Процессы управления проектами. Процессы инициации проекта
Обзор процессов управления проектами
Существует много определений термина «процесс».
Процесс – совокупность действий, которые необходимо предпринять для достижения некоторого результата.
Для повышения эффективности работы деятельность менеджера проекта необходимо структурировать. В управлении проектами часто выделяют пять групп процессов:
1) инициация;
2) планирование;
3) организация исполнения;
4) контроль;
5) закрытие.
Выполнение каждой группы процессов обеспечивает результаты, которые служат необходимыми входными данными для реализации, следующей группы процессов.
Группы управленческих процессов, выполняемых менеджером, условно дискретны, т.е. они могут быть рассмотрены отдельно, но выполняются взаимосвязано в ходе исполнения проекта. Каждая группа процессов представляет собой набор взаимосвязанных управленческих действий, которые в итоге приводят к определенному результату, необходимому для реализации проекта.
Структурированный подход к работе управленца может сделать её более прозрачной и, как следствие, более эффективной.
Инициация проектов
Процессы инициации – начальная группа процессов, выполняемая при запуске проекта и начале очередной фазы.
Проекты могут быть инициированы по самым разным причинам. Основными общими причинами запуска проектов являются проблемы организации либо возможности, которые перед ней открываются.
Инициация может происходить как «сверху», т.е. со стороны руководства, так и «снизу». Сотрудники компании должны иметь все возможности для инициации проектов, отвечающих интересам компании.
Процессы инициации
В состав процессов инициации входят:
· Разработка Устава проекта;
· Анализ заинтересованных сторон;
· Сбор требований
· Стартовое совещание по проекту.
Основные задачи, которые должны быть решены в ходе инициации проекта: четкое определение проекта, фиксация его целей, ожидаемых результатов и выявление основных заинтересованных сторон и их интересов.
Процесс разработки Устава проекта
Одним из важнейших инструментов менеджера проекта, применяемых на начальных фазах проекта, является Устав – документ, формулирующий и авторизующий проект. В разработке и согласовании Устава должны принимать участие основные заинтересованные стороны проекта во главе с заказчиков.
Устав проекта как минимум должен содержать:
· Цели и результаты проекта;
· Зону ответственности менеджера проекта и перечень его полномочий;
· Основные принципы управления проектом.
При определении и формулировании целей следует учитывать, что они бывают:
· Явные и скрытые (скрытые намеренно от некоторых участников, скрытые от всех, не выявленные);
· У разных заинтересованных сторон, помимо основных участников проекта;
· Нескольких уровней (иерархия целей).
Устав может играть роль внутреннего договора между основными участниками проекта.
Процесс анализа заинтересованных сторон
Анализ интересов заинтересованных сторон обеспечит менеджера проекта информацией об ожиданиях основных участников от проекта. Эти интересы могут обеспечить могут обеспечить проекту дополнительные возможности или риски.
Не всегда заинтересованной стороной в проекте является его участник. Очень часто заинтересованные стороны не выступают в роли явных участников проекта. При этом они продолжают преследовать свои цели. Понимание интересов заинтересованных сторон поможет менеджеру проекта при принятии многих решений.
Процесс сбора требований
Начальная фаза проекта всегда связана с высокой неопределенностью и множеством рисков. Нечеткое понимание целей проекта и продукта, который должен быть в ходе проекта создан, погубило немало проектов.
Сбор требований – формальный процесс документирования ожиданий и пожеланий как к будущему продукту проекта, так и к самому проекту. В первую очередь в этот процесс должен быть активно вовлечен заказчик. Иногда для повышения качества данной работы в проекте выделяется дополнительная роль – технический (функциональный) заказчик.
Процесс проведения стартового совещания по проекту
Стартовое совещание по проекту поможет довести до команды проекта его цели и результаты, принципы организации и познакомить его участников в преддверии совместной работы. Это повысит ее эффективность и минимизирует риски командной работы.
Стартовое совещание должно «зарядить» команду бодростью и целеустремленностью. Члены команды должны понять и принять миссию проекта, его цели и степень важности для организации.