ПРОГРАММА
практики по профилю специальности
для специальности Документационное обеспечение управления и архивоведение
2012 год
Курс – четвертый
Сроки прохождения практики:
VII семестр - 10.11 - 23.11.2012 г. концентрировано
VIII семестр - 30.03-12.04.2012 г. концентрировано
Форма контроля – дифференцированный зачет
| Принято педагогическим советом Председатель педагогического совета _______________ Н. П. Коробова Протокол № ____ От «____» сентября 2012 года | Утверждено Советом колледжа Председатель Совета колледжа _______________ Н. П. Коробова Протокол № ____ От «____» сентября 2012 года |
| Рассмотрено и одобрено на заседании кафедры социальных наук и права Зав. кафедрой __________________ Салимова Н.С. "__" сентября 2012 года |
В соответствие с учебным планом студенты колледжа специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» проходят практику по профилю специальности в VII и VIII семестрах в течение четырех недель концентрировано в учреждениях, организациях и на предприятиях города.
Цель практики – закрепление и углубление полученных теоретических знаний и приобретение практических навыков работы по избранной специальности.
В процессе прохождения практики предусматривается решение следующих задач:
1. Изучить и проанализировать нормативно-правовые и нормативно-методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства (документационного обеспечения управления — ДОУ) в организации (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты и т.п.);
2. Составить представление о системе делопроизводства той организации, в которой они проходят практику;
3. Ознакомиться с содержанием конкретных делопроизводственных работ непосредственно на рабочем месте;
4. Получить навыки работы с документами на всех стадиях их движения (первичная обработка документов в экспедиции, работа с документами в канцелярии, регистрация, контроль, исполнение документов в структурных подразделениях, их отправка, организация хранения, подготовка документов к сдаче в архив и т. д.);
5. Зафиксировать в дневнике полученные сведения и результаты выполненной работы;
6. Подготовить отчет, обобщающий полученные знания и практические навыки.
Во время практики студенты могут работать на должностях секретарей-референтов руководителей организации, секретарей структурных подразделений, специалистов канцелярий или других подразделений, осуществляющих делопроизводственное обслуживание.
Руководство практикой студентов осуществляют совместно руководитель практики от организации и преподаватель кафедры экономики и управления Института парламентаризма и предпринимательства. Руководитель практики от организации оказывает систематическую помощь и контролирует работу студента в организации, преподаватель кафедры осуществляет методическое руководство в процессе прохождения практики, контроль за полнотой выполнения программы практики.
Примерное задание на практику:
- изучение организационной структуры и функций учреждения (организации);
- изучение структуры и функций делопроизводственной службы, должностных обязанностей сотрудников этих служб, документов, регламентирующих деятельность службы;
- изучение порядка и особенностей документирования деятельности организации;
- изучение организации документооборота;
- изучение построения информационно-поисковой системы учреждения;
- изучение системы хранения документов, их классификации и систематизации, правил формирования дел;
- изучение подголовки дел для передачи в архив.
В зависимости от конкретных особенностей организации и с учетом должностных обязанностей студента-практиканта очередность изучения тем и количество дней на их изучение могут быть изменены. Студенты, работающие на секретарских должностях, должны отразить специфику деятельности, связанную с бездокументным обслуживанием руководителя. Для анализа организации ДОУ (делопроизводства) используется изучение документов, методы интервьюирования, анкетирования, личных наблюдений.
Студенты ведут дневник, который систематически просматривают руководители практики. На основании дневника студенты составляют отчеты о производственной практике
Итоговый контроль:
- характеристика студента, подписанная руководителем практики от организации, заверенная оттиском печати организации-базы практики;
- дневник практики;
- письменный отчет о практике, выполненный по материалам учреждения или организации, в которых студент проходил практику;
- итоговая конференция, посвященная обсуждению итогов практики и защите отчетов с участием преподавателей, ответственных за практику;
- зачет.
Во время практики студент выполняет следующую работу:
1. Изучение организационно-правовых и нормативных документов, регламентирующих организационные основы деятельности и правила документирования в конкретной организации.
Студенты знакомятся с:
§ Уставом (положением) организации;
§ Положением о структурном подразделении;
§ Должностными инструкциями;
§ Инструкцией по делопроизводству;
§ Штатным расписанием;
§ Номенклатурой дел.
По итогам изучения студенты должны собрать информацию по следующим вопросам:
§ цель создания и функции организации;
§ организационно-правовая форма организации;
§ структура и порядок управления;
§ состав управленческих документов организации.
Необходимо определить, насколько система документирования, принятая в учреждении, соответствует требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Студенты определяют, какие технические и программные средства используются для изготовления документов, а также передачи информации, степень оснащенности рабочих мест компьютерами и оргтехникой.
Во время практики студенты получают навыки по составлению организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Они также анализируют правила составления и оформления управленческих документов других систем документации, применяемых в учреждении.
Отчетная документация:
Подведение итогов практики проходит на дифференцированном зачете. К зачету студенты должны предоставить отчетную документацию, которая включает:
Дневник практики
В дневнике должны быть отражены следующие сведения:
- Ф.И.О. практиканта;
- группа и курс практиканта;
- факультет и специальность;
- в качестве кого студент проходил практику (должность);
- место прохождения практики;
- время прохождения практики;
- Ф.И.О., должность руководителя практики от организации;
- Ф.И.О., должность руководителя практики от кафедры;
- индивидуальное задание (формулируется студентом самостоятельно на основе примерного задания, согласовывается с руководителем практики от организации и вносится в дневник практики);
- отметки о прохождении практики;
- данные о выполненной работе за каждый день практики;
- помощь организации в решение практических задач делопроизводства;
- записи руководителя практики от университета в период проверки выполнения программы практики.
2. Характеристика работы студента в период практики. Характеристика заполняется в дневнике практики.
В характеристике работы студентов освещаются следующие вопросы:
- уровень теоретических знаний студента;
- отметки о личностных качествах студента, его отношении к делу;
- рекомендации по совершенствованию профессиональной подготовки студента (по желанию руководителя практики от организации).
Характеристика подписывается руководителем практики от учреждения и заверяется оттиском печати учреждения, в котором студент прошел практику. Незаверенная характеристика кафедрой не принимается. Характеристика содержит оценку практики по десяти бальной системе.
3. Отчет студента, о проделанной работе – это краткое описание всех видов работ, которые были выполнены студентом во время прохождения практики. Тематические разделы отчета соответствуют разделам программы практики. К отчету подшиваются все остальные документы практики. Формы титульного листа и содержание отчета приведены в Приложении 1 и 2.
Отчет о практике должен состоять из следующих разделов:
§ В первом разделе дается краткая характеристика учреждения, где проводилась практика (название организации, ее юридический статус, организационная структура, порядок управления и руководства), и более подробно (структура, штатный состав, функции, подчиненность) – характеристика структурного подразделения, в котором непосредственно работал студент.
§ Во втором разделе студенты описывают изученные организационные и нормативные документы.
§ В третьем разделе необходимо проанализировать систему документирования, принятую в данном учреждении, - порядок подготовки, оформления и размножения служебных документов.
В приложении к отчету можно представить:
ü образцы нормативно-правовых документов, собранной документации;
ü схема организационной структуры организации;
ü бланки всех видов;
ü организационно-распорядительные документы.
Тематический план практики
| № | Тема | Содержание деятельности | Форма контроля |
| ИЗУЧЕНИЕ СТРУКТУРЫИ ФУНКЦИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ | Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. В составе этих документов могут быть положения, инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, номенклатуры дел и др. По итогам изучения нормативных документов студенты разрабатывают графическую схему структуры делопроизводственной службы и фиксируют ее в дневнике. При отсутствии в организации названных документов схема делопроизводственной службы создается на основе использования методов опроса и наблюдений. Методом опроса студенты выявляют должностной и численный состав службы делопроизводства и соответствие функций и должностных обязанностей ее сотрудников должностным инструкциям. Особое внимание обращается на степень автоматизации делопроизводственных процессов в организации: наличие компьютеров на рабочих местах, объединение их в сеть, использование специализированного программного обеспечения; фиксируются названия и версии программ. В дневнике студент отмечает:
| Текущий контроль выполнения программы практики. Проверка и анализ оформления документации. | |
| 2. | ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ | Применяя знания, полученные в процессе изучения курса «Организация и технология документационного обеспечения управления» и прохождения учебной практики, студенты выявляют системы документации, используемые в организации, и основные виды документов, которыми оформляются различные функции. Отмечается правильность оформления документов и их особенности. Кроме того, изучается техническая оснащенность процессов документирования, определяются технические и программные средства, используемые для изготовления документов и передачи информации, степень оснащенности рабочих мест сотрудников организации и службы делопроизводства компьютерами, организационной техникой и средствами связи | Текущий контроль выполнения программы практики. Проверка и анализ оформления документации. |
| ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА | На основе анализа схемы организационной структуры организации студенты анализируют пути (маршруты) движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Они определяют способы получения документов и их отправки (почта, курьеры, факс, электронная почта). При изучении документооборота выясняется состав видов документов каждого документопотока. Студенты изучают порядок первичной обработки поступающих документов (централизованный, децентрализованный, смешанный), знакомятся с правилами приема, сортировки и отправки документов. Особое внимание уделяется порядку передачи документов из экспедиции в структурные подразделения и из одного структурного подразделения в другое. При изучении документооборота уточняют порядок учета документов, определяют процент корреспонденции, полученный по почте, факсу и электронной почте. В дневнике практики студенты обобщают результаты изучения документооборота и рассчитывают его объем за предшествующий месяц по организации в целом или по структурному подразделению, в котором студент работает | Текущий контроль выполнения программы практики. Проверка и анализ оформления документации | |
| ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ | Изучение системы регистрации документов начинается со знакомства с ее организацией: централизованно или децентрализовано проводится регистрация, какие массивы документов в каких структурных подразделениях подлежат регистрации. Студенты выясняют, существует ли деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые и закреплено ли это деление в инструкции по делопроизводству. В процессе изучения темы они знакомятся с применяемыми регистрационными формами, составом реквизитов, фиксируемых при регистрации, порядком заполнения форм. Образцы регистрационных форм приводятся в дневнике практики. При наличии в организации автоматизированной системы регистрации студенты выявляют состав реквизитов, вносимых в карточку в автоматическом и полуавтоматическом режимах, изучают созданные базы данных, устанавливают ведение параллельных форм регистрации. При изучении информационно-справочной системы студенты должны узнать, на каких носителях в организации создан справочно-информационный фонд, кто отвечает на запросы, какие категории сотрудников имеют право пользоваться системой. Организация и технология контроля за сроками исполнения документов начинается с выяснения наличия специального структурного подразделения (или отдельного сотрудника), выполняющего функции контроля, а также документов, регламентирующих эту работ) (например, инструкция по делопроизводству). По инструкции студенты определяют функции инспектора по контролю, технические операции, проводимые с контролируемыми документами, и аналитические по результатам контроля. Практиканты обращают внимание на взаимосвязь регистрации и контроля, анализируют перечни документов, подлежащих контролю, устанавливают количественные данные и сроки исполнения документов | Текущий контроль выполнения программы практики. Проверка и анализ оформления документации. | |
| КЛАССИФИКАЦИЯ И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ | Выявляются применяемые в организации классификационные справочники (классификаторы, номенклатуры дел и др.). Студенты записывают в дневниках тип классификатора и схемы классификации. Анализируется номенклатура дел организации, определяется ее качество, наличие всей необходимой информации. Выясняется структурное подразделение, ответственное за ведение номенклатуры дел (архив, канцелярия) и порядок их составления и оформления. Студенты изучают практику формирования дел, анализируют дела с точки зрения правильности их формирования в соответствии с существующими правилами и номенклатурой дел. | Текущий контроль выполнения программы практики. Проверка и анализ оформления документации. | |
| ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ | Выясняется, создана ли в организации экспертная комиссия, есть ли положение о ней. Студенты знакомятся с процедурой оформления результатов экспертизы ценности документов. При подготовке документов для сдачи в архив в период прохождения практики студенты могут подготовить дела за предыдущие годы: проверяют правильность оформления дел и их формирования. При необходимости подготавливают внутренние описи и листы-заверители, нумеруют листы, оформляют обложки дел. На подготовленные к сдаче дела студенты составляют описи и по ним производят сдачу дел в архив учреждения | Текущий контроль выполнения программы практики. Проверка и анализ оформления документации. | |
| САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА | Изучив организацию и технологию документационного обеспечений управления организации, студенты делают соответствующие записи в дневнике (по плану программы). Особое внимание практиканты уделяют организации работы сдокументами на своем конкретном участке работы. Если студент работает в структурном подразделении, то он более подробно изучает особенности делопроизводства данного структурного подразделения, порядок получения и отправки документов, их регистрацию, контроль, самостоятельно производит группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Работая секретарем-помощником руководителя, практикант дополнительно изучает функции секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя и т. д. (отражает это в отчете). К анализу делопроизводства в учреждении или структурном подразделении практикант должен подходить критически, сопоставляя конкретную систему работы с документами с действующими требованиями нормативно методической базы. Замеченные недостатки и несоответствия в документационном обеспечении управления студент обсуждает с руководителем практики от учреждения и свои замечания вносит в отчет | Текущий контроль выполнения программы практики. Проверка и анализ оформления документации. |
Для изучения традиций и правил создания документов студенты используют методы интервьюирования, личного наблюдения и др.
Вступительное занятие проводит представитель руководства учреждения, который знакомит студентов-практикантов с историей, современными задачами, направлениями деятельности и особенностями документирования управленческой деятельности учреждения. Если в архиве организации имеется историческая справка о фондообразователе, то студент ее изучает.
Прохождение производственной практики призвано помочь студентам научиться применять в своей профессиональной деятельности теоретические знания, полученные в ходе предшествующего обучения, получить необходимые навыки в условиях реального производственно-управленческого процесса, овладеть всем комплексом технологических операций с документами на основе использования современной множительной, электронной техники и техники связи. Следует стремиться постоянно демонстрировать высокую культуру работы с документами, это правило необходимо помнить как при работе с документами организации — базы практики, так и при оформлении документов практики
Приложение 1
Образец оформления
титульного листа дневника (отчета) по практике
Бюджетное учреждение среднего профессионального образования
Ханты-Мансийского автономного округа-Югры
«Нижневартовский социально-гуманитарный колледж»
ОТЧЕТ (ДНЕВНИК)
по практике по профилю специальности
Специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Группа 409 Д
Место прохождения практики-
Время прохождения практики – 10.11 - 23.11.2012 г.
ФИО студента
Руководитель практики – Иголкина Ф.М.
2012 г.
Приложение 2
Содержание отчета о практике
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………………3
1. Структура и функции делопроизводственной службы ……………………4
2. Документирование деятельности организации …………………………….7
3. Организация документооборота ……………………………………………..9
4. Информационно-поисковая система ………………………………………..11
5. Классификация и систематизация документов, формирование дел ……...13
6. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив ……..14
Заключение ………………………………………………………………………15
Приложение 3