План
Практического занятия № 12
Тема занятия: Использование приложений научной графики и их интеграция с MS Word
Цели занятия освоить средства MS Word для интеграции с приложениями деловой и научной графики.
Время: 4 часа
Вопросы (задачи):
1. Комплекс автоматизации делопроизводства MS Office.
2. Методы обмена данных: копирование и перемещение, связывание, внедрение.
3.Обмен данными в MS Office на примере составления аналитического обзора по выбранной теме.
Методика выполнения
Научные документы – статьи, отчеты, доклады, рефераты, пояснительные записки и диссертации – за редким исключением не могут обойтись без каких-либо рисунков, схем, диаграмм, графиков. MS Word содержит базовые средства, позволяющие создавать простейшие рисунки и схемы, однако этих средств недостаточно, если научный документ содержит большое количество сложного и разнообразного графического материала.
Поэтому обычно для создания графиков, схем, рисунков, диаграмм и т.п. используются специализированные средства – приложения деловой и научной графики – и затем подготовленные графические материалы вставляются в документ MS Word.
Ход работы
1. Ознакомиться со справочными сведениями;
2. Получить у преподавателя и выполнить индивидуальное задание;
3. Составить и представить преподавателю отчет о работе.
Справочные сведения
Не существует универсального приложения научной и деловой графики, которое позволяло бы создавать все виды и типы изображений, которые могут потребоваться для научного документа. Разные программы позволяют легко и эффективно создавать только отдельные типы графического материала. Так, Visio лучше всего подходит для деловой графики, OrgChart – для создания диаграмм подчинения должностей и функций в организации, Excel может использоваться для создания диаграмм и экономических/статистических графиков, MatLab – для научных графиков функций, распределений, зависимостей и т.п. Один научный документ чаще всего может содержать графические изображения, созданные в различных программах.
MS Word поддерживает несколько видов интеграции с программами деловой и научной графики:
Внедрение объектов OLE через буфер;
Вставка рисунков через буфер;
Вставка графических файлов.
Внедрение объектов OLE
Первый вид реализует наиболее тесную связь MS Word и программы графики. В этом случае в документ MS Word вставляется объект OLE (object linking and embedding). Это означает, что MS Word получает от приложения графики полное описание вставляемого объекта в том внутреннем формате, который используется самим графическим приложением. Безусловно, сам MS Word не может как-либо интерпретировать эту информацию, т.к. ему неизвестна ее структура и алгоритмы работы с ней – все это является частью графического приложения. Для отображения вставленного в документ объекта на экране (и для вывода на печать) используется его графический образ, обычно в формате BMP или WMF; однако это производится “прозрачно” для пользователя. Кроме того, MS Word запоминает тип объекта, т.е. приложение, ответственное за обработку этого объекта. Благодаря этому возможно вызывать графическое приложение для редактирования ранее вставленного объекта двойным щелчком мыши или командой “Изменить” (“Открыть”) из контекстного меню объекта. (Конечно, для этого необходимо, чтобы соответствующее графическое приложение было установлено на компьютере, где производится редактирование документа.) Таким образом, объект OLE состоит из трех частей:
1) внутреннее структурное описание объекта (“понятное” только графическому приложению);
2) графическое представление объекта (в формате BMP или WMF) для отображения его на экране и вывода на печать;
3) описание типа объекта – породившего его приложения и доступных команд.
Благодаря тому, что (2) входит в состав объекта, MS Word может отображать и печатать объект, даже если на компьютере не установлено породившее объект графическое приложение.
При вызове команд редактирования объекта (“Изменить” или “Открыть”, см. выше) в зависимости от того, какая версия OLE поддерживается графической программой, возможно либо редактирование объекта в отдельном окне, создаваемом графической программой, либо в окне MS Word. При этом меню MS Word, за исключением пункта “Файл”, заменяется меню графической программы, добавляются панели инструментов графической программы, и для пользователя создается иллюзия, что он редактирует графический объект непосредственно на странице документа MS Word.
К недостаткам такого способа интеграции MS Word с приложениями деловой и научной графики можно отнести следующее:
1) громоздкость интерфейса OLE, что приводит к заметным задержкам при редактировании вставленных объектов;
2) компоненты MS Word, отвечающие за работу со вставленными объектами, работают ненадежно – по всей видимости, содержат существенные ошибки. Поэтому иногда внедренные объекты отображаются на экране или выводятся на печать некорректно, или вообще не выводятся;
3) внедрение объектов не требует (хотя и допускает) сохранения созданного объекта в отдельный файл в графическом приложении. В сочетании с (2) это означает, что некоторые объекты, внедренные в документ MS Word через буфер и не сохраненные в отдельный файл, возможно, придется создавать заново;
4) поскольку внедренный объект содержит и графическое изображение, и данные во внутреннем формате породившей программы, размер внедренного объекта (в байтах) может быть довольно существенным. Если документ содержит много внедренных объектов, его размер (в байтах) может стать очень большим, вплоть до того, что при работе с ним будет возникать заметная задержка. Это может привести к необходимости разделения единого документа на два файла, что, хотя и повысит скорость работы, но усложнит ее.
Порядок действий пользователя при внедрении объектов OLE:
1) создать графический объект средствами приложения деловой или научной графики;
2) скопировать объект в буфер обмена;
3) в документе MS Word воспользоваться командой “ПравкаèСпециальная вставка” и выбрать в списке “Как:” подходящий тип объекта (не рисунок, не текст, а объект породившего приложения). (Примечание. Если графическое приложение не поддерживает OLE, то внедрить его объект невозможно, и в списке “Как:” не будет отображено нужного типа объекта.)
Рекомендуется после создания объекта в графическом приложении сохранить его в файл в соответствующем родном формате.
Отметим, что возможно внедрение объектов из файла, для чего используется команда “ВставкаèОбъектèСоздание из файла”. В этом случае нет необходимости одновременно запускать MS Word и графическое приложение. Возможно также связать внедряемый объект с файлом (галочка “Связать с файлом”); в этом случае при изменении файла MS Word будет автоматически обновлять внедренный объект.
Этот последний описанный вариант – внедрение объекта из файла с созданием связи с исходным файлом – представляется наиболее предпочтительным из всех возможных вариантов внедрения объектов.
Вставка рисунка через буфер
Порядок действий пользователя при вставке рисунка через буфер:
1) создать графическое изображение средствами приложения деловой или научной графики;
2) скопировать изображение в буфер обмена;
3) в документе MS Word воспользоваться командой “ПравкаèСпециальная вставка” и выбрать в списке “Как:” подходящий тип рисунка. Обычно доступны три типа: рисунок, точечный рисунок, аппаратно-независимый точечный рисунок. Набор доступных типов рисунков зависит от графического приложения, поскольку преобразование из внутреннего формата к формату рисунка производится именно графическим приложением при выполнении пользователем команды копирования в буфер.
Первый тип представляет собой формат WMF, второй и третий – это растровые форматы BMP и DIB (Device -Independed Bitmaps). Формат WMF сохраняет информацию о графических примитивах, из которых состоит изображение: линиях, прямоугольниках, окружностях (овалах, эллипсах), текстовых строках; в этом смысле его можно назвать объектным графическим форматом. Иногда формат WMF оказывается неадекватным некоторым сложным графическим объектам, особенно при переносе документов с одного компьютера на другой. Обычно при переносе некорректно отображаются текстовые объекты, т.к. на разных компьютерах могут быть установлены разные наборы шрифтов, и если некоторого шрифта, использованного в рисунке WMF, нет на компьютере, то используется либо замена, либо текстовый объект вообще не отображается.
Форматы BMP и DIB лишены этого недостатка, поскольку это растровые форматы, и в них представляется информация о цвете каждой отдельной точки изображения. Однако их основной недостаток заключается в разрешении, для которого они создаются. При попытке печати такого изображения на устройстве с высоким разрешением могут возникнуть неровности, рваные кривые линии и т.п. Кроме того, рисунки в формате BMP и DIB обычно имеют больший объем (в байтах), чем в формате WMF.
К недостаткам вставки рисунков через буфер относятся:
1) Отсутствие связи вставленного рисунка с породившим его графическим приложением;
2) Этот способ интеграции также не требует сохранения исходного изображения в файле формата графического приложения, что может привести к потере данных.
Вставка графического файла
Этот способ интеграции MS Word с графическими приложениями похож на предыдущий с тем отличием, что изображение вставляется не из буфера обмена, а из файла. MS Word позволяет импортировать изображения в большинстве широко распространенных графических форматов: WMF, BMP, DIB, GIF, TIFF, JPEG и т.д. Необходимо отметить, что набор графических фильтров импорта (т.е. форматов, из которых может импортировать MS Word) определяется при установке, и может быть расширен с помощью утилиты конфигурирования Microsoft Office setup.exe.
Вставка рисунков из файла осуществляется командой “ВставкаèРисунокèИз файла”. При вставке возможно установить связь вставляемого рисунка с исходным файлом, при этом MS Word будет отслеживать изменения в файле и автоматически обновлять вставленный рисунок. Кроме того, при вставке рисунка из файла можно указать, следует ли хранить его копию в документе. Очевидно, если копия хранится непосредственно в документе, то документ может корректно отображаться и выводиться на печать, даже если исходный файл отсутствует или недоступен (например, при переносе на другой компьютер), однако это может привести к существенному увеличению размера документа (в байтах), особенно если документ содержит множество графических изображений.
Порядок действий пользователя при вставке рисунка из файла:
1) создать графическое изображение средствами приложения деловой или научной графики, сохранить (или экспортировать) его в один из графических форматов, поддерживаемых MS Word. (Рекомендуется также сохранить его в родном формате графической программы.)
2) в документе MS Word воспользоваться командой “ВставкаèРисунокèИз файла” для вставки изображения в документ.
Таким образом, при выполнении рекомендации каждому изображению в документе будет соответствовать еще два файла: файл в родном формате графической программы и файл в общедоступном графическом формате.
Содержание отчета
Отчет представляет собой файл-документ MS Word с выполненным заданием и представляется преподавателю в электронном виде.
Задание
1. Возьмите электронный документ, созданный вами в ходе лабораторной работы №1.
2. Создайте по одному графическому изображению в Visio и в Excel.
3. Вставьте каждый созданный объект в документ MS Word каждым описанным в справочных сведениях способом – как внедренный объект, как рисунок из буфера, как рисунок из файла. Сделайте одну или две связи с файлом, так чтобы MS Word автоматически обновлял изображение в документе при изменении исходного файла.
4. У каждого вставленного рисунка напишите, каким способом он вставлен в документ.
5. Создайте рекомендацию для интеграции программ деловой и научной графики с MS Word, основанную на вашем собственном предыдущем опыте работы и на результатах настоящей лабораторной работы.