Общие вопросы:
1 Основные термины, используемые в документообороте.
2 Функции документов.
3 Принципы организации документооборота.
4 Виды документов в организациях и их краткая характеристика.
5 Классификация документов
6 Перечень основных документов по качеству в организации
7 Назначение выбранного документа по качеству.
8 Требования к его содержанию и оформлению выбранного документа по качеству.
9 Порядок разработки, использования, изъятия/уничтожения выбранного документа по качеству.
10 Поступающие (входящие) документы в организации
11 Отправляемые (исходящие) документы в организации
12 Внутренние документы в организации
13 Основные этапы документооборота
Требования к оформлению курсовой работы
Оформление содержания
По ГОСТ 7.32-2001 заголовок СОДЕРЖАНИЕ пишется заглавными буквами посередине строки.
Содержание включает введение, наименование всех глав, параграфов, пунктов, заключение, список использованных источников и наименование приложений с указанием номеров страниц, с которых начинаются эти элементы работы.
По ГОСТ 2.105-95 наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы.
Наименования структурных элементов работы "Введение", "Заключение", "Список использованных источников" служат заголовками и не нумеруются.
Названия разделов основной части работы определяются темой работы.
Оформление заголовков
Текст основной части разбивают на разделы, подразделы и пункты. Пункты, при необходимости, могут делиться на подпункты. При делении текста на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт содержал законченную информацию.
По ГОСТ 7.32-2001 заголовки структурных элементов работы располагают в середине строки без точки в конце и печатают заглавными буквами без подчеркивания. Каждый структурный элемент следует начинать с новой страницы.
Главы обычно нумеруют. Главы могут делиться на параграфы, которые в свою очередь могут делиться на пункты и подпункты (и более мелкие разделы).
Номер параграфа состоит из номеров главы и параграфа в главе, разделенных точкой. В конце номера точка не ставится. Аналогичным образом нумеруются и пункты в параграфе (например: 2.4.2 Анализ результатов). Не рекомендуется наличие в главе всего одного параграфа, а в параграфе - одного пункта. Заголовки параграфов, пунктов и подпунктов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Переносы слов в заголовках не допускаются.
Расстояние между заголовком и текстом равно одной пустой строке. Расстояние между заголовками главы и параграфа - 2 интервала (8 мм).
Оформление рисунков
Все иллюстрации (чертежи, схемы, графики, диаграммы, компьютерные распечатки, фотоснимки) именуются рисунками.
Иллюстрации могут быть в компьютерном исполнении, в том числе и цветными.
Количество иллюстраций (рисунков), помещенных в тексте работы, определяется ее содержанием и должно быть достаточным для того, чтобы придать излагаемому материалу наглядность.
Иллюстрации, расположенные на отдельных страницах, включаются в общую нумерацию страниц. Фотоснимки размером меньше формата А4 должны быть наклеены на стандартные листы белой бумаги.
По ГОСТ 7.32-2001 на все рисунки в тексте должны быть даны ссылки. Рисунки должны располагаться непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Рисунки нумеруются арабскими цифрами, при этом нумерация сквозная, но допускается нумеровать и в пределах раздела (главы). В последнем случае номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой (например:Рисунок 1.1). При ссылке на рисунок следует писать "... в соответствии с рисунком 2". Подпись к рисунку располагается под ним посередине строки. Слово «Рисунок» пишется полностью. Рисунок обязательно должен включать название. В этом случае подпись должна выглядеть так: Рисунок 2 - Структура фирмы. Точка в конце названия не ставится.
Рисунок 1 – Химический состав нефти
Если в работе есть приложения, то рисунки каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением впереди обозначения приложения (например: Рисунок А.3).
Оформление таблиц
По ГОСТ 7.32-2001 на все таблицы в тексте должны быть ссылки. Таблица должна располагаться непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. Располагают ее так, чтобы было удобно рассматривать без поворота или с поворотам по часовой стрелке.
Все таблицы нумеруются (нумерация сквозная, либо в пределах раздела - в последнем случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера внутри раздела, разделенных точкой (например:Таблица 1.2).Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением впереди обозначения приложения (например: Таблица В.2). Слово «Таблица» пишется полностью. Наличие у таблицы собственного названия обязательно. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире (например:Таблица 3 - Доходы фирмы). Точка в конце названия не ставится.
Если в документе одна таблица, то она должна быть обозначена "Таблица 1", если она приведена в приложении В - "Таблица В.1"
При переносе таблицы на следующую страницу название помещают только над первой частью, при этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не проводят. Над другими частями также слева пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы (например: Продолжение таблицы 1).
Таблицу с большим количеством столбцов допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. Если строки и столбцы таблицы выходят за формат страницы, то в первом случае в каждой части таблицы повторяется головка, во втором случае - боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером столбцов и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами столбцы и(или) строки первой части таблицы.
Пример построения таблицы:
Таблица__________ ___________
номер название
Голова
Заголовки граф
Подзаголовки граф
Строки (горизонтальные
ряды)
Боковик (графа графы (колонки)
для заголовка)
Заголовки столбцов и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки столбцов - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков столбцов и строк точки не ставят. Разделять заголовки и подзаголовки боковых столбцов диагональными линиями не допускается.
Заголовки столбцов, как правило, записывают параллельно строкам таблицы, но при необходимости допускается их перпендикулярное расположение.
Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей. Но головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.
Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами "То же ", а далее кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химическихсимволов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.
Следует учесть, что составление таблиц с использованием только относительных величин (процентов, долей и др.) считается неправильным. В таблицах должны быть приведены исходные данные, а затем уже рассчитаны и проставлены в соседних графах относительные величины. Если все данные таблицы выражаются одной общей единицей измерения, то такая единица может быть указана один раз над таблицей с правой стороны строчными буквами под названием.
Оформление примечаний
Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала.
Слово "Примечание" следует печатать с прописной буквы с абзаца и не подчеркивать.
По ГОСТ 7.32-2001 примечания размещают сразу после текста, рисунка или в таблице, к которым они относятся. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и идет текст примечания. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами без точки.
Пример
Примечание - _____
или:
Примечания
1 ________________
2 ________________
Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей ее окончание.
Примечания можно оформить в виде сноски. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски выполняют надстрочно арабскими цифрами со скобкой. Допускается вместо цифр выполнять сноски звездочками «*». Применять более трех звездочек на странице не допускается. Сноску располагают в конце страницы с абзацного отступа, отделяя от текста короткой горизонтальной линией слева.