Очень важно уметь правильно писать деловые письма, благодаря чему складывается благоприятное впечатление о вас лично и о компании в целом.
Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. [9, с. 98]
Во-первых, перед тем как начать писать письмо деловому партнеру, стоит определиться по следующим пунктам:
− вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-заказ, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и другие);
− предполагается ли получение ответного письма. В некоторых ситуациях ответ не письмо не требуется (например, письмо-презентация);
− проанализировать содержание, чтобы письмо однозначно и точно было понятно адресату;
− убедиться, что письмо, отправленное почтой, дойдет в срок. Если возникают сомнения, то лучше воспользоваться факсом, услугами почтовых служб экспресс-доставки (DHL, UPS и др.) или отправить письмо по электронной почте.
Во-вторых, тон письма должен быть корректным, даже если это письмо-претензия. Вежливое и простое изложение вопроса звучит убедительно и, как правило, избавляет от излишней переписки. Следует также избегать неточностей и двусмысленности формулировок, слишком частого употребления профессиональных терминов и ненужных сокращений, поскольку это может привести к необходимости последующих уточнений и в итоге к затянувшейся переписке.
В-третьих, деловое письмо должно быть написано только на фирменном бланке организации. Фирменный бланк — это своеобразная визитная карточка компании, поэтому к письму следует относиться с особым вниманием.
В-четвертых, письмо должно состоять из нескольких абзацев, в каждом из которых выражается законченная мысль. Абзацы должны быть не слишком длинными, чтобы текст было легко читать. Можно следовать правилу: первый и последний абзацы — не более четырех машинописных строк, а все остальные — не более восьми. Абзац, содержащий менее четырех строк, нецелесообразно переносить на следующую страницу. В деловом письме лучше избегать переносов слов.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. [2] Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
− Государственный герб (для государственных предприятий);
− эмблема организации;
− код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
− код документа по ОКУД (если есть);
− наименование организации (полное и сокращенное);
− почтовый и телеграфный адреса;
− номер телефона;
− номер факса, телетайпа;
− номер счета в банке;
− дата;
− индекс документа;
− ссылка на индекс и дату входящего документа;
− адресат;
− заголовок к тексту;
− текст;
− подпись;
− фамилия и телефон исполнителя.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д. [19, c. 66]
Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:
· сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
· затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
· завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).
Правила оформления делового письма: [12, c. 18]
Письмо надо набирать шрифтом Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 и Times DL размером 12, 13, 14 через 1–2 межстрочных интервала.
При оформлении деловых писем номер страницы указывают в нижнем правом углу, а в других деловых документах –вверху посередине страницы.
На бланках формата А4 текст письма рекомендуется набирать через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один. Реквизиты, состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.
Порядок оформления документов регламентируются нормативными документами, и в первую очередь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».
ГОСТом установлено два стандартных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый документ, написанный как на бланке, так и просто на листе бумаги, должен иметь поля (не менее): левое – 20 мм; правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.
Такие требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но можно соблюдать их и при составлении деловых писем зарубежным партнерам.
В зависимости от того, какие у вас отношения с адресатом, обращение может начинаться со слов «Уважаемый...» или «Дорогой...» (плюс имя отчество) и заканчиваться словами благодарности за сотрудничество. Перед подписью принято писать «С уважением,...» или «Искренне Ваш,...».
При обращении в письме такие слова, как «Уважаемый», «Господин», «Заместитель директора», и другие, следует писать полностью, так как сокращение неуместно и звучит непочтительно.
В официальных письмах не принято обращение к адресату на «Ты», даже если вы достаточно близко знакомы и вас связывают не только деловые, но и дружеские отношения с данным человеком.
При оформлении делового письма партнеру существует еще несколько правил:
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО «АльфаЮвелир»
В. А. Лагунину
или
АО «БетаЮвелир-Холдинг»
главному бухгалтеру
В. М. Кочетову
В случае использования сокращения «г-ну», «г-же», то сначала надо написать фамилию, после инициалы получателя.
Документ должен быть адресован не более чем четверым получателям. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. Если число получателей больше, составляют список рассылки документа.
При отправлении письма юридическому лицу, в адрес организации, указывают его наименование, затем почтовый адрес.
ООО «ГаммаЮвелир»
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва,
При отправлении документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Образцову О. П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264 [18, 344 с.]
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. [2]
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. [18, 345 с.]
В состав реквизита «подпись» входят:
· указание должности лица, подписавшего документ: полное – если документ оформлен не на фирменном бланке, сокращенное – если документ оформлен на официальном бланке компании;
· личная подпись;
· расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
Генеральный директор
ООО «Гамма-ювелир» Личная подпись А. А. Борисов
На фирменном бланке компании:
Генеральный директор Личная подпись А. А. Борисов
На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после его получения.
На послания, полученные по факсу и по электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных.