Создание шаблона документа Word с защищенными данными
Татьяна работает в фирме ЗАО «Ритм». В ее профессиональные обязанности входит, в частности, создание в Word документа Платежное поручение. Этот документ представляет собой бланк достаточно сложной структуры, содержащий множество реквизитов, заполняемых при его подготовке к печати.
Однако ежедневное заполнение подобного документа требует предварительного копирования файла и удаления из копии платежного поручения информации о предыдущих продажах. А ведь удаляя эту информацию можно ошибочно изменить постоянные реквизиты документа — а это катастрофа!
Вот если бы можно было брать уже готовый, но не заполненный предыдущими данными бланк платёжного поручения, и в нем разрешить дополнять только то, что необходимо. А ведь это возможно. Нужно просто на этот документ создать защищенный шаблон.
Документ «Платежное поручение» может, например, иметь вид:
Затемненные ячейки являются полями для ввода в них данных.
| Задание 1. | Сохраните бланк платежного поручения (см. папку Бланки документов) как шаблон Word под именем Бланк платежного поручения. |
Чтобы создать шаблон, выполните следующие действия.
1. Во вкладке Файл созданного в Wordбланка платежного поручения нажмите кнопку Сохранить как.
2. В окне Сохранение файла в раскрывающемся списке Тип файла выберите элемент Шаблон документа.
3. Выберите созданную ранее папку Шаблоны ищелкните на кнопке Сохранить.
| Задание 2. | · Добавить защиту в документ. · Создать конкретное платежное поручение на основании созданного шаблона. |
Добавление защиты в шаблон и пометка частей, в которых изменения разрешены
1. Выделите файл шаблона — файл Бланк платежного поручения.dotx, и из контекстного меню выберите Открыть.
2. На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.
3. В области Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.
4. В списке ограничений на редактирование выберите пункт Только чтение.
5. Выделите ячейки для ввода, т.е. пометьте те его части, в которых изменения разрешены.
Примечание. Чтобы выделить за один раз более одной части документа, выделите нужную часть, а затем при нажатой клавише CTRL выделите остальные.
6. Чтобы разрешить пользователю, который будет создавать документ на основании этого шаблона, изменять выделенные части, в области Исключения в списке Группы установите флажок Все.
7. В области Включить защиту выберите вариант Да, включить защиту.
8. Чтобы назначить пароль документу и чтобы знающие пароль пользователи могли снять защиту, введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.
На основе шаблона создать конкретное платежное поручение
1. Если файл шаблона сохранен в вашей папке шаблонов Шаблоны, выберите эту папку.
2. Выделите файл шаблона — файл Бланк платежного поручения.dotx, и из контекстного меню выберите Создать.
Примечание. Можно убрать выделения с областей для ввода данных.
· На вкладке Рецензирование в группе Защита выберите команду Ограничить редактирование.
· Снимите флажок Выделить области, которые я могу редактировать.
3. Введите данные в документ, например:
