В системе управления бухгалтерский учет выполняет ряд функций, основными из которых являются: контрольная, обеспечение сохранности собственности, информационная, обратной связи, аналитическая.
1. Контрольная функция. В условиях совершенствования управления, наличия различных форм собственности, формирования рыночных отношений происходит усиление контрольной функции бухгалтерского учета благодаря развитию его форм и методов, использованию зарубежного опыта, широкому внедрению вычислительной техники, использованию возможностей автоматизированных рабочих мест бухгалтера, экономиста, аналитика.
Наличие различных форм собственности, расширение прав организаций не означают, что в рыночных условиях должен быть ослаблен финансовый контроль, контроль за затратами на производство и продажу продукции, выполненных работ и оказываемых услуг. Наоборот, работники учетного аппарата, контрольно-ревизионных служб, банков, аудиторских фирм, налоговых служб, опираясь на новые методы хозяйствования, должны осуществлять действенный контроль за использованием различных видов ресурсов. В единой целостной системе бухгалтерского учета роль его контрольной функции усиливается и приобретает еще большее значение.
Контроль – это система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям. Контроль позволяет определить достижение организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Различают три вида контроля: предварительный — до совершения хозяйственной операции, текущий — во время осуществления операции; последующий — после ее совершения.
В организациях предварительный контроль обычно используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных качеств и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей, и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям.
Хотя последующий контроль осуществляется слишком поздно, чтобы реагировать на проблемы в момент их возникновения, он выполняет важную функцию, которая заключается в том, что последующий контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования, в случае если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Кроме того, он позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
В бухгалтерском учете отражается весь кругооборот средств организации, источников их формирования и хозяйственные процессы. Качественная учетная информация позволяет осуществлять контроль на разных стадиях производства, контролировать в случае необходимости во всех деталях деятельность организации и его подразделений, анализировать ее и на базе этой информации подготавливать, обосновывать и принимать соответствующие управленческие решения на различных уровнях управления.
Контроль может осуществляться по следующим направлениям:
- выполнение планов (программ) по объемам выработанной и проданной продукции;
- обеспечение сохранности собственности организации;
- рациональное и эффективное использование материально-сырьевых, топливно-энергетических, трудовых и финансовых ресурсов;
- использование основных средств, амортизационных отчислений, ремонтного фонда;
- формирование фактических затрат на производство продукции и калькулирование себестоимости продукции (выполненных работ и оказанных услуг);
- формирование полной себестоимости проданной продукции, включая коммерческие расходы;
- выполнение различных смет расходов (включая, например, сметы представительских расходов, затрат, связанных с рекламой);
- деятельность различных подразделений организации;
- операции, связанные с ценными бумагами (акциями, облигациями, векселями);
- формирование финансовых результатов деятельности организации (прибыль, доход, убыток);
- снижение затрат, связанных с формированием выпущенной и реализованной продукции;
- создание и использование фонда риска;
- финансовое состояние организации, а также информация о предприятиях-конкурентах;
- формирование прибыли, подлежащей налогообложению, и, прибыли, остающейся в распоряжении организации, ее использование.
Реализации задач по усилению контрольной функции бухгалтерского учета в управлении способствует широкое применение ЭВМ и других средств вычислительной техники на всех стадиях учетного процесса, начиная со сбора, измерения, регистрации информации и кончая получением необходимых промежуточных, результативных и отчетных показателей.
Сферой контроля со стороны главного бухгалтера, работников учетного аппарата совместно с руководителями, работниками соответствующих подразделений и служб являются:
- соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;
- правильность и обоснованность применяемых цен в условиях действия рыночного механизма;
- правильность начисления заработной платы по всем основаниям, удержаний из начисленных сумм (налогов, отчислений в пенсионный фонд);
- правильность применения тарифных таблиц, должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;
- соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций, денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств, расчетов и обязательств;
- взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;
- законность списания различных недостач, потерь, дебиторской задолженности;
- правильность определения прибыли, облагаемой налогом;
- правильность определения и своевременность выплаты дивидендов акционерам;
- правильность определения прибыли, остающейся в распоряжении организациии, и направлений ее использования.
Таким образом, в процессе контроля систематически проверяется и наблюдается деятельность всех объектов управления, всех участков, производств, выявляются причины отклонений, отступлений от целей, поставленных перед конкретным объектом, и в оперативном порядке принимаются меры по их устранению,
2. Обеспечение сохранности собственности. Эта функция тесно связана с совершенствованием системы бухгалтерского учета и усилением его контрольной функции. Следует особо отметить, что для реализации этой функции необходимы соответствующие предпосылки:
- наличия специализированных складских помещений, оснащенных средствами оргтехники;
- совершенствования самой системы учета, применения научно обоснованных методов выявления недостач, растрат, хищений;
- использования современных средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации.
В условиях совершенствования управления, формирования рыночной экономики, роста числа собственников, развития внешнеэкономической деятельности значение этой функции бухгалтерского учета возрастает. Научно организованная система учета позволяет не только вскрывать растраты и хищения, выявлять деятельность различных коррумпированных группировок, но и предупреждать их. Инструментом для реализации этой функции является инвентаризация имущества организациии, которая позволяет определить изменения, происшедшие в составе собственности.
Действенная система бухгалтерского учета позволяет совместно с другими службами обеспечить сохранность собственности, создать заслон всевозможным видам хищений, порчи и потерь.
3. Информационная функция. Одна из главных функций, которую выполняет бухгалтерский учет в системе управления в условиях формирования рыночной экономики, — информационная функция. На современном этапе роль и значение своевременно поступающей объективной экономической информации усиливаются.
Учет является важнейшим источником, поставщиком фактической информации различным объектам управления — службам организации, его подразделениям, менеджерам, которые, используя эту информацию с другими данными, вырабатывают и принимают соответствующие управленческие решения.
Бухгалтерский учет отражает, создает комплексную информацию во всех областях хозяйственной деятельности. Все многочисленные хозяйственные операции документируется, накапливаются по определенным признакам, сводятся в учетных регистрах, отражаются на счетах бухгалтерского учета, затем полученные данные обобщаются в формах бухгалтерской отчетности.
Расчеты показывают, что на долю бухгалтерской информации приходится свыше 70 % общего объема экономической информации (колебания этого показателя зависят от особенностей техники и технологии производства, организации производства, труда, управления).
Именно системный бухгалтерский учет фиксирует и накапливает всестороннюю синтетическую (обобщающую) и аналитическую (детализированную) информацию о состоянии и движении имущества и источниках его образования, хозяйственных процессах, о конечных результатах финансовой и производственно-хозяйственной деятельности организации.
Бухгалтерская информация широко используется в оперативно-техническом, статистическом учете, для планирования, прогнозирования, выработки тактики и стратегии деятельности.
На всех этапах развития к бухгалтерской информации предъявляются такие требования, как объективность, достоверность, своевременность, оперативность. Однако на современном этапе совершенствования управления, дальнейшего развития рыночной экономики к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования. Она должна быть высокого качества и эффективной, удовлетворять потребностям собственника, в том числе иностранного партнера, участвующего в создании и функционировании совместного организации. Это означает, что бухгалтерская информация должна содержать минимальное количество показателей, но удовлетворять максимальное число ее пользователей на разных уровнях управления. Информация должна быть необходимой и целесообразной, исключающей лишние показатели. Необходимо также, чтобы бухгалтерская информация формировалась с наименьшими затратами труда и времени.
Наиболее информационно емкими участками бухгалтерского учета являются такие, как учет расчетов с персоналом по оплате труда, учет производственных запасов, учет затрат на производство, учет готовой продукции и ее продажи.
В современных условиях, предполагающих широкое использование ЭВМ, других средств вычислительной техники, возможностей автоматизированных рабочих мест бухгалтера, экономиста, аналитика, аудитора, важным теоретическим и методологическим вопросом является не столько рост объемов учетной и аналитической информации по расчетам с персоналом по оплате труда, сколько качество ее использования для подготовки, обоснования и принятия соответствующих решений на различных уровнях управления.
Использование средств вычислительной техники, функционирование автоматизированных рабочих мест обеспечивают возможность получения различных показателей любой степени детализации и за любые промежутки времени.
Конечным результатом получаемой информации являются целенаправленные единые действия всех работников организации по улучшению качества работы, повышению производительности труда, достижению высоких финансовых результатов.
4. Функция обратной связи. Бухгалтерский учет выполняет функцию обратной связи, без которой немыслимо действие системы управления, тем более ориентированной на широкую автоматизацию.
Системный бухгалтерский учет обеспечивает работников управления фактическими данными о деятельности организации и его подразделений за определенный период, о состоянии имущества, источников его образования, обязательств организации, о взаимоотношениях с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, налоговой инспекцией, иностранными партнерами, о формировании финансовых результатов, прибыли и ее использовании, об отношениях с собственниками (акционерами, учредителями и другими заинтересованными лицами).
Основными компонентами информационной системы обратной связи применительно к бухгалтерскому учету являются в качестве ввода - неупорядоченная информация, процесса - обработка данных, вывода - упорядоченная информация.
Компоненты информационной системы обратной связи
Бухгалтерский учет с точки зрения системы управления представляет собой часть информационной системы обратной связи, ее основу. Он призван обеспечивать все уровни управления организации информацией о фактическом состоянии управляемого объекта, а также о всех существенных отклонениях от заданных параметров. Используя обратную связь с помощью бухгалтерской информации, отражающей фактические значения показателей, осуществляют контроль за выполнением плановых показателей, стандартов, норм и нормативов, смет, соблюдение экономного использования всех видов ресурсов, устанавливают различные недостатки, выявляют резервы производства и степень их мобилизации и использования. Система бухгалтерского учета обеспечивает управление обратной связью на любом уровне. Никакая другая система не в состоянии выполнить эту задачу.
Функцию обратной связи, как правило, выполняет находящаяся на различных носителях исходная информация, поступающая главным образом.из первичной документации. Например, информация, имеющаяся в рабочих нарядах на оплату труда, используется как для учета фактического объема выполненных работ, так и для определения отклонений от плана по каждой планируемой позиции за определенный период.
5. Аналитическая функция. В современных условиях совершенствования управления и формирования рыночных отношений аналитическая функция также важна, так как достоверная и юридически обоснованная бухгалтерская информация используется для анализа финансовой и производственно-хозяйственной деятельности организации и его подразделений. Аналитическая функция тесно связана с информационной, однако рассматривать ее только как информационное обеспечение для анализа неправомерно.
Аналитическая функциязаключается в анализе производственной и финансовой деятельности организациии, ее результатов. На основании учетно-экономической информации заинтересованные лица стремятся получить необходимые им достоверные сведения об имущественном состоянии организациии, его платежеспособности, использовании заемных средств, внутренних и внешних отношениях, эффективности и доходности деятельности, перспективах развития и т. п. Реализация этой функции позволяет осуществлять анализ по всем разделам бухгалтерского учета, в том числе использования всех видов ресурсов, затрат на производство и продажу продукции, правильности применяемых цен, что имеет особо важное значение в условиях действия рыночных цен, инфляционных процессов.
Специфические приемы, методы и формы бухгалтерского учета, широкое использование средств вычислительной техники, функционирование автоматизированных рабочих мест позволяют в необходимых случаях детализировать анализируемый показатель вплоть до данных первичного документа.
В памяти ЭВМ хранятся стандарты, нормы и нормативы материально-сырьевых, топливно-энергетических ресурсов, затрат труда и заработной платы и другие составляющие себестоимости, плановые показатели, сметные показатели по обслуживанию производства и управлению. Ввод в ЭВМ необходимых фактических данных, сопоставление их со стандартами, нормами и нормативами, плановыми, сметными показателями позволяют иметь сгруппированные соответствующим образом отклонения (по причинам, виновникам и другим признакам), которые используются в анализе финансовой, производственно-хозяйственной деятельности организации; для оперативного управления, подготовки, обоснования и принятия соответствующих управленческих решений, а также для определения положения организаций на рынке, среди организаций-конкурентов. Усиление аналитических функций вызвано развитием рыночных отношений и конкурентоспособности, что предполагает углубление финансового анализа.
Заключение
Из вышеописанных функции бухгалтерского учета, видно, что бухгалтерский учет предотвращает отрицательные результаты хозяйственной деятельности организации, качественно анализирует деятельность организации на основе достоверной, своевременной и обоснованной информации.