Функционирование системы СПУ на стадии оперативного управления начинается с момента утверждения исходного плана работ (комплексного сетевого графика), доведения его до ответственных исполнителей и начала выполнения первых работ, опирающихся на исходное событие сети. Заканчивается же процесс функционирования системы в момент свершения завершающего события комплексного сетевого графика.
Период управления ходом работ с помощью сетевого графика — это время, необходимое для выполнения всех работ, которые заключены между исходным и завершающим событиями, или, иначе говоря, фактическое время критического пути.
В задачи оперативного управления входят:
• контроль за ходом выполнения работ и своевременное выявление всех отклонений от плана;
• количественная оценка и анализ изменений основных показателей, определение влияния этих изменений на установленные сроки выполнения работ;
• прогнозирование будущего поведения объекта управления;
• выработка вариантов решений по устранению несогласований между плановым и фактическим состоянием;
• реализация наилучшего решения путем проведения ряда организационно-технических мероприятий.
Исследования, проведенные на ряде предприятий, показывают, что для систем СПУ характерно периодическое обновление сети. Периодичность обновления определяется заранее, еще на стадии исходного планирования. Продолжительность периода обновления сети, или отчетный период, устанавливается в зависимости от специфики объекта, т.е. от объема работ, вида производственного процесса, степени его механизации, территориального расположения объекта, средств передачи и обработки оперативной информации. Для различных объектов отчетный период может составлять сутки, неделю, декаду, месяц.
Установление периодичности обновления информации, содержащейся в сетевом графике, позволяет своевременно учитывать изменения продолжительности работ и сроков свершения событий, а следовательно, и резервов времени на их свершение.
Отечественный опыт внедрения систем СПУ на промышленных предприятиях показывает, что процесс оперативного управления можно подразделить на следующие периодически повторяющиеся этапы:
1) выдача заданий ответственным исполнителям и формирование ими оперативной информации;
2) обработка оперативной информации службой СПУ (вычислительным центром) и составление сводных отчетных данных о ходе работ;
3) анализ фактического хода работ службой СПУ и корректировка сетевой модели;
4) утверждение сетевой модели после корректировки руководителем объекта и выдача заданий ответственным исполнителям на следующий период.
Для иллюстрации функционирования системы СПУ на стадии оперативного управления предлагается схема, приведенная на рис. 5.4. На данной схеме четко выделены структурные элементы системы СПУ (те же, что и на рис. 5.1), связанные между собой каналами прямой и обратной связи. По этим каналам осуществляется поток оперативной информации, необходимой для осуществления оперативного управления комплексом работ. Рассмотрим более подробно, как осуществляется этот процесс.
Первый этап оперативного управления комплексом работ начинается с того, что руководство на основе прогноза о ходе работ и комплексного сетевого графика, а также установленной даты на свершение исходного события выдает задание ответственным исполнителям (форма 10-СПУ) на определенный период.
Ответственные исполнители, выполняя работы, предусмотренные заданием, одновременно являются источниками оперативной информации. Они заносят сведения в формы отчетных документов следующих разновидностей:.
• форма 5-СПУ — содержит сведения об изменении ранее выданных оценок продолжительности на отдельные виды работ, указанные в форме 10-СПУ, и работы, к которым исполнитель приступит в последующий отчетный период;
Рис. 5.4. Принципиальная схема функционирования системы СПУ на стадии оперативного управления: 1 —- формирование и выдача заданий ответственным исполнителям; 2 — сбор оперативной информации; 3 — обработка оперативной информации; 4 — анализ отлетных данных на комплексном сетевом графике; 5— выработка рекомендаций по ликвидации отклонений от заданных ограничений; 6 — утверждение рекомендаций руководством; 7— корректировка сети службой СПУ; 8 — утверждение комплексного сетевого графика руководством после корректировки
• форма 6-СПУ — содержит информацию о введении или исключении из комплексного сетевого графика некоторых работ и событий;
• формы 3-СПУ и 4-СПУ — содержат сведения об изменении исходных определений работ и событий.
Более сложные изменения состава работ (или порядка их выполнения) подаются ответственными исполнителями по формам исходной информации (формы 1-СПУ^-4-СПУ).
Ответственные исполнители работ несут персональную ответственность за сообщаемые сведения, так как от их достоверности, точности и объективности зависит эффективность вырабатываемых на их основании решений. Отчет за подписью ответственного исполнителя работ приобретает силу финансового документа и налагает на составителя большую ответственность за сообщаемые сведения.. •;
Следует отметить, что так же, как и на стадии исходного планирования, должен строго соблюдаться один из основных принципов функционирования системы СПУ: единство форм представления оперативной информации по всем событиям и работам комплексного сетевого графика независимо от характера этих работ и ведомственной принадлежности ответственных исполнителей. Это повышает эффективность функционирования системы СПУ.
На втором этапе весь поток оперативной информации о ходе работ в виде отчета поступает непосредственно от ответственных исполнителей в вычислительный центр. Вычислительный центр просчитывает комплексный сетевой график, накапливает оперативную информацию для очередной корректировки исходного плана и выдает сводные отчетные данные о фактическом состоянии работ по всей программе службе СПУ, руководителям подразделений и всем ответственным исполнителям (по каналам обратной связи).
Практика внедрения методов СПУ на промышленных предприятиях показывает, что такая организация потоков входной и выходной информации необходима для обеспечения полными сведениями о состоянии объекта всех руководителей и исполнителей, оперативности, а также одновременного получения информации всеми руководителями и ответственными исполнителями работ при минимальных затратах труда и средств на ее обработку.
Выбор способа передачи информации зависит от количества работ и событий в сети, количества и территориального расположения организаций — участников разработки и ответственных исполнителей. Для этого можно использовать документальную передачу информации (формы СПУ) или спецсвязь (телеграф, телефон, телетайп и др.).
Информация, полученная в результате обработки оперативных данных, позволяет приступить к наиболее ответственному этапу оперативного контроля и управления — анализу фактического хода выполнения работ, корректировке комплексного сетевого графика, выработке оперативных решений (третьему этапу оперативного управления). Все это осуществляет служба СПУ с привлечением при необходимости руководителей подразделений и ответственных исполнителей.
В процессе.корректировки:
• в сеть вносят новые работы, если они появились, и исключаются аннулированные;
• на графике отмечают работы, завершенные в данном отчетном периоде;
• уточняют формулировки отдельных работ и событий, при этом изменение формулировок граничных событий, так же как и на этапе исходного планирования, согласовывают с ответственными исполнителями;
• проставляют новые оценки продолжительности выполнения отдельных работ.
Следует отметить, что полный пересмотр исходного комплексного сетевого графика производится не на каждом периоде сбора оперативной информации, а лишь при наличии существенного расхождения между исходным планом и фактическим ходом выполнения работ.
После того как сеть откорректирована, сотрудники службы СПУ направляют ее в вычислительный центр для определения (перерасчета) всех ее параметров. Рассчитанный комплексный сетевой график вместе с информацией о ходе работ служба СПУ подвергает тщательному анализу. Сначала определяют, удовлетворяют ли установленным срокам даты, определенные при расчете сети. Если получены неудовлетворительные результаты, выясняются причины отставания и намечаются рекомендации по их ликвидации.
Для обсуждения результатов анализа состояния работ руководитель объекта проводит оперативные совещания, в которых
в обязательном порядке принимают участие ответственные исполнители работ критической зоны и руководители подразделений и организаций, выполняющих данный комплекс работ.
Организационная подготовка оперативных совещаний, краткое сообщение о результатах анализа и подготовленных рекомендациях возлагается на руководителя службы СПУ и руководителя объекта.
На оперативном совещании принимаются и оформляются окончательно согласованные решения, являющиеся для руководителей всех уровней и ответственных исполнителей программой действия на предстоящий отчетный период. Принятие решений фиксируется специальным протоколом (форма 9-СПУ), а контроль за выполнением этих решений возлагается на службу СПУ.
На основе зафиксированных в протоколе организационно-технических решений сотрудники службы СПУ вносят коррективы в комплексный сетевой график. Эффективность принятых решений проверяется службой СПУ путем расчета и анализа откорректированного сетевого графика. При соответствии параметров наложенным ограничениям комплексный сетевой график утверждается руководителем объекта (четвертый этап процесса оперативного управления), и на его основании выписываются задания ответственным исполнителям на очередной этап работы. Цикл корректировки сети можно повторять до получения желаемого результата. После этого служба СПУ составляет перечень работ критической и подкритической зон (форма 7-СПУ) и сводный перечень работ в порядке возрастания резервов времени (форма 8-СПУ). На основании этих документов служба СПУ подготавливает задания ответственным исполнителям на следующий этап работ. Таким образом этапы работ циклически повторяются до свершения завершающего события.
Следует отметить, что в процессе функционирования системы СПУ на стадии оперативного управления четко проявляется еще одна особенность системы — передача оперативных сведений осуществляется непосредственно от источников их возникновения на различные ступени иерархической структуры управления. Степень детализации информации различна и зависит от уровня руководства, для которого она предназначена. Руководство каждого уровня получает только ту информацию и с такой степенью ее детализации, которая позволяет, прежде всего, быстро
и оперативно проанализировать состояние выполнения работ на вверенном участке, косвенно оценить влияние на сроки выполнения основных событий и выработать оперативное решение.
Практика показывает, что в системах СПУ чаще всего используются три степени детализации выходной информации, каждая из которых соответствует определенному уровню руководства:
1) ответственные исполнители работ и руководители подразделений получают наиболее детализированную информацию, позволяющую оценить состояние каждой из закрепленной за ними работ и влияние их на ситуацию в целом;
2) руководители организаций-исполнителей получают информацию, которая позволяет дать общую оценку состояния закрепленной за ними части объекта и содержит наиболее подробные сведения по граничным событиям, определяющим связи данной организации с другими организациями и взаимосвязь отдельных ее подразделений, а также сведения о работах данной организации, попавших в критическую зону;
3) руководитель всего комплекса работ получает детализированную информацию только по работам, лежащим на критических и подкритических путях..
Такое построение потоков информации о ходе работ позволяет сосредоточить внимание руководителей всех уровней на работах критической зоны, т.е. именно на тех работах, которые на данный момент определяют достижение заданной конечной цели в установленные сроки. Это обеспечивает эффективность функционирования системы СПУ на стадии оперативного управления.