2.1. Страхователь представляет территориальному органу ПФР в электронной форме для проведения заблаговременной работы следующие документы:
2.1.1. Списки работников, уходящих на пенсию в ближайшие 12 месяцев (года, следующего за годом, в котором предоставляются указанные списки)[5] (приложение № 1 к настоящему Порядку).
2.1.2. Перечни рабочих мест, профессий, должностей, занятость в которых дает право застрахованным лицам на досрочное назначение страховой пенсии по старости и Списки работников, имеющих право на досрочное пенсионное обеспечение (если таковые имеются)[6].
2.1.3. Документы, необходимые территориальному органу ПФР для назначения пенсии:
удостоверяющие личность лица, возраст, место жительство и принадлежность к гражданству (паспорт, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования);
о периодах работы и (или) иной деятельности застрахованного лица, в том числе на соответствующих видах работ (например, трудовая книжка, военный билет, справка из органов занятости (для подтверждения периодов получения пособия по безработице), справка о подтверждении периодов работы, дающих право на досрочное пенсионное обеспечение).
Страхователь, также вправе представить другие документы, предусмотренные Перечнем документов, утвержденным приказом Минтруда России от 28.11.2014 №958н, в том числе о среднемесячном заработке (доходе) застрахованных лиц, о нахождении на иждивении застрахованного лица нетрудоспособных членов семьи (например, свидетельство о рождении ребенка, справка об учебе по очной форме в образовательном учреждении), об изменении фамилии, имени, отчества (например, свидетельство о браке) и иные документы, если они необходимы для назначения пенсии работнику.
2.1.4. В целях полного учета пенсионных прав работника, страхователь одновременно с документами, указанными в пункте 2.1.3 настоящего Порядка представляет Анкету будущего пенсионера (приложение № 2 к настоящему Порядку).
2.2. Документы, указанные в пунктах 2.1.3 и 2.1.4 настоящего Порядка, представляются в территориальные органы ПФР в сроки согласованные с территориальным органом ПФР, но не позднее 9 месяцев до возникновения права на пенсию, в соответствии со списком работников, уходящих на пенсию в ближайшие 12 месяцев, в виде электронных образов документов, заверенных ЭП уполномоченного сотрудника страхователя, по телекоммуникационным каналам связи.
2.3. Списки работников, уходящих на пенсию в ближайшие 12 месяцев, представляются один раз в год, в ходе приема Расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР)[7] за IV квартал, до 15 февраля, и дополняются сведениями о новых работниках по мере их поступления на работу, но не чаще, чем один раз в квартал.
2.4. Перечни рабочих мест, профессий и должностей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение и Списки работников, имеющих право на досрочное пенсионное обеспечение, представляются страхователем ежеквартально, не менее чем за 10 дней до даты представления Расчета.
2.5. Страхователь формирует электронные образы подлинников документов, необходимых для назначения пенсии, на каждое застрахованное лицо в отдельный пакет документов. Документы сканируются в цветном изображении[8] с разрешением не более 300dpi. Каждый документ должен быть отсканирован отдельно. Параметры настроек сканеров для подготовки документов макета ЭВД, порядок сканирования и сохранения файлов с электронными образами документов для их отправки в виде пакета в территориальный орган ПФР, а также порядок представления страхователемв территориальный орган ПФР пакета документов макета ЭВД изложены в приложении № 3 к настоящему Порядку. В каждом пакете документов на каждое застрахованное лицо также должны содержаться электронные образы заявления о согласии на обработку персональных данных и реестра направляемых документов (приложения № 4 и №5 к настоящему Порядку). Каждый документ, содержащийся в пакете документов, должен быть заверен ЭП уполномоченного сотрудника страхователя.
2.6. Страхователь направляет в территориальные органы ПФР электронные образы документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Порядка, по каналам связи только при наличии согласия на обработку персональных данных со стороны работника и членов его семьи, старше 18 лет, находящихся на иждивении работника (при необходимости), согласно приложению №5 к настоящему Порядку.
2.7. Страхователь передает застрахованному лицу для ознакомления под роспись уведомление (приложение №7 настоящего Порядка), полученное от территориального органа ПФР (пункт 3.2.4 настоящего Порядка), и направляет в территориальный орган ПФР по каналам связи подписанное застрахованным лицом уведомление в виде отсканированного образа.
2.8. В случае увольнения (смерти) работника страхователь направляет мотивированный отказ (уведомление) о невозможности предоставлении электронных образов документов, предусмотренных пунктом 2.1.3 настоящего Порядка, на данного работника (Приложение №8 настоящего Порядка) в виде отсканированного образа[9].