Подлинник (официального) документа - это первый или единичный экземпляр официального документа. К подлиннику приравнивается дубликат, т.е. повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки. В отношении личных документов используется термин "подлинный документ", а не "подлинник".
Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию.
Так, в подлиннике должны представляться правоустанавливающие документы, если лицо в соответствии с решением суда может утратить право, в подтверждение которого представлялся данный документ, например свидетельство о браке в случае его расторжения.
Копии должны быть надлежащим образом заверены. Понятие "надлежащее заверение копий" недостаточно определенно. Удостоверить соответствие копии подлиннику можно несколькими способами. Самым надежным из них является свидетельствование верности копий документов и выписок из них нотариусом (ст. ст. 35, 36, 77 Основ законодательства РФ о нотариате). Копии могут заверяться компетентным должностным лицом той организации, от которой исходят документы.
Современные возможности техники, с одной стороны, позволяют абсолютно точно воспроизводить внешний вид документа без каких-либо искажений, с другой стороны, столь же качественно менять или искажать содержание документа. Таких примеров достаточно в судебной практике.
В связи с этим целесообразно в любом случае требовать представления подлинника документа, а после ознакомления с ним судья может подтвердить своей подписью тождественность текстов по аналогии.
Во время ознакомления с письменными доказательствами между сторонами и другими лицами, участвующими в деле, может возникнуть спор о подлоге документа. Возможны различные формы подлога письменного доказательства: изменение даты, подделка подписи, изменение части содержания, составление документа в целом от имени организации или лица, которое его в действительности не выдавало, подделка штампа, печати, исправление цифр. Подложный документ искажает действительное состояние и существование фактов. Спор о подлоге документа встречается чаще всего по делам о взыскании долга по договору займа, подтверждаемому распиской должника.
Заявление о подлоге подлежит проверке суда. Подложность документа выявляется путем исследования других средств доказывания, для чего могут быть затребованы иные доказательства либо назначена экспертиза. Как правило, суды приходят к необходимости назначения почерковедческой или криминалистической экспертизы для определения факта подчистки, исправления, подделки либо факта исключения выполнения документа конкретным лицом.
В ранее действовавшем гражданском процессуальном законодательстве не было норм, регулирующих порядок изъятия образцов почерка, других письменных доказательств для направления их на почерковедческую экспертизу вместе с оспариваемым документом. Суды в этих случаях прибегают к субсидиарному (дополнительному) применению аналогичных норм, регулирующих порядок получения образцов почерка в уголовном процессе. В ГПК 2002 г. данное действие предусмотрено.
В случае оспаривания подлинности подписи на документе или ином письменном доказательстве лицом, подпись которого имеется на нем, суд вправе получить образцы почерка для последующего сравнительного исследования. О необходимости получения образцов почерка выносится определение суда. Получение образцов почерка судьей или судом может быть проведено с участием специалиста. О получении образцов почерка составляется протокол, в котором отражаются время, место и условия получения образцов почерка. Протокол подписывается судьей, лицом, у которого были получены образцы почерка, специалистом, если он участвовал в совершении данного процессуального действия (ст. 81 ГПК).
Подлинные документы, имеющиеся в деле, могут быть возвращены по ходатайству лиц, их представивших, после вступления решения суда в законную силу, при этом в деле остаются засвидетельствованные судьей копии документов. До вступления решения в законную силу доказательства могут быть возвращены предоставившим их лицам, если суд найдет это возможным (ст. 72 ГПК).
Способом исследования письменных доказательств, т.е. способом познания содержащихся в них сведений, может быть их прочтение. Исследование осуществляется, как правило, в судебном заседании. Вместе с тем судом может быть проведено исследование письменных доказательств по месту их нахождения в случае невозможности или затруднительности доставки их в суд при подготовке дела к судебному разбирательству (ст. 150 ГПК).
Если письменное доказательство выполнено способом письма, затруднительным для прочтения суда (шифром, стенографией, тайнописью и т.д.), суд прибегает к помощи специалиста для получения необходимой консультации и разъяснений.
В гражданском процессуальном законе установлены особые процессуальные гарантии охраны тайны личной переписки и телеграфных сообщений граждан. Она может быть оглашена в открытом судебном заседании только с согласия лиц, между которыми эта переписка происходила. В противном случае такая переписка оглашается и исследуется в закрытом заседании (ст. 182 ГПК).
Необходимо отличать письменные доказательства от объяснений сторон, других лиц, участвующих в деле, показаний свидетелей, заключений экспертов, даваемых в письменном виде. Последние являются личными доказательствами в письменном виде, а не письменными доказательствами.
Письменные доказательства представляются сторонами и иными лицами, участвующими в деле. Суд может по ходатайству лиц, участвующих в деле, истребовать письменные доказательства от других лиц. Они обязаны представить истребуемое доказательство в установленный судом срок. Должностные лица или граждане, не имеющие возможности представить истребуемое доказательство вообще или в установленный судом срок, должны известить об этом суд в течение пяти дней со дня получения запроса с указанием причин. В случае неизвещения суда, а также в случае невыполнения требования суда о представлении доказательства по причинам, признанным судом неуважительными, на виновных должностных лиц или на граждан, не являющихся лицами, участвующими в деле, налагается штраф. Наложение штрафа не освобождает соответствующих должностных лиц и граждан, владеющих истребуемым доказательством, от обязанности представления его суду (ч. 4 ст. 57 ГПК).
Письменные доказательства или протоколы их осмотра, которые были составлены в ходе обеспечения доказательств, выполнения судебного поручения или проведения осмотра на месте, оглашаются в судебном заседании и должны быть представлены лицам, участвующим в деле, представителям, а в случае необходимости - экспертам, свидетелям, специалистам (ст. 181 ГПК).
В качестве метода оценки письменных доказательств выступает логический прием сравнения их между собой и с другими доказательствами по всем характеристикам: времени и условиям происхождения, способу отражения сведений и хранения, глубине и точности изложения фактов, отсутствию противоречий между отдельными письменными доказательствами.
При оценке документов или иных письменных доказательств суд обязан с учетом других доказательств убедиться в том, что такие документ или иное письменное доказательство исходят от органа, уполномоченного представлять данный вид доказательств, подписаны лицом, имеющим право скреплять документ подписью, содержат все другие неотъемлемые реквизиты данного вида доказательств. В ГПК значительное внимание уделяется оценке именно письменных доказательств (ч. ч. 5, 6, 7 ст. 67 ГПК).
Так, при оценке копии документа или иного письменного доказательства суд проверяет, не произошло ли при копировании изменение содержания копии документа по сравнению с его оригиналом, с помощью какого технического приема выполнено копирование, гарантирует ли копирование тождественность копии документа и его оригинала, каким образом сохранялась копия документа.
Суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа, и представленные каждой из спорящих сторон копии этого документа не тождественны между собой, и невозможно установить подлинное содержание оригинала документа с помощью других доказательств.
Объяснения сторон и других заинтересованных лиц, а также показания свидетелей помогают устранить противоречия в письменных доказательствах, выбрать из них наиболее правильную и верную информацию.