Общая характеристика понятия «контроль» в менеджменте

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Теория менеджмента»

на тему: «Сущность и виды управленческого контроля»

Содержание

 

Введение
Глава 1. Теоретические основы управленческого контроля как функции менеджмента
1.1. Общая характеристика понятия «контроль» в менеджменте
1.2. Классификация видов управленческого контроля
1.3. Этапы процесса управленческого контроля
Глава 2. Анализ осуществления управленческого контроля на примере ООО «Центр Реклама»
2.1. Общая характеристика предприятия ООО «Центр Реклама»
2.2. Особенности постановки внутреннего (управленческого) контроля ООО «Центр Реклама»
2.3. Предложения по оптимизации управленческого контроля на примере ООО «Центр Реклама»
Заключение
Список литературы
Приложение

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы работы определяется тем, что в функцию контроля входят сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения поставленных целей. Появление отклонений в деятельности организации от плана может потребовать срочных решений, что осуществляется через функцию координации и регулирования.

Контроль бывает сплошной или выборочный, нормальный или усиленный, внешний или внутренний. Контроль позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде фирмы факторы, которые могут оказать влияние на ее деятельность, а также необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать. Контроль помогает отслеживать недостаточно четко выра­женные тенденции развития, их направление и глубину и создавать более обоснованные планы, своевременно выявить нарушения, ошиб­ки, промахи, оперативно их предотвратить или устранить, выявить резервы, обеспечивает установление и поддержание в системе управления обратной связи. Управленческий контроль бывает предварительный, текущий и итоговый. Предварительный предшествует активной деятельности и решает задачу проверки готовно­сти фирмы, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к предстоящей работе. Его инструментами являются: тестирование, собеседования, изучение личных докумен­тов. Текущий контроль обычно существует в формах стратегиче­ского и оперативного контроля. Итоговый контрольсвязан с оценкой выполнения организацией (сотрудниками) планов (заданий), предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон, выявление проблем, помех.

 

Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации. Таким образом, контроль как функция менеджмента позволяет вовре­мя обнаружить «узкие места», несоответствие норм и нормативов дей­ствительности, исправить их или поправить действия работников.

Объект изучения - управленческий контроль.

Предмет изучения - управленческий контроль как комплексная система.

Целью работы является выявление значения, места контроля как одной из основных функций менеджмента.

Для достижения поставленной цели будут решены следующие задачи:

- дана общая характеристика контроля в менеджменте на основе выявления его сущности, видов, последовательности;

- проведен анализ осуществления управленческого контроля на примере ООО «Центр Реклама»;

- сформулированы предложения оптимизации управленческого контроля.

Информационную базу работы составили публикации О.С. Виханского, Е.Ю. Вороновой, Л.А. Жигун, Т.П. Карповой, Х.Ш. Муллахметова, С.А. Рассказовой-Николаевой, Я.В. Соколова, К.П. Янковского и др. При написании работы анализировались учредительные документы (Устав), должностные инструкции, бухгалтерская отчетность ООО «Центр Реклама».

Основные методы изучения: аналитический, сравнительный.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫУПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ КАК ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА

Общая характеристика понятия «контроль» в менеджменте

 

В менеджменте контроль рассматривается как «одна из важнейших функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции: планирование, организация, руководство и мотивация»[1]. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Понятие «контроль» имеет довольно широкий диапазон значений от «управлять», «регулировать» до «проверять», «инспектировать». Контроль рассматривают как в широком, так и узком значении. В самом общем виде, контроль можно определить как процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными ранее. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей, поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

С точки зрения В.В. Бурцева, контроль призван решать следующие задачи:

- своевременно обнаруживать неизбежные в деятельности любой организации нарушения, ошибки, злоупотребления и оперативно принимать меры для их устранения;

- оценить работу организации и ее персонала за определенный период времени, а также эффективность и надежность управления ею;

- создать основу для соответствующей мотивации персонала организации;

- разработать превентивные меры для недопущения в будущем неудовлетворительных результатов деятельности[2].

Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с пятью нижеперечисленными принципами:

- контроль должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации;

- контроль не должен быть чрезмерным и мелочным, так как это ухудшает морально-психологический климат в организации;

- контроль должен быть гибким, то есть соответствовать изменениям в стратегии и структуре организации;

- контроль должен быть объективным, то есть непредвзятым и нацеленным на конкретные процессы, результаты, людей;

- контроль должен быть экономичным, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение.

Сущность контроля - создание гарантий выполнения планов и повышение эффективности управления. Инструменты выполнения контроля являются: наблюдение; проверка всех сторон деятельности; учет; анализ. Субъект контроля - непосредственный руководитель. Эта функция входит в круг обязанностей руководителя, не подлежащих делегированию. Объект контроля - деятельность подразделения и работа менеджера.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение определенных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен[3]. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и информирование об их результатах необходимо только как средство достижения цели. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.

Таким образом, контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем. Также, он должен соответствовать контролируемому виду деятельности, объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

Одним из аспектов эффективности контроля является его своевременность, которая заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Помимо этого, важнейшей целью контроля остается «устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры»[4]. Таким образом, система эффективного контроля - это система, которая дает необходимую информацию персоналу до того, как произойдут негативные явления.

Контроль, как и план, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают связаны с необходимостью серьезных изменений в системе контроля. Как правило, наиболее эффективным контролем является простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньшее количество усилий и более экономичны, но самое важное состоит в том что, «если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, то такая система контроля не может быть эффективной»[5]. С точки зрения А.М. Лобановой, избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.

Таким образом, основными характеристиками контроля являются:

1. Стратегическая направленность контроля. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели.

3. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

4. Своевременность контроля. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скоростью измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5. Гибкость контроля. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится не нужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Как считает Л.А. Жигун, незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля[6].

6. Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

7. Экономичность контроля. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.

8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.

9. Контроль на международном уровне. Менеджеры должны не только устанавливать стандарты, измерять результативность и предпринимать корректирующие действия для своего бизнеса внутри страны, но и осуществлять аналогичные операции для своего международного бизнеса.

Создание компьютерной системы контроля позволит выявить финансовые и информационные потоки в компании, которые в свою очередь определят ее оптимальную структуру. Новые технологии контроля - единственный способ осуществить централизацию управления крупной компанией, не увеличивая «административную вертикаль».

На систему управленческого контроля влияют:

1) характер деятельности;

2) характер и степень самостоятельности организации;

3) факторы внешней среды;

4) отношение менеджеров.

В процессе контроля могут иметь место объективные и субъективные ошибки:

1) контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку;

2) контроль из предубежденности, недоверия, излишне детализированный, тотальный, порождающий несамостоятельность и иждивенчество;

3) контроль для проформы (например, присутствие на рабочих местах…);

4) ориентация на прошлый опыт, традиции, стереотипы;

5) игнорирование личных особенностей людей;

6) смешение фактов и выводов;

7) отсутствие информирования контролируемых о результатах.

Таким образом, контроль - это критически важная и сложная функция управления.

 

 

1.2. Классификация видов управленческого контроля

 

В первом параграфе работы контроль рассматривался как управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени. Так обеспечивается контроль выполнения производственной программы, контроль расходов материальных и финансовых ре­сурсов во времени и т.д. Контроль бывает сплошной или выборочный, нор­мальный или усиленный, внешний или внутренний. Контроль позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде фирмы факторы, которые могут оказать влияние на ее деятельность, а также необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать.

Контроль помогает отслеживать недостаточно четко выра­щенные тенденции развития, их направление и глубину и создавать более обоснованные планы, своевременно выявить нарушения, ошиб­ки, промахи, оперативно их предотвратить или устранить, выявить резервы, обеспечивает установление и поддержание в системе управления обратной связи.

В табл. 1 показаны наиболее часто встречающиеся виды контроля.

Таблица 1

Часто встречающиеся виды контроля

Классификаци­онный признак	Виды контроля	Объекты контроля, характеристика
Периодич­ность контроля	Стратеги­ческий	Долгосрочные, стратегические, корпоративные цели.
Тактичес­кий	Показатели, отражающие состоя­ние внутренней среды организации (ресурсов, структуры, культуры). Периодичность контроля опреде­ляется планами тактического раз­вития. Сфера контроля - организация в целом или ее отдельные подразде­ления.

 

	Оператив­ный	Выполнение работ и методов, используемых для производства продукции. Осуществляется ежедневно.
Время осуще­ствления оперативного контроля по отношению к фактическому началу работ	Предварительный	Ключевые виды ресурсов (челове­ческие, материальные, финансо­вые). Осуществляется до фактического начала работ
Текущий	Чаще всего объектом являются сотрудники. Позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций, их причины. Осуществляется в ходе проведения работ. Необходима обратная связь.
Заключительный (выход­ной)	Цель - помочь предотвратить ошибки в будущем. Обратная связь используется после того, как работа выполнена. Качество продукции и услуг. Обеспечивает руководство информацией для планирования про­цессов, способствует мотивации и т. п.
Функциональ­ная принад­лежность	Финансо­вый	Прибыль и ее распределение. Затраты на приобретение обору­дования. Капитальные вложения по источ­никам поступления. Ликвидность. Запасы. Издержки. Денежная наличность и др.
Маркетинговый	Доля рынка. Объем продаж. Торговые издержки. Затраты на рекламу. Уровень конкурентоспособности товара. Удовлетворенность потребителей и др.
Производственный	Качество. Затраты времени на единицу продукции. Удельные издержки. Мощность оборудования. Коэффициент использования оборудования. Себестоимость продукции и др.
Управление персоналом (кадровый)	Потери времени из-за: • прогулов; • болезней; • трудовых споров. Заработанная плата. Социальные выплаты. Безопасность и пр.
Уровень автоматизации контроля	Не автоматизированный	Осуществляется непосредственно субъектами контроля без применения автоматических средств
Не полностью автоматизированный	Осуществляется субъектами контроля с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п.
Полностью автоматизированный	осуществляется полностью в автоматическом режиме

 

 

Продолжение таблицы 1

Методические приемы контроля	Общенаучные методические приемы	анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.
Собственные эмпирические методические приемы	инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.
Специфические приемы смежных экономических наук	приемы экономического анализа, экономико-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики)

 

На практике существует три основных вида управленческого контроля: предварительный, текущий и итоговый. Предварительный контроль предшествует активной деятельности и решает задачу проверки готовности фирмы, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к предстоящей работе. Его инструментами являются: тестирование, собеседования, изучение личных документов. Предварительный контроль можно оценивать как осуществление превентивных мер до начала фактической деятельности или процесса, позволяющих предотвратить возникновение проблем в будущем путем реализации определенных правил, процедур и линий поведения.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.

Текущий контроль обычно существует в формах стратегиче­ского и оперативного контроля. По сути, текущий контроль есть мониторинг соблюдения принятых стандартов в процессе выполнения работы, путем регулярной проверки со стороны руководства деятельности подчиненных, обсуждения проблем и предложений по усовершенствованию.

Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей.

Итоговый, или заключительный, контрольсвязан с оценкой выполнения организацией (сотрудниками) планов (заданий), предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон, выявление проблем, помех. Итоговый контроль осуществляется на основе механизма обратной связи после того, как работа выполнена, путем анализа информации о возникших проблемах, формулирования выводов о будущих действиях и реализации мотивационных программ. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением.

Сначала управленческий контроль считался прерогативной функцией менеджмента среднего звена, однако в 1990-х годах его сфера внутри предприятия значительно расширилась. В современных условиях функция управленческого контроля не должна более принадлежать исключительно среднему звену управления, а должна быть представлена на всех уровнях. Если стратегический контроль осуществляется высшим руководством, операционный контроль - руководителями низовых звеньев, то современный управленческий контроль фактически охватывает все уровни управления.

В мудрой китайской «Книге перемен» еще три тысячи лет назад написано: «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их». Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.