Характеристика архива АО «ЕВРАЗ НТМК»
Архив ОАО «ЕВРАЗ-НТМК» является подразделением отдела документационного обеспечения управления и подчиняется начальнику отдела документационного обеспечения управления.
Целью деятельности архива является комплектование архива документами и обеспечение их сохранности.
Архив ОАО «ЕВРАЗ-НТМК» находится на территории предприятия. Общая площадь архивохранилищ составляет 914 кв. м. в том числе:
Основное здание архива включает в себя 6 архивохранилищ: А, Б, В, Г, Д, Е и антресольное помещение Ж. Площадь архивохранилищ А, Б, В составляет 234 кв. м. Площадь архивохранилищ Г, Д, Е и Ж составляет 450 кв. м..
Дополнительно основное помещение архива имеет 5 рабочих комнат для сотрудников, приемную для посетителей, читальный зал и подсобное помещение. Общая площадь здания составляет 801 кв. м. Архивохранилище, расположенное в здании управления комбината – площадь составляет 80 кв. м..
В здании центральной лаборатории комбината (корпус 3) хранятся бухгалтерские документы, временного хранения, поступающие из Тагилбанка. Площадь составляет 150 кв. м..
Анализ локальных нормативно-правовых актов в деятельности архива АО «ЕВРАЗ НТМК»
2.1 Анализ локальных нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность архива АО «ЕВРАЗ-НТМК»
Одним из локальных нормативно-правовых актов, которые регулируют деятельность архива АО «ЕВРАЗ-НТМК», является Стандарт организации СТО 102-225 М – 2017 «Системы менеджментов. Хранение документов», который играет роль инструкции по делопроизводству.
Данный Стандарт устанавливает порядок хранения документов в структурных подразделениях АО «ЕВРАЗ-НТМК», а также дочерних обществ и учреждений АО «ЕВРАЗ-НТМК».
Стандарт ссылается на ГОСТ Р7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
В данном стандарте, в соответствии с ГОСТ Р7.0.8, применены термины с соответствующими определениями. Всего их 24: акт, внутренняя опись дела, дело, документ, документ постоянного срока хранения, документ временного срока хранения, дубликат документа, заголовок дела, индекс дела, копия документа, лист заверитель дела, номенклатура дел, ноу-хау, оперативное хранение документов, опись дел структурного подразделения, оформление дела, переходящее дело, подлинник документа, срок хранения документа, уничтожение документов, формирование дела, хранение документов, экспертиза ценности документов, электронное дело.
Теперь проведем сравнительный анализ Стандарта и типовой Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 года № 25008 и утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 года № 68) в плане деятельности архива.
Данный стандарт состоит из предисловия и 12 разделов:
1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Термины и определения
4 Основные положения
5 Номенклатура дел
6 Формирование дел
7 Оперативное хранение дел в структурных подразделениях
8 Подготовка дел к архивному хранению
9 Порядок передачи дел на архивное хранение
10 Порядок изъятия дел
11 Порядок уничтожения дел временного хранения
12 Ответственность
Среди них наиболее важными разделами, в деятельности архива АО «ЕВРАЗ-НТМК», являются разделы «Подготовка дел к архивному хранению», «Порядок передачи дел на архивное хранение», «Порядок изъятия дел», «Порядок уничтожения дел временного хранения».
Раздел 9 «Порядок передачи дел на архивное хранение»
В архив ЕВРАЗ НТМК принимаются дела структурных подразделений, а также дела дочерних Обществ и учреждений АО «ЕВРАЗ НТМК».
Дела передаются в архив согласно графику сдачи дел из структурных подразделений, составленному архивом и утвержденному ежегодным Приказом Управляющего директора ЕВРАЗ-НТМК.
Передача дел осуществляется строго по описям.
При приеме дел, на обоих экземплярах описи вносится запись о приеме дел на хранение, где цифрами и прописью указывается количество принятых дел.
В типовой Инструкции по делопроизводству в данном разделе говорится следующее:
10.2.1. В архив федерального органаисполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится толькопо описям дел.
10.2.2. Дела с исполненными документамипостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архивфедерального органа исполнительной власти после истечения двухлетнего срока иххранения и использования в структурном подразделении.
10.2.3. Дела временного (до 10 летвключительно) хранения передаче в архив федерального органа исполнительнойвласти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях ипо истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
10.2.4. Передача дел в архив федеральногооргана исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом,согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденномуруководителем службы ДОУ.
10.2.5. В период подготовки дел структурнымподразделением к передаче в архив федерального органа исполнительной властисотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформленияи соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных всоответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. Всевыявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работникиструктурного подразделения обязаны устранить.
10.2.6. Прием каждого дела производитсязаведующим архива федерального органа исполнительной власти в присутствииработника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описипротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. Вконце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема -передачи дел, а также подписи заведующего архивом федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив федерального органа исполнительном власти передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Исходя из этого можно сказать, что раздел в обоих документах полностью совпадает.
Раздел 10 «Порядок изъятия дел»
В данном разделе указано, на каком основании может производится изъятие дел из архива АО «ЕВРАЗ-НТМК».
Изъятие документов из дел может производится только на основании письменных запросов компетентных органов, и в строгом соответствии с Инструкцией о порядке предоставления АО «ЕВРАЗ-НТМК» информации по запросам.
Раздел 11 «Порядок уничтожения дел временного хранения»
Уничтожение документов, включенных в акт об уничтожении и одобренных экспертной комиссией, производится структурными подразделениями в соответствии с Регламентом по обращению с отходами и потребления в ОАО «ЕВРАЗ НТМК».
Разделы 10, 11 в Типовой Инструкции отсутствуют.
Еще одним локальным нормативно-правовым документом, который регулирует деятельность архива АО «ЕВРАЗ НТМК», является Положение об архиве отдела документационного обеспечения управления.
Положение об архиве разработано на основе Типового положения об архиве. Положение утверждено Начальником административного управления Д. В. Матюшиным. Утверждено оно было в 2015 году и имеет срок до 2020 года Сверху по центру указывается полное наименование организации. Для сравнительного анализа Положения было взято Типовое положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия от 18 августа 1992 года № 176. Положение не является обязательным, однако носит рекомендательный характер. Сравним структуру и содержание данных Положений. В структуре этих документов есть следующие разделы: «Общие положения», «Задачи и функции архива», «Ответственность заведующего архивом». Однако в примерном Положении имеются еще два раздела, которых нет в действующем положении, это раздел «Состав документов архива» и «Права архива». Данные разделы необходимо включить в действующее положение об архиве АО «ЕВРАЗ НТМК».
Раздел «Состав документов архива», согласно типовому положению может иметь следующее содержание:
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и поличному составу учреждений-предшественников.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации.
2.4. Личные фонды ведущих работников организации, поступившие в архив.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.
Раздел «Права архива» может иметь следующее содержание:
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации при подготовке к передаче в архив.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
Теперь сравним содержание каждого из разделов Положений. Раздел «Общие положения» в целом соответствует рекомендациям, однако есть отличия в цели деятельности и требованиям к должности заведующего архивом.
В действующем положении целью деятельности архива является комплектование архива документами и обеспечение их сохранности, при этом в примерном Положении о цели деятельности архива ничего не сказано.
Сравним задачи архива:
Основными задачами архива являются (таблица 2):
Таблица 2 Основные задачи архива
| Архив АО «ЕВРАЗ НТМК» | Примерное положение |
| 2.1.1. Организация и ведение архивного дела в АО «ЕВРАЗ НТМК» | 3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения |
| __________ | 3.1.2. Учет и обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве. |
| _________ | 3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ. |
| ___________ | 3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения. |
Таким образом в действующем положении определена всего одна задача, между тем как в примерном положении там есть еще 3 задачи. Следовательно, проанализировав содержание этого раздела в Положениях, можно свидетельствовать о том, что необходимо порекомендовать специалистам архива дополнить эту часть, за счет конкретизации задач архива.
Сравним функции архива.
Архив в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции (таблица 3)
Таблица 3 Функции архива
| Положение об архиве АО «ЕВРАЗ НТМК» | Примерное положение |
| 2.2.1 Комплектование архива документами АО «ЕВРАЗ НТМК» постоянного хранения | 3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой |
| 2.2.2. Прием, регистрация, систематизация, организация хранения и использование документов АО «ЕВРАЗ НТМК» | 3.2.2. разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение. |
| 2.2.3. Составление научно-справочного аппарата, необходимого для учета и использования архивных документов (описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры) | 3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ |
| 2.2.4. Составление учетных документов (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, карточки архивного фонда, дела фондов). | 3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел; |
| 2.2.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, оформления дел, составления описей и подготовке к сдаче дел в архив. | 3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива; |
| 2.2.6. Контроль своевременного поступления в архив документов, законченных делопроизводством. | 3.2.6. Организует использование документов: - информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; - выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; - Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки - ведет учет использования документов, хранящихся в архиве; -а |
| 2.2.7. Экспертиза ценности документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения. | 3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения; |
| 2.2.8. Составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также актов о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли | 3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения; |
| 2.2.9. Ежегодное представление в отдел по делам архивов администрации города Нижний Тагил сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве. | 3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения; |
| 2.2.10 Составление установленной отчетности об использовании документов архивного фонда, количестве выданных справок и копий документов на основе данных имеющихся в документах архива. | 3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме; |
| 2.2.11. Оказание помощи работникам структурных подразделений АО «ЕВРАЗ НТМК» в поиске документов, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших в архив. | 3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации. |
| 2.2.12. Выдача в установленном порядке документов или их копий заинтересованным организациям во временное пользование, а также для работы в читальном зале. | ________________________ |
| 2.2.13. Участие в проверках по ведению делопроизводства и организации хранения документов в структурных подразделениях АО «ЕВРАЗ НТМК». | ________________________ |
В целом функции в действующем Положении и в примерном Положении полностью соответствуют.
В отличии от действующего Положения об архиве АО «ЕВРАЗ НТМК», в примерном Положении предусмотрен такой раздел, как «Права архива», состоящий из двух пунктов. Его содержание имеет следующий вид:
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.
4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
Продолжая анализ, мы обращаем внимание на небольшое отличие раздела 5 «Ответственность заведующего архивом» в обоих положениях. Отличие состоит в том, что в примерном Положении, в данном разделе, состоит из одного пункта. В действующем Положении, этот раздел имеет 2 пункта. Их содержание следующее:
В примерном Положении:
5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
В действующем положении архива АО «ЕВРАЗ НТМК»:
5.1. Полностью совпадает с этим же пунктом в примерном Положении.
5.2. Заведующий архивом несет ответственность за неисполнение и/или ненадлежащее исполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных настоящим Положением и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, с которыми работник ознакомлен под роспись.
Еще одно отличие между Положениями состоит в том, что в Положении об архиве АО «ЕВРАЗ НТМК» есть еще 2 раздела: «Права заведующего архивом» и «Должностные обязанности заведующего архивом».
Исходя из вышесказанного можно сказать, что Положение об архиве Акционерного общества «ЕВРАЗ НТМК» полностью соответствует примерному Положению об архиве государственного архивного учреждения, организации, предприятия, но его можно доработать, дополнив в него разделы «Состав документов архива» и «Права архива» а также конкретизировав задачи деятельности архива АО «ЕВРАЗ НТМК».