Тема 6. Логистический аудит
Важную роль в администрировании логистической системы играют процедуры аудита, под которыми понимаются периодические проверки состояния отдельных компонентов логистической системы и эффективности выполнения логистических функций/операций.
Система контроллинга может функционировать недостаточно эффективно, если допущены неточности в информационной базе. В этих случаях информация, полученная в ходе аудиторских проверок, служит как для корректировки базы данных контроля, так и для установления новых границ параметров настройки и контроля.
Основой проведения аудита являются (прежде всего): данные бухгалтерского и корпоративного учета, финансовой и статистической отчетности фирмы.
Для проведения аудиторских проверок в логистической системе применяются специальные документы, доклады персонала логистического менеджмента, периодические отчеты и т.п.
К числу наиболее важных для проведения аудита регулярных логистических отчетов относятся:
- Отчет о (логистических) затратах и сервисе (cost – service statement) – похож на финансовый отчет о прибылях и убытках фирмы, показывает соотношение годовых затрат в функциональных областях логистики: закупках и дистрибьюции, а также уровень логистического сервиса в текущем периоде времени по сравнению с предыдущим периодом и относительно конкурентов (средней отметки в данной отрасли промышленности). Уровни логистических издержек в представленной отчетности форме текущего года сравниваются с затратами предыдущего года и бюджетом. В результате проведения аудита определяются направления сокращения затрат прибыли.
- Отчет о производительности/ресурсоотдаче (productivity report) - вторая ключевая форма, необходимая для ведения различных видов аудита - характеризует эффективность логистического менеджмента.
В данной форме дополнительно, как правило, отражаются следующие ключевые показатели:
§ общие логистические издержки по отношению к объему продаж;
§ отдельные составляющие логистических затрат по отношению к общим издержкам;
§ логистические затраты (по группам) по отношению к стандарту или среднему уровню в данной отрасли;
§ логистические затраты по отношению к соответствующим статьям бюджета фирмы;
§ логистические ресурсы бюджета на текущий момент по отношению к прогнозирующим затратам.
3. Диаграмма выполнения логистического плана (performance chart). Графики (диаграммы) выполнения логистического плана используются в основном для контроля и аудита в логистике поддержки производства, контроля качества сервиса, управления запасами. Они характеризуют динамику относительных показателей выполнения плана (индексы, оборачиваемость, процентные соотношения) методами математической статистики.
_________________________________________________________________________________________________
В логистическом менеджменте применяются разные виды аудита:
Общий функциональный аудит производится, как правило, не регулярно, чаще всего один раз в год для оценки правильности выполнения персоналом логистического менеджмента своих функций. В этом случае обычно назначается экспертная комиссия из персонала высшего менеджмента фирмы и сторонних консультантов. Комиссия оценивает выполнение персоналом своих должностных инструкций, результаты работы отдельных подразделений службы логистики за отчетный период времени, уровень качества и эффективности работы функционального персонала.
Специальный функциональный аудит осуществляется, как правило, сторонними логистическими консультантами и высшим менеджментом фирмы для оценки соответствия логистической стратегии фирмы корпоративной (маркетинговой) стратегии
§ аудит спроса и уровней логистического сервиса:
- уровня удовлетворения требований потребителей к качеству логистического сервиса;
- соответствия характеристик логистического сервиса запросам и ожиданиям покупателей;
§ аудит логистических издержек (аудит уровня общих логистических издержек и их составляющих и т.п.)
§ общий финансовый аудит проводится традиционными методами с привлечением сторонних аудиторов. В процессе этого аудита (обычно общего для всей финансовой деятельности фирмы)выделяются специальные разделы, связанные с проверкой финансовых результатов (затрат, цен, прибылей, убытков, рентабельности, ликвидности, устойчивости и т.п.) работы логистического менеджмента.
§ аудит характеристик производительности и ресурсоотдачи;
§ аудит запасов – применяется для контроля эффективности управления запасами. Типичные системы контроля запасов (мониторинг) отслеживают уровни запаса для оценки спроса, пополнения, возврата, учета сверхнормативных и устаревших запасов. Однако могут быть случаи несовпадения между регистрирующими (вручную или автоматически) уровнями запасов и их текущими фактическими значениями на складе. Это может быть обусловлено ошибками персонала, сбоями компьютерных программ и другими причинами. Поэтому периодически (обычно в конце года) осуществляется аудит запасов, подобный процедуре инвентаризации.
§ аудит товарно-транспортной документации и расчетов за операции транспортировки (включая собственно перевозку, экспедирование, погрузку-разгрузку и др.) осуществляется по определенным процедурам, принятым для бухгалтерского аудита, и вызван возможными ошибками персонала при оформлении документов, неправильным занесением данных в компьютеры и другими причинами.
Реалии современного бизнеса таковы, что без внедрения новых подходов, технологий и решений удержаться на рынке практически невозможно. Логистика из фундаментальной науки все больше превращается в практическую доминанту деятельности любой компании.
Естественно возникает задача внедрения логистических принципов управления товарными и материальными потоками компании. Соответственно, перед руководителем встает вопрос, с чего начать. Ответ может показаться необычным, и, тем не менее, начинать необходимо с аудита.