Делегирование: как ставить задачи подчиненными
Формируем чувство ответственности делегированием.
Риски: У сотрудника нет потребности в ответственности и самостоятельности
Из статьи вы узнаете:
1. Что за штука такая «делегирование»?
2. Как ставить задачи подчиненным?
3. Чем чреват метод «Вызвал и поставил»?
4. Почему Данил Ватрушкин залил в веб-платформу видео со свадьбы друга?
5. Как не наступить на чужие грабли, когда вы ставите задачу?
6. Как ставить задачу, чтобы работа была выполнена точно и в срок.
Понятие «делегирование» изначально образовано от слова «делегат», и по смыслу означает передачу каких-либо прав или задач другому лицу, который становится вашим представителем, своеобразным аватаром. Однако под делегированием в менеджменте принято понимать передачу подчиненному не только ответственности и полномочий, но и работы как таковой. Например, такой которую вы могли бы сделать сами, но считаете, что с этим может справиться сотрудник. Или такой, которая входит в его, а не ваши обязанности, но является для него новой или сложной.
Мы рассмотрим в рамках темы «делегирование» вопрос: «Как ставить задачу подчиненным?»во время передачи ему работы.
А чего там уметь-то?, — может удивиться читатель. Вызвал и поставил.
Можно и так. Только если вы ставите задачи по принципу «Вызвал и поставил», то потом надо быть готовым к тому, что в момент, когда вы «пришли и проверили» будет «хотели, но не успели», «не знали, как лучше поступить – ждали вас» и «а что, можно что ли было?…».
Кейс. Делегируем Ватрушкину сделать презентацию.
Анализ правильности выбранного плана мотивации.
Вспомните механизм мотивации и проанализируйте диалог по делегированию. Поставьте мотивационную задачу. Что вам бы хотелось актуализировать у сисадмина Ватрушкина? Выберите примерные методы мотивации. Спланируйте действия. Проанализируйте ошибки.
Ситуация: Ватрушкин Даниил, системный администратор. Вы хотите, чтобы он вам подготовил платформу для вебинара, которую вы планируете использовать при проведении совещания с регионами.
Спрашивается: «Как вы ему эту задачу отдадите?».
И так, действуем по методу «Вызвал и поставил».
-Але! Данил? Данил, зайди ко мне, пожалуйста. А чем занят?… Ну это ненадолго, мне только объяснить кое-что, можешь прямо сейчас?.. Отлично, жду.
(прошло 5 минут)
— Данил, у меня в пятницу будет совещание с регионами, мне нужно подготовить веб-платформу. Ты ведь в них разбираешься?
Вопрос: В чем ошибка?
— Ну да, однажды делали уже для отдела закупок.
— Отлично. Сделай, пожалуйста, чтобы она работала.
Вопрос: В чем ошибка?
-Вам только аудио нужно?
— Нет, видео тоже. Чтобы я мог видеть участников и они меня. Еще надо, чтобы я мог там презентацию показать нового оборудования.
— В каком формате презентация?
— В слайдах и видео-ролик там еще есть.
-Понял. Когда вам надо?
— Ну, давай в четверг «протестим», в 10 часов.
— Я могу не успеть, у меня задач много.
— Данил, ты же уже работал раньше с платформами?
— Ну да.
— Ну, значит, там ничего сложного не будет. Может, все-таки справишься?
— Ну, ладно, в четверг в 10 я вам дам доступ на веб-платформу и протестим.
— Вот и хорошо.
Вопрос: В чем ошибка?
Отвлечемся на мгновение. Не читая дальше, проанализируйте, какие ошибки были допущены руководителем и предположите, что будет происходить в четверг.
А теперь отправляемся в четверг.
— Данил, ну что, тестируем?
— Ага, заходите вот сюда и делайте все необходимые действия.
Вопрос: В чем ошибка?
— Данил, а почему презентация не грузится?
— Не грузится? Давайте посмотрим… А, так она у вас порог превышает допустимого объема. Ну, это мы исправим, уменьшим как-нибудь, наверное.
— Понятно… А почему видео не транслируется?
— Не знаю, у меня транслировалось… Вот, я туда ролик со свадьбы друга загружал, он показывал. Давайте посмотрим. Хм, странно, наверное, такой формат не подходит. Или в платформе какой-то глюк… Вы мне дайте ваше видео. Я посмотрю потом, что не так.
— Хорошо. Данил, а почему, когда я говорю в гарнитуру, то слышу собственное эхо?
— Так это нормально. Так будет на любой гарнитуре.
— Но мне это мешает. Я так не могу говорить.
— Ну, попробуйте другую гарнитуру купить, подороже…
— А когда я куплю? Завтра уже совещание. Я просто не успею.
— Ну, не знаю… Давайте я попробую что-нибудь сделать… Вечером…
— Вечером? А почему не сейчас?
Вопрос: В чем ошибка?
— Сейчас у меня другие задачи, я же говорил вам, что у меня их много. Я с платформой вашей вчера провозился, а задачи шефа сделать не успел. Он с меня скальп снимет, если я их сейчас не решу. Да вы не переживайте, я вечером посмотрю, что-нибудь придумаю, все нормально будет…
— Ну, ладно. Давай завтра тогда пораньше приходи, часам к 9. Мы еще раз попробуем, хорошо?
— Хорошо.
Вопрос? Будет ли завтра качественная презентация в срок?
Разберем типовые ошибки.
Ошибка 1. Встань передо мной, как конь перед травой!
- Але! Данил? Данил, зайди ко мне, пожалуйста. Занят? А чем занят?… Ну это ненадолго, мне только объяснить кое-что, можешь прямо сейчас?.. Отлично, жду.
Конечно, ваша задача самая важная. Однако даже если вы сумеете в этом убедить подчиненного, мысленно он будет находиться в той задаче, из которой вы его выдернули. Просто потому, что мозг так устроен. Поэтому степень его концентрации на вашей Очень Важной Задаче будет оставлять желать лучшего.
Закономерное следствиеотрыва от работы: не правильно понятая задача.
Ошибка 2. Ты в шахматы умеешь играть? Не знаю, не пробовал…
- Данил, у меня в пятницу будет совещание с регионами, мне нужно подготовить веб-платформу. Ты ведь в них разбираешься?
- Ну да, однажды делали уже для отдела закупок.
- Отлично. Сделай, пожалуйста, чтобы она работала.
Что именно делал Данил? С какой такой платформой? Похожа она на ту, которая есть сейчас? В чем именно?
На основании фразы Данила невозможно сделать вывод о том, есть ли у него необходимый уровень компетентности для выполнения данной работы.Поэтому здесь имеет место — не учет уровня квалификации сотрудника
Закономерное следствие: риск, что сотрудник не справится с данным заданием.
Ошибка 3. Нет, все понятно, но что конкретно…
- Отлично. Сделай, пожалуйста, чтобы она работала.
-Вам только аудио нужно?
- Нет, видео тоже. Чтобы я мог видеть участников и они меня. Еще надо, чтобы я мог там презентацию показать нового оборудования.
- В каком формате презентация?
- В слайдах и видео-ролик там еще есть.
Отсутствие четких критериев результативности выполненной работы налицо.
Если вы хотите, чтобы вы смогли показать ВАШУ презентацию, то тестироваться должна ВАША презентация. Кроме того, ее показать можно по-разному. Вам нужно, чтобы вы могли листать слайды назад и вперед? Чтобы вы могли выделять важное прямо на слайде рисунком? Там планируются анимационные эффекты или на слайдах просто картинки? Она будет одна или больше? Видео запускается прямо из презентации или это отдельные ролики?
Если вы не показали человеку куда идти, не удивляйтесь, если он придет не туда. Выполнение какой-то иной, а не порученной вами работы – вот закономерное следствие данной ситуации.
Конечно, внимательный читатель может возразить. И сказать – руководитель в этом не обязан разбираться. Это сисадмин должен был все эти вопросы задать. Может быть. Но тогда не надо было допускать ошибку 4.
Ошибка 4. А мы бросаем скуке вызов, потому что потому, жить на свете без сюрпризов невозможно никому
— Ну, значит, там ничего сложного не будет. Может, все-таки справишься?
— Ну, ладно, в четверг в 10 я вам дам доступ на веб-платформу и протестим.
То, что предлагается руководителем – промежуточный контроль. То есть после старта и до финиша. Предварительный же предполагает проверку ДО старта. И включает в себя несколько параметров, самый важный из которых – определение исполнителем реального срока выполнения работы с учетом имеющейся квалификации, ресурсов и технологий.
В данной ситуации предварительного контроля нет. Руководитель отпустил задачу в путь, не убедившись, в том что ее выполнение реально. Он не сделал этого сам и не предоставил такую возможность подчиненному.
Главное, — ввязаться в бой, а там разберемся – такая парадигма к эффективному управлению никакого отношения не имеет. Закономерное следствие: сюрприз на этапе финишного контроля.
Я смею надеяться, что метод «Вызвал и поставил» вас несколько разочаровал. Как же тогда правильно?
А правильно разобраться в том, что, собственно такое – ставить задачу.
Постановка задачи – это обязанность руководителя, которая выполняется целым набором компетенций. Здесь может понадобиться и разработка решения, и планирование, и целеполагание, и мотивация, и оперативное лидерство. И это еще не полный список.
Профессионал понимает, что прежде чем вызвать подчиненного – надо понять КАК вызвать и куда вызвать. Далее определить, каков будет тон разговора, выбранные формулировки и степень детализации задачи. Также необходимо учесть его картину мира и способ восприятия информации, чтобы быть услышанным.
То, какой вы выберете «набор» техник, должно зависеть также от репутации подчиненного, степени его лояльности, его личных характеристик, ваших дальнейших видов на его будущее и его положения в команде.
Поэтому чтобы правильно ставить задачи – надо развивать в себе все управленческие компетенции. К сожалению, в объеме данной статьи дать полный ответ на этот вопрос не получится.
Однако, мы можем на основании осмысленных выше ошибок, сформулировать базовый алгоритм постановки задачи для данного случая, и всех похожих на него случаев тоже.
Базовый алгоритм постановки задачи:
Шаг 1. Назначить отдельную встречу с сотрудником для делегирования ему работы.
Шаг 2. Сформулировать суть задачи, необходимые сроки ее реализации, подробные критерии результативности выполненной работы.
Шаг 3. Дать сотруднику возможность осмыслить поставленную задачу и проанализировать ее на предмет понятности и достаточности имеющихся ресурсов для ее выполнения, в том числе и временных. Для этого лучше всего попросить его составить подробный план действий.
Шаг 4. Предварительный контроль. Убедиться, что сотрудник выполнил шаг 3 и назначить дату промежуточного контроля.
Если вы соблюдете этот минимальный перечень шагов при постановке задачи, неприятных сюрпризов в вашей работе станет гораздо меньше.
А теперь, итоговое задание.
Какие на ваш взгляд, из перечисленных нами ошибок, руководитель совершил при второй встрече, в четверг?
Ответы:
1. Ошибка 3. Нет, все понятно, но что конкретно…
Критерии результативности опять не сформулированы. Поэтому, что именно Данил приготовит к завтрашнему дню неизвестно.
2. Ошибка 4. А мы бросаем скуке вызов, потому что потому, жить на свете без сюрпризов невозможно никому
Точки предварительного контроля опять нет. Исходя из контекста ситуации, она должна быть в четверг вечером, а не в пятницу утром.