – поля из базового источника данных, которым в отчете сводной таблицы задана ориентация по столбцам и которые отображаются в виде подписей столбцов;
– поле данных – поле из исходного списка или базы данных, содержащее обобщаемые данные. Поле данных обычно обобщает числовые данные, например статистику или объемы продаж, но базовые данные также могут быть текстовыми;
– поле страницы – поле, которому задана ориентация страницы (фильтра). При выборе очередного элемента в поле страницы изменяется весь отчет сводной таблицы и отображаются только те обобщенные данные, которые связаны с выбранным элементом.
Построение сводной диаграммы. Отчет сводной диаграммы – это интерактивная диаграмма, которую можно использовать, подобно отчету сводной таблицы, для просмотра в графическом виде данных и их организации. Отчет сводной диаграммы всегда связан с отчетом сводной таблицы в той же книге и включает все исходные данные из связанного отчета.
Для построения отчета сводной диаграммы по умолчанию используется гистограмма, но при желании можно выбрать любой другой тип диаграммы, кроме точечной, пузырьковой и биржевой.
Создание базы данных. База данных (или список) – это таблица, в которой не должно быть пустых строк.
1. Строка базы данных называется записью. Столбец таблицы называется полем. Каждая запись состоит из значений полей.
2. Первая строка базы данных – это названия полей. После названия полей не должно быть пустой строки.
3. Обычно первое поле – номер, который используется для нумерации записей.
4. База данных редактируется как обычная таблица.
5. Итоговые данные отделяются пустой строкой.
Сортировка записей в базе данных. Сортировка означает расположение записей по возрастанию или убыванию значений какого-либо столбца.
Выборка (или фильтрация) – это процедура, в результате которой в таблице остаются только записи, удовлетворяющие поставленному условию (или критерию).
Существует два способа выборки:
– Автофильтр (в этом случае выборка выполняется по значению одного любого поля);
– Расширенный фильтр (выборка может быть выполнена по значениям нескольких полей.
Выборка записей с помощью расширенного фильтра. Технология работы с расширенным фильтром состоит в следующем:
– формируются три зоны: исходная таблица, зона критерия, зона выборки;
– в каждой зоне первая строка – строка заголовка исходной таблицы;
– в зоне критерия задается условие выборки;
– вызывается режим Расширенный фильтр, в котором вводятся диапазоны всех зон.
В результате в зоне выборки автоматически появятся записи, удовлетворяющие критерию.
Программа Excel предоставляет возможность строить диаграммы различных видов для наглядного представления табличных данных.
При создании диаграмм можно выделить три этапа:
1. Построение диаграммы с помощью Мастера диаграмм.
2. Выполнение операций с готовой диаграммой.
3. Форматирование элементов диаграммы.
Обмен данными между Excel и Word. В среде ОС Windows существует три технологии обмена данными:
1. Простое копирование (с помощью буфера обмена).
2. Связывание (метод специальной вставки).
3. Внедрение (вставка объекта Excel в документ Word). Первые две технологии используют буфер обмена, третья не использует.