Учет библиотечного фонда
Учет раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления, местонахождение каждого документа. Существо учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества. Учет фонда отражает поступление в фонд, выбытие из него, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов. Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей для государственных и муниципальных библиотек Российской Федерации закреплены в «Инструкции об учете библиотечного фонда ». Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде. Учёту подлежат все документы, составляющие фонд библиотеки, как поступающие, так и выбывающие. Учёт библиотечных фондов даёт полное представление об общем размере фонда, его распределении по отраслям знания и движении фонда, количестве поступивших и выбывших документов. Учёт даёт возможность установить также показатели работы, как книгообеспеченность, обращаемость в целом и по отраслям знаний в отдельной библиотеке. Книгообеспеченность: К = Ф: А, где Ф – величина фонда, А – число читателей.
Обращаемость: О = В: Ф, где В – книговыдача, Ф – величина фонда.
Система учета включает:
– внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда;
– государственный статистический учет библиотечного фонда по форме «6-НК»;
– особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников; архивных документов, находящихся в фонде библиотек).
Основными единицами учета фонда для всех видов изданий (кроме газет) и неопубликованных материалов являются:
1. Название – каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;
2. Экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
Дополнительными единицами учета фонда являются:
1. Годовой комплект – совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;
2. Метрополка – международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями и другими документами;
3. Переплетная единица (подшивка) – совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.
Для отдельных видов документов устанавливаются специальные единицы учета. Например, основными единицами учета для неопубликованных документов являются экземпляр и название.
Основными единицами учета журналов являются экземпляр Для газет – это годовой комплект и название газеты. Основными единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название. Экземпляром для компакт-дисков считается диск; для кинофильмов – бобина; для видеофильмов – кассета. Единицами учета электронных изданий являются дискета, компакт-диск (CD) и название.
Различают два вида учета: суммарный и индивидуальный.
Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т.п.).В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.
Индивидуальный (или дифференцированный) учет – это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.
Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» в традиционном или машиночитаемом виде. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковую юридическую силу. Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда »:
Часть 1. «Поступление в фонд»; Часть 2. «Выбытие из фонда»; Часть 3. «Итоги движения фонда». Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и / или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и другим параметрам), стоимость приобретенных документов.
В «Книге учета библиотечного фонда ЦБС» указываются сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в другие.
Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.
К документам постоянного хранения с присвоением инвентарного номера относятся обязательные экземпляры документов, поступающих в библиотеку с функциями получателей ОЭ, а также документы, принимаемые на депозитарное хранение.
К документам длительного хранения с присвоением инвентарного номера относятся документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.
Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи, с чем они исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.
Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета» с указанием одной из причин исключения: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, пропажа из фондов открытого доступа, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача). Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении, отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета.
«Итоги» движения фонда в обязательном порядке подводятся за год. В зависимости от принятого в данной библиотеке порядка итоги могут подводиться за квартал, полугодие.
При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа).
Форма индивидуального учета выбирается библиотекой самостоятельно в зависимости от типа, статуса, особенностей фондов.
Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку.
Проверка фонда – это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде. Проверка осуществляется путем сличения записей в учетной документации с фондом.
Результаты проверки фиксируются в акте и рассматриваются комиссией по сохранности.