Обработка исходящих и внутренних документов.

КОГПОБУ «Яранский аграрный техникум»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1

По документационному обеспечению управления

Студента 1 курса заочного отделения

Емашовой Дарьи Сергеевны

 

Учебный шифр 16455

Домашний адрес м. Опытное поле, Кировская обл., Яранский р-он, ул. Лесная, д. 27 кв. 1

Место работы ИП Муралева

Должность продавец

Работа выслана в заочное отделение «28 » марта 2017 г.

 

 

 

Оценка«» 2017 г.

Преподаватель Наймушина Тамара Анатольевна.

Функции документов.

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Выделяются функции общие и специальные:

Ø Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная;

Ø Специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция обусловлена тем, что в документе про­исходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа. Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержа­ние информационной функции. Документы, выполняя информационную функцию, обладают опре­деленной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством инфор­мации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

- ретроспективную (относящуюся к прошлому);

- оперативную (текущую);

- перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др. В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потреб­ности. Однако значение того или иного документа, выполняющего со­циальную функцию, может быть различным. Распорядительные доку­менты (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину. Государственные стандарты по оформлению документов также вы­полняют социальную функцию, так как ориентированы на использова­ние определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (от­раслью). Документы могут не только отражать процессы, происходя­щие в обществе, но и влиять на общественное развитие. Каждый документ может дать представление об определенной от­расли деятельности, характеристику социальных отношений. Но эта характеристика будет неполной, если изучать единичные документы. Социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, кото­рые относятся к одной отрасли деятельности, к одному периоду во вре­мени и в пространстве. Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организа­ция и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним. Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю). Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.). Многосторонний обмен информацией происходит с помощью доку­ ментов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.). В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, чис­ло пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, со­зданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управ­ленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систе­матизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справ­ках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленчес­кие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управле­ния.

В правовой функции документ выступает как регулятор различ­ных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предпри­ятия, организации. Правовая функция документа выражается в фикса­ции, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. Существует две группы документов, наделенных правовой функци­ей: 1) изначально обладающие ею; 2) приобретающие ее на время. В первую группу можно включить документы, устанавлива­ющие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотноше­ния или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты о­рганов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), су­дебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоря­жения, положения, уставы, инструкции, правила и др.), а также свиде­тельствующие о правоприменительной практике. Сюда же входят: до­ говорные документы, т. е. документы, фиксирующие договорные отношения; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих пра­воотношения, но имеющих определенный правовой статус (метричес­кие свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения лич­ности и т. п.), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения и др.). Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, про­куратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит из­дание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией. Неправовая документация используется как основание для приня­тия правовых актов. Так, плановая документация может быть основа­нием для принятия распорядительного документа, которым она утвер­ждается. На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые

Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки бу­дет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой ин­ формации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа. Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйствен­ной деятельности государства, его органов власти и управления. Доку­менты, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в кото­рых заранее разработана определенная структура представления информации. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оператив­ный - находят свое выражение путем составления статистических, фи­нансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информаци­онно-справочных документов. Учет необходим не только для выраже­ния количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее других документов показывают стадии пре­ образования информации и ее использования.

Обработка исходящих и внутренних документов.

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов:

-внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы)

-входящие (поступающие в организацию)

-исходящие (отправляемые в другие организации).

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. В случае если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

• составление чернового документа;
• подготовку проекта документа;
• его согласование (визирование);
• удостоверение документа;
• отправку документа.

Процесс обработки исходящих документов включает следующие этапы:

1. Составление проекта исходящего документа

2. Согласование проекта документа

3. Проверка правильности оформления документа

4. Подписание документа руководителем

5. Регистрация документа

6. Простановка индекса (номера) на документе

7. Проверка правильности адресования документа |

8. Отправка документа адресату

9. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Стоит заметить, что он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации (предприятия). Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю.

Руководитель предприятия в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается секретарю для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправленного письма или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшивается в дело с перепиской.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов будут:

• проверка правильности оформления проекта документа в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с установленными правилами;
• проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
• проставление исходящего регистрационного индекса;
• обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

• сортировку;
• вложение в конверты;
• адресование;
• сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

• правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
• наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙие количества экземпляров количеству адресатов;
• правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце кᴏᴛᴏᴩой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Внутренние документы – которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения (докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления).

Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

• составление проекта документа;

• согласование;

• проверка правильности оформления;

• подписание документа руководителем;

• регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:

• передача документа исполнителю;

• контроль его исполнения;

• исполнение;

• подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п) в установленные им сроки. Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Организационно - распорядительные документы контролирует служба ДОУ; документы других видов руководители или сотрудники соответствующих подразделений.