Бюджет или смета расходов – практически самая главная часть заявки на грант. Необходимо заранее произвести оценку возможностей организации и подсчитать в денежном выражении ее конкретный вклад в проект. Вклад организации в проект может отражаться в разных статьях расходов составляемого бюджета, связанных с выполнением проекта: оплата труда, аренда помещений или оборудования, стоимость оборудования, стоимость капитального или косметического ремонта помещения, расходные материалы, транспортные расходы и т.п. Эти расходы должны быть напрямую связаны с реализацией заявляемого проекта.
Структура бюджета. Наиболее распространена структура бюджета, состоящая из трех основных разделов: оплата труда, основные прямые расходы, непрямые или косвенные расходы.
Оплата труда (или «Индивидуальная финансовая поддержка»). В этот раздел входят все расходы по оплате труда штатных сотрудников организации, занятых в проекте, а также расходы по оплате договорных услуг, например, консультантов. Сюда же относятся все затраты, связанные с выплатой налогов и других обязательных отчислений, как по штатным сотрудникам, так и по договорным услугам. При расчете раздела следует учитывать, что выплаты производятся по частям, причем вторая и последующие части выплачиваются только после получения подробного отчета о расходовании первой части грантовых средств. Как правило, первая часть составляет в среднем четвертую часть всей суммы гранта. В таблице отражено рекомендуемое распределение фонда оплаты труда.
| Количество | Должность | Полная месячная оплата труда (долл.) | % времени работы в проекте | Длительность работы в проекте | Полная сумма | Имеющаяся сумма | Требуемая сумма |
| Директор | 40% | 12 месяцев | |||||
| Бухгалтер | 50% | 12 месяцев | |||||
| Главный координатор | 100% | 8 месяцев | |||||
| Итого по персоналу: |
В графу «Имеющаяся сумма» включены средства либо организации, либо полученные из других источников. Сюда же можно включить средства и услуги, предлагаемые на безвозмездной основе. В комментариях к бюджету делаются пояснения, что это стоимость, например, добровольного труда. Грантодателями приветствуется, если вклад организации составляет до 25% от общего объема требуемой суммы.
Консультативные услуги. Сюда входят все выплаты консультантам, экспертам, переводчикам, специалистам, тренерам и ведущим семинаров, наладчикам оборудования или программного обеспечения и т.п. по временным договорам. Как правило, указывается стоимость одного дня работы и количество дней. Если консультанты и специалисты работают безвозмездно или добровольно, то эти данные отмечаются в графе «Имеющиеся средства».
Обязательные отчисления. Размер отчислений часто меняется. В настоящее время существует единый социальный налог в размере 35,6% и ряд других обязательных отчислений. Поэтому окончательные расчетные цифры лучше всего вносить в бюджет перед отправкой заявки на конкурс. Лучше не превышать расходы на оплату труда, которая должна составлять не более 30%, если иное не оговорено условиями конкурса.
Основные прямые расходы. Одной из основных и наиболее часто вводимых в бюджет статей является статья «Оборудование и сопутствующие расходы». Каждый фонд или организация имеет свои ограничения и свое толкование того, что рассматривается под понятием «Оборудование». Часто оборудованием называют предметы, стоящие более 500 долл. и предназначенные для эксплуатации сроком более чем один год. Но бывает, что в эту статью включаются все виды оборудования, даже если оно стоит 50 долл. и меньше. Как правило, в эту статью включается покупка компьютеров, принтеров, сканеров, факсов, модемов и пр. Приветствуется покупка специального оборудования, необходимого для реализации проекта. В эту же статью входят и расходы на аренду оборудования, используемого в проекте. В статье «Оборудование» можно по максимуму включить в графу «Имеющиеся средства» стоимость оборудования, которое существует в учреждении и будет использоваться в проекте. Это покажет грантодателям, каковы потенциальные возможности организации. В эту же статью включаются дополнительные расходы (если они есть) на доставку нового оборудования, его установку и страхование.
«Аренда помещений». Сюда, как правило, включаются затраты на аренду помещений для выездных семинаров и других мероприятий. В комментариях к бюджету необходимо привести анализ средней стоимости аренды в той местности, где она будет осуществляться. Иногда статью «Аренда помещений» включают в состав другой – «Административные и прочие расходы», в которую также входят и статьи «Расходные материалы», «Связь и коммуникации», «Прочие расходы».
«Расходные материалы». Эта статья может включать стоимость учебников и учебных пособий, комплектующих материалов, спецодежды, канцелярских товаров, материалов для обучающих семинаров. Как правило, эту статью полностью включают в графу «Запрашиваемые средства».
«Командировочные и транспортные расходы». Если предполагается проведение выездных мероприятий, приглашение преподавателей, консультантов, тренеров, учащихся и т.д., именно в статью «Командировочные и транспортные расходы» включаются все расходы, связанные с поездками. В эту статью включается стоимость проезда с учетом страхования, стоимость постельных принадлежностей в ж/д транспорте, стоимость проживания в гостинице, стоимость суточных, стоимость питания. Если в проекте заложены зарубежные командировки, необходимо их выделить в отдельную строку с указанием стоимости билетов, стоимости визы, страхования, суточных и других расходов. В комментариях к бюджету необходимо подробно разъяснить все заложенные в эту статью расходы.
«Связь и коммуникации». Включает в себя почтовые расходы, расходы на оплату междугородних телефонных переговоров, стоимость услуг Интернета и электронной почты во время выполнения проекта. Примечание. Прилагаемые к финансовому отчету счета должны по времени оказания услуг совпадать со сроком реализации проекта.
«Прочие расходы». Включает, к примеру, расходы на печатные работы, публикации, стоимость рекламных объявлений, оплату дополнительных услуг, в т.ч. банковских.
Непрямые расходы. Статья редко оплачивается грантодателем, поскольку включает, как правило, накладные расходы организации, которые рассчитываются в виде процентов от общего фонда оплаты труда или всех прямых расходов.
Бюджет проекта оформляется в виде таблицы с обязательным указанием результирующих цифр по стоимости всего проекта. При окончательном составлении бюджета следует обязательно проверить соотношение имеющихся и запрашиваемых средств.