Полезно заранее определить примерные требования к размерности проектов и детальности планирования, организационной структуре управления и отчетности. Сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми? Каково примерное количество задач в одном проекте? Сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте и как будут разделяться ресурсы между проектами?
Кроме того, на выбор пакета могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области. Например, специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т.п.
Немаловажными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать ПО. Пакеты обладающие большими возможностями требуют, как правило более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения.
Однако, прежде чем переходить к особенностям того или иного пакета, необходимо еще раз отметить, что каждая из рассматриваемых ниже программ содержит полный набор базовых функциональных возможностей систем данного класса.
Основные пакеты программного обеспечения.
Итак, имея в виду вышесказанное, рассмотрим далее основные возможности доступных на Российском рынке пакетов. Начнем с более простых и дешевых пакетов и постепенно перейдем к системам, предлагающим решения для более искушенных пользователей.
1. Microsoft Project является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой УП. Во многих западных компаниях MS Project стал привычной добавкой к Microsoft Office даже для рядовых сотрудников, которые используют его для планирования графиков несложных комплексов работ. Предпоследней версией системы является MS Project 4.1 for Windows 95 (цена на Российском рынке около $600).
Отличительной особенностью пакета является его простота. Разработчики MS Project не стремятся вложить в пакет более сложные алгоритмы календарного или ресурсного планирования. В то же время значительное внимание уделяется использованию современных стандартов, позволяющих эффективно интегрировать пакет с другими приложениями. Например, поддержка стандартов ODBC и OLE 2.0 упрощает задачи интеграции бизнес-приложений.
Поддержка Microsoft Mail и Microsoft Exchange позволяет облегчить и систематизировать групповую работу с проектами. Настройка сообщений для команды проекта включает возможность определения состава проектных данных пересылаемых участникам проекта по электронной почте и установку ограничений на коррекцию пересылаемой информации получателями. Хранение проектов в папках Exchange обеспечивает дополнительные средства разграничения доступа к файлам проектов.
Для быстрого включения в работу начинающего пользователя MS Project предоставляет, кроме обычных средств помощи, также возможность пошаговой разработки проекта (Create Your First Project и Cue Cards) и интеллектуальной подсказки (Answer Wizard). К сожалению, Project пока не русифицирован, так что для эффективного использования этих средств необходимо знание английского языка, включая специфическую терминологию управления проектами.
Среди достоинств пакета также следует отметить достаточно удобные и гибкие средства создания отчетов. Основные типы отчетов могут быть выбраны из заготовок (Report Gallery). Возможность одновременно иметь до шести планов для каждого проекта позволяет повысить эффективность анализа. В то же время MS Project предоставляет минимальный набор средств для планирования и управления ресурсами. Дополнительные возможности Project также включают импорт/экспорт данных в форматах ASCII, CSV, Excel, Lotus 1-2-3, dBASE и FoxPro, средства записи макрокоманд, Visual Basic. Отметим также, что MS Project 4.1 является 32-битным приложением, более эффективно использующим ресурсы Windows 95.
Microsoft Project-98 - легкая, гибкая, мощная система календарного планирования и управления проектами. Microsoft Project-98 - удачный компромисс между легкостью применения системы и глубиной доступных управленческих функций.
В новой версии существенно расширены функции планирования, контроля и анализа исполнения проектов, добавлены функции по обеспечению групповой работы на уровнях: руководитель – менеджеры, менеджер – менеджер, менеджер - исполнители.
Система помогает решать Ваши проблемы на всех стадиях жизненного цикла проекта:
Планирование:
* развитая система описания свойств задач и их взаимосвязей позволяет построить модель, максимально приближенную к реальности;
* гибкие средства ресурсного планирования и выравнивания перегрузок помогают наиболее оптимально распределить задачи между исполнителями; по существующим методикам Вы можете не только рассчитать стоимость проекта, но и проанализировать возможные пути ее уменьшения;
* использование общего пула ресурсов и консолидированный анализ группы проектов позволят осуществить оптимизацию плана проекта в рамках всей организации.
* контроль исполнения автоматизированные средства подготовки отчетов, развитая система сбора информации от членов проекта дают возможность всегда иметь достоверные сведения о состоянии проекта;
* возможно "запоминать" текущее состояние проекта для дальнейшего анализа (до 10 снимков).
Анализ:
* мощные, встроенные средства анализа текущего состояния проекта и тенденций его развития позволяют определить тот момент, когда необходимо оперативное вмешательство в ход исполнения проекта;
* широкие возможности импорта / экспорта данных (MS Excel, MS Access, ODBC) обеспечивает возможность применения внешних программ для дополнительного анализа. Управление изменениями Вы можете спрогнозировать последствия корректирующего воздействия на текущий проект и проекты организации, оценить его эффективность;
* приняв решение, вы сможете быстро довести его до исполнителей и проконтролировать его выполнение.
Завершение:
* система позволит не только подготовить итоговые документы, проанализировать эффективность реализации проекта, но и сохранить проект в архиве. В дальнейшем Вы можете использовать проект или его фрагменты.
Использование в качестве языка макросов MS Visual Basic 5.0 for Applications и открытый формат данных открывает широкие возможности для разработки пользовательских функций и интеграции Microsoft Project-98 с программным обеспечением, используемым в организации.
Отличительной особенностью Microsoft Project является реализация концепции многопроектного планирования и широкие возможности по организации групповой работы:
1. Менеджер проекта может использовать существующую инфраструктуру электронной почты для связи с членами своей рабочей групп с целью:
* назначения задач и согласования сроков их исполнения (можно указывать как стандартные поля: наименование задачи, дата начала, окончания, трудоемкость, - так и пользовательские поля);
* оповещения об изменениях по проекту;
* получения информации от исполнителей о ходе выполнения задач (сколько часов отработано по данной задаче, предположительное время завершения и др.).
При интеграции почтовой службы исполнителя с программой Microsoft Outlook, задачи, посылаемые менеджером проекта, включаются в календарь исполнителя.
2. Используя корпоративный Web-сайт (или Personal Web-site из комплекта Microsoft Project-98) можно эффективно организовать групповую работу. При этом реализуются все функции, что и при использовании электронной почты.
Существует возможность сохранить информацию по всему проекту в виде публикации на Web-сайте для доступа к ней всех участников проекта.
Информация о ходе выполнения проекта, поступившая от исполнителей, автоматически интегрируется в календарный план проекта, что существенно облегчает работу менеджера.
3. Вы можете реализовать функцию последовательного согласования текущего проекта, послав план проекта по электронной почте одному адресату или группе, указав порядок прохождения.
4. Возможность вставлять в качестве отдельных задач внешние проекты открывает значительные возможности по:
* структуризации проектов;
* распределению ответственности за составные части сложных проектов между разными менеджерами;
* проведению консолидированного планирования и анализа по группам независимых проектов или проектам, использующих общие ресурсы.
В настоящее время более 2 миллионов пользователей во всем мире используют Microsoft Project для управления проектами.
MS Project может быть рекомендован для планирования несложных проектов пользователями непрофессионалами и новичками.
2. Time Line (Time Line Solutions)
Другое популярное решение в классе недорогих пакетов предлагают системы компании Time Line Solutions. Значительное распространение на Российском рынке получила русифицированная версия Time Line 1.0 для Windows. Кроме нее в настоящее время распространяется Time Line 6.5 for Windows ($695) - более мощная и сложная версия системы.
Time Line 1.0, подобно MS Project, содержит лишь минимально необходимые функции управления проектами, предоставляя пользователю-непрофессионалу максимально простые и ясные средства быстрого создания и расчета несложных проектов.
Пакет содержит полный набор функций управления проектами, однако, объем планируемых проектов, как и в MS Project, ограничен 10000 задач и 1000 видов ресурсов. Система предоставляет упрощенные алгоритмы ресурсного планирования.
Средства создания отчетов кроме табличных и графических (Ганта, PERT) позволяют получать календарный график, который представляет данные в хорошо знакомом руководителю формате настенного календаря.
Использование правил отбора позволяет напечатать индивидуальный рабочий календарь для групп сотрудников или каждого из сотрудников в отдельности. Данное средство может быть удобно для небольших проектов.
Для организации коллективной работы с данными проекта Time Line 1.0 может быть установлен как на рабочих станциях, так и на сервере сети.
В комплект поставки русской версии Time Line 1.0 входят дополнительные продукты Guide Line и Guide Line Maker, предназначенные для создания и использования инструкций по разработке проектов в конкретных предметных областях.
TimeLine 6.5 является более мощной версией системы управления проектами, принципиально отличающейся от версии 1.0 по ряду параметров.
Основными отличительными особенностями Time Line 6.5 являются реализация концепции многопроектного планирования в рамках организации, гибкие средства поддержки формирования отчетов и средства настройки на пользовательскую информационную среду. В Time Line 6.5 сняты ограничения на размерность проектов.
TimeLine 6.5 позволяет хранить все данные, касающиеся проектов организации в единой SQL базе данных, которая, кроме описания проектов и единого для организации списка ресурсов, содержит все элементы настроек управленческой среды принятой в компании для работы с проектами. Все основные объекты базы данных объединены в окне OverView в соответствующих разделах. С помощью данного окна можно просмотреть структуру базы данных проекта и осуществить доступ к любому элементу, а также создать свои пользовательские элементы в списках.
Полезной дополнительной возможностью системы являются средства создания собственных формул в электронной таблице Time Line.
Отдельный модуль импорта/экспорта позволяет обмениваться данными с другими пакетами УП (MS Project, CA-SuperProject, Time Line 1.0 for Windows и 5.0 для DOS), базами данных (dBASE) и электронными таблицами (Lotus).
На сегодняшний день в России распространяется англоязычная версия системы. Time Line 6.5 может быть рекомендован для планирования средних или комплексов малых проектов.
3. Primavera (Primavera Systems, Inc.)
Центральный программный продукт семейства Primavera, Primavera Project Planner (P3), хорошо известен в среде профессиональных менеджеров проектов во всем мире. Сегодня P3 (цена для американского рынка - $4000) применяется для управления средними и крупными проектами в самых различных областях, хотя наибольшее распространение данный продукт получил в сфере управления строительными и инженерными проектами.
Primavera Project Planner предоставляет достаточно стандартный для всех подобных систем графический интерфейс, но у P3 есть несколько дополнительных возможностей. Во-первых, это возможность группировки и упорядочивания работ по различным признакам на разных уровнях детализации проекта, что позволяет представить информацию в более удобном виде для конкретной управленческой ситуации. Например, используя данные средства, всю информацию по проекту можно сгруппировать по фазе проекта на первом уровне иерархии, по ответственному ресурсу на втором и отсортировать по дате начала работ на третьем. Для каждой группы могут быть заданы собственные шрифт и цвет (текста и фона), постраничное разбиение.
Другая полезная особенность - это возможность разбиения экрана по горизонтали на две части, каждая из которых может быть просмотрена независимо. Это дает возможность одновременно просматривать разные части проекта.
Кроме того, P3 имеет определенные отличия от других пакетов в средствах ресурсного планирования.
При описании ресурса могут быть указаны нормальное и максимальное количество наличия данного ресурса, а также его цена по шести временным интервалам. Ресурс может быть помечен как управляющий (объем назначения управляющего ресурса на задачу будет влиять на длительность ее выполнения). Например, определив, что рабочие - это управляющий ресурс, а бригадир - нет, можно добиться сокращения сроков выполнения задачи прокладка траншеи за счет назначения большего количества рабочих. Увеличение же количества бригадиров не повлияет на длительность работы.
При планировании загрузки ресурсов может возникнуть необходимость в описании нелинейного профиля потребления ресурса отдельной задачей. P3 дает возможность описать различные кривые распределения ресурса, предлагая девять стандартных кривых и возможность определить собственный профиль потребления, разбив временную фазу задачи на 10 периодов.
Средства автоматического перепланирования задач с учетом ограничений на ресурсы приобретают особую важность для крупных проектов, когда менеджер не в состоянии самостоятельно проанализировать причины нехватки ресурсов и найти решение для каждой конкретной работы. P3 позволяет выбрать режим перерасчета расписания и подобрать критерий перепланирования работ, обеспечивающий получение более короткого расписания. Среди режимов перерасчета можно выделить выравнивание вперед (определение возможной даты окончания проекта при заданной начальной дате), выравнивание назад (определение самой поздней допустимой даты начала проекта), сглаживание перегрузок ресурсов в рамках в временных резервов работ или в рамках заданного интервала.
Кроме того, имеется возможность перераспределять назначение работ между сгруппированными ресурсами.
К недостаткам средств ресурсного планирования можно отнести ограничение на количество календарей. Кроме главного календаря проекта, P3 позволяет описать лишь 30 дополнительных календарей, в то время как возможность задания индивидуальных графиков работы для каждого ресурса уже стало нормой в современных пакетах УП). Другое ограничение связано с количеством ресурсов (не более 120), контролируемых при выравнивании профиля загрузки ограниченных ресурсов.
Средства поддержки многопроектной среды управления в P3 включают возможность определения иерархии и права доступа к мастер-проекту и подпроектам. Менеджер-координатор проекта имеет право редактировать мастер-проект и все подпроекты. Менеджер подпроекта имеет право добавлять ресурсы в словарь ресурсов, но не удалять их и не изменять их цены. Если разрешение ресурсных конфликтов в рамках подпроекта требует данные другого подпроекта, менеджер может это сделать только при наделении его дополнительными полномочиями со стороны менеджера-координатора проекта. Однако, ресурсное планирование по всему проекту в целом может осуществляться только менеджером-координатором. Только он может определить связи между подпроектами. По сравнению со многими другими программными продуктами, которые также дают возможность многопроектного управления, отличительной особенностью P3 является подробное описание принципов многопроектного управления в документации, где они рассматриваются с двух точек зрения: менеджера-координатора проекта и менеджера подпроекта (хотя считается, что тема мультипроектного управления требует дополнительного учебника).
Кроме P3, компанией Primavera Systems поставляется облегченная система для УП - SureTrak ($700). Этот программный продукт ориентирован на небольшие проекты, подпроекты, работу конкретных исполнителей с фрагментами проектов. SureTrak имеет те же средства, что и P3 в плане организации проекта по кодам и фильтрации информации, установки ограничений и расчета расписания, но в то же время существует ряд ограничений и дополнительных возможностей.
Из ограничений следует отметить отсутствие средств многопроектного управления и фрагментации проектов, меньшую размерность проектов, более скромные средства создания отчетов. Однако, в SureTrak появились календари ресурсов и, как следствие возможность расчета длительностей работ с учетом согласования календарей исполнителей(ожидается, что календари ресурсов появятся и в следующей версии P3). Кроме того, у ресурсов появилась дополнительная категория - доход. SureTrak отличается от всех остальных продуктов Primavera тем, что он полностью русифицирован и поставляется вместе с руководством для пользователя на русском языке. SureTrak осуществляет импорт/экспорт файлов в форматах P3 и MS Project.
Таким образом, работая совместно, P3 и SureTrak предлагают масштабируемый подход к управлению проектами различного размера и сложности. Кроме вышеназванных продуктов из семейства Primavera интерес может представлять система анализа рисков проекта Monte Carlo for Primavera.
4. Spider Project.
Российская разработка - Spider Project ($948). По информации, полученной от специалистов, разрабатывающих и поддерживающих пакет (Spider Technologies Group), система была инсталлирована для управления несколькими десятками крупных проектов.
Данный пакет имеет несколько отличительных особенностей, позволяющих ему конкурировать с западными системами на крупных, промышленных проектах. Во-первых, это мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов. Тестирование известных пакетов УП (Artemis Views не тестировался) показало преимущество алгоритмов Spider Project по качеству составляемых планов выполнения работ при ограниченности имеющихся ресурсов. Для 32 из 100 проектов, участвовавших в тестировании, Spider Project составил более короткие расписания работ, а для остальных 68 его расписания не уступали лучшим из расписаний, составленных западными пакетами.
В пакете реализована возможность использования при составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов (пулы ресурсов), которая также позволяет получить более короткие расписания. Использование ресурсных пулов избавляет менеджера от необходимости жестко назначать исполнителей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов и из каких ресурсов это количество выбирать. Это позволяет и сократить непроизводительные простои ресурсов и облегчить работу проектного менеджера, избавляя его от необходимости производить утомительные на больших проектах оценки "что если".
Еще одной особенностью пакета является возможность использование нормативно-справочной информации - о производительностях ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимостях работ и ресурсов. Spider Project позволяет неограниченно наращивать число учитываемых в проектах показателей, создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные документы и базы данных, вводить любые формулы расчета. Возможность настройки системы позволяет пользователям получать от пакета не только расписание работ, графики загрузки ресурсов и стоимостные характеристики проекта, но и технологические характеристики составленных расписаний. Так например, в горнодобывающей промышленности пользователи Spider Project получили возможность планировать не только порядок выемки объемов руды, но и учитывать объемы отдельных компонентов, содержащихся в руде.
Превосходя многие западные пакеты по мощности и гибкости отдельных функций, Spider Project, в целом, уступает в области программной реализации (использование стандартов обмена данными, пользовательский интерфейс и т.д.). На сегодняшний день не завершен полный перевод системы в среду Windows. Пакет имеет Windows надстройку, ввод и отображение данных в диаграммах Ганта и PERT, однако программы расчета по-прежнему функционируют в DOS. Для создания пользовательских табличных отчетов по проекту необходимо использовать программу электронных таблиц AUTOPLAN (DOS версия), которая входит в поставку Spider Project.
Контрольные вопросы
1. Перечислите основные этапы становления методологии управления
проектами за рубежом.
2. Перечислите основные этапы становления методологии управления
проектами в нашей стране.
3. Приведите одно из определений понятия «Проект». Объясните тер-
мин «Управление проектами»?
5. В чем основные отличия традиционного менеджмента и управления
проектами?
6. Что такое окружение проекта и какое значение оно имеет для эффективности проекта?
7. Перечислите факторы ближнего и внешнего окружения проекта.
8. Дайте определение жизненного цикла проекта.
9. Перечислите фазы проекта.
10. Какие существуют классификационные признаки, на основе которых
осуществляется систематизация всей совокупности проектов?