Содержание
Текст лекции… …………..................................… …...…..... 4
Контрольные вопросы……………………………………….30
Семинарские занятия………………………………………...30
Рекомендуемая литература………...........................................…………........ 31
Учет как функция управления библиотекой.
Новое время формирует новые подходы, как к организации деятельности библиотек, так и к процессу управления ними. К, сожалению, многие аспекты управления библиотеками до сих пор не достаточно разработаны и требуют дальнейшего теоретического осмысления и практической апробации. К таким вопросам относятся и такие важные компоненты современного менеджмента, как функции управления.
К функциями управления в менеджменте принято относить специализированные виды управленческой деятельности, представляющие различные направления воздействия на управляемый объект.
Среди ученых в области библиотечно-информационной деятельности доминирует толкование понятия «функции управления» как сферы деятельности, обособившейся в силу существующего в библиотеке разделения труда и представляющей собой комплекс повторяющихся видов работ, выполняемых различными субъектами управления [13].
В процессе управления учреждениями социально-культурной сферы большое значение приобретает формирование и организация учетной политики. Учет, как управленческая функция, тесно связан с рядом других, таких как планирование, контроль, организация, регулирование и является средством обратной связи в управлении.
Исследователи и практики в области библиотечного дела выдвигают различные трактовки в определении понятия «учет». Так, А.Н.Ванеев определяет учет как наблюдение, измерение и фиксация всех процессов деятельности библиотеки в установленных формах [13].
С.В. Митрофановой дается иная трактовка. По ее мнению, учет есть регулярная систематизированная регистрация сведений о работе библиотеки по определенным формам и показателям [6].
В учебно-практическом пособии «Управление библиотекой» учет классифицируется как функция управления, представляющая собой регулярный и систематизированный сбор сведений и данных о состоянии и развитии библиотеки путем регистрации конкретных данных, характеризующих количественную и качественную стороны библиотечных процессов [13].
Рассматривая вопросы управления библиотекой как социокультурной системой, А.И. Пашин формулирует функцию учета в виде систематического сбора данных о функционировании и развитии библиотеки, которая создает информационную базу для управления [10].
Согласно определению, данному в «Терминологическом словаре » учет – это систематическая регистрация и подсчет факторов в целях количественной и качественной характеристики явлений, характеризующих деятельность библиотеки [1].
Резюмируя вышеизложенное, определим учет как организационно упорядоченную систему, систематизирующую сбор сведений о деятельности библиотеки путем регистрации конкретных данных по установленным формам и показателям.
Как отмечалось ранее, учет входит составной частью в процесс управления и имеет свою цель, функции, принципы и требования.
Основной целью учета является сбор точных и достоверных данных обо всех библиотечных явлениях и процессах, способствующих контролированию уровня и динамики развития деятельности библиотеки, принятию правильных управленческих решений, сохранности материальных ценностей, обобщению опыта работы.
Функция учета заключается в наблюдении, измерении и фиксации всех процессов деятельности библиотеки в установленных формах.
С.В.Митрофанова выделяет следующие функции учета: информативную, аналитическую и контрольную [6]. По ее мнению, информативная функция заключается в том, что учет является основным поставщиком информации о деятельности библиотеки. Он создает и фиксирует информацию об активах (имуществе) библиотеки, их наличии, движении (поступлении и выбытии), источниках образования (капиталах и обязательствах), о хозяйственной деятельности библиотеки. К учетной информации предъявляются следующие требования: оперативность, достоверность, своевременность, объективность.
Аналитическая функция учета состоит в обобщении и конкретизации показателей деятельности библиотеки, их анализе и выявлении фактов, оказывающих влияние на результаты работы библиотеки.
Контрольная функция реализуется посредством оценки степени достижения библиотеки своих целей, уточнения этих целей, выявления отклонений и причин вызывающих отклонения, разработки и реализации комплекса мероприятий по их устранению.
Методическую основу учета составляет совокупность инструкций и правил по формированию учетной документации. Цели и средства такой учетной системы соответствуют определенной социально-экономической системе.
Сущность и роль учета в новой экономической ситуации имеет несколько иную направленность, чем при централизованной экономике. Отличные от прежних условия хозяйствования библиотек, изменение системы управления библиотеками, правовой базы, определяющей деятельность библиотек, потребовало разработки новых базисных принципов учетной политики, позволяющих совершенствовать систему библиотечного учета.
Основную роль в организации учета играет сочетание принципов обязательности и факультативности.
В настоящее время обязательным для всех типов библиотек является:
· суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов;
· обеспечение идентичности номенклатуры основных показателей, вводимых в учетные формы библиотеки и государственной статистики;
· учет фонда в стандартных учетных единицах;
· обеспечение стабильности принятых единиц учета, последовательности их применения. Смена единиц учета не допускается.
· обеспечение сопоставимости единиц учета в экземплярах с единицами хранения и единицами выдачи, за исключением газет и журналов;
Следует заметить, что виды, способы и единицы учета документов в библиотеках обеспечиваются стандартами в области информации, различными нормативными документами, устанавливающими единообразие типовых решений в библиотеках. Это позволяет держать учетную ситуацию под контролем органов управления и методических центров.
Принципфакультативности заключается в правомочности библиотек:
· определять виды учетных форм при осуществлении суммарного и индивидуального учета фонда на различных носителях информации с копиями на бумажных носителях;
· самостоятельно формировать свой порядок учета применительно к статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям;
· вводить в учетные документы, наряду с обязательными показателями, факультативные, учитывающие интересы библиотеки и служащие основой для управления ее деятельностью.
Следует отметить, что развитию принципа факультативности способствует новый подход к совершенствованию системы учета. Отличительной особенностью является его демократизация, т.е. отсутствие жесткой регламентации учета. Это касается, прежде всего, совершенствования технологии учета, выбора наиболее приемлемых для библиотек видов и форм ведения учета, ликвидации дублирования в ведении учетной документации.
Для успешного функционирования библиотеки, к учету, как к важной управленческой функции, предъявляется ряд требований.
Первостепенным требованием выступает полнота и достоверность учетной информации. Учетная информация, как и другие виды информации, включает стадии сбора, накапливания, группировки и изменения первичных данных, регистрации, передачи информации в аппарат управления для оперативного руководства библиотекой, составления внутренней и внешней отчетности. Вторым, не менее важным требованием, является систематичность, т.е. ведение учетной документации с установленной периодичностью в зависимости от вида учета. Третье требование – это соответствие номенклатуры показателей аналогичным показателям государственной статистики, предполагающее формирование набора показателей, адекватно отражающих многообразную деятельность библиотек. Следующее требование к учету представляетсобой единообразие, которое достигается посредством введения единых форм учета и общей инструкции, применения унифицированных единиц счета. Вытекающим из него является требование совместимости приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологии.
В библиотеках традиционно реализуются три вида учета, которые сохранили свою актуальность и в настоящее время: оперативный, статистический, бухгалтерский.
Сущность оперативного учета заключается в постоянной, непрерывной регистрации всех фактов библиотечной деятельности, выраженной в натуральных единицах. Данный вид учета ведется непосредственно в структурных подразделениях библиотеки. В рамках оперативного учета регистрируется количество читателей, организация книжных выставок, число посещений, книговыдача, приход и уход сотрудников (табельный учет), учет движения партий книг в процессе обработки и запись новых поступлений в инвентарную книгу, проверка книжного фонда и т. п. Объем и характер оперативного учета меняются в соответствии с нуждами конкретных библиотек и отделов. Данные первичного учета периодически суммируются в заданных интервалах – месяц, квартал, год.
Статистический учет направлен на получение, группировку и обобщение данных о состоянии деятельности библиотеки. Он осуществляется на основе государственной отчетности и/или статистических обследований и фиксации данных за определенный календарный период. Примером такого учета может служить ведение статистического дневника, книги движения фонда. Статистический учет обязателен для всех видов и типов библиотек и осуществляется по единым методам. Унифицирование форм и показателей статистического учета необходимо для сопоставления и подсчета показателей деятельности различных библиотек.
Статистическая информация используется для информационного обеспечения федеральных и местных органов власти, целенаправленно поддерживающих работу библиотек, ориентации общественного мнения, демонстрации возможностей библиотек в целях расширения межбиблиотечного сотрудничества, квалифицированного планирования собственной работы. Использование статистического учета в управлении предполагает формирование набора показателей, адекватно отражающих деятельность библиотек.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему отбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах библиотеки и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Бухгалтерский учет - это строго документированный учет, не допускающий выборочности ни во времени, ни в пространстве. Данные бухгалтерского учета используются для наблюдения и контроля за хозяйственной деятельностью библиотеки.
Бухгалтерский учет является центром финансовой и управленческой информации. По характеру информации, ее назначению и использованию, бухгалтерский учет делят на финансовый и управленческий.
Финансовый учет направлен на обобщение финансовых результатов работы библиотеки и их отражение в финансовой отчетности. Назначение финансового учета состоит в формировании полной и достоверной информации о деятельности библиотеки, ее имущественном положении.
Управленческий учет представляет собой систему учетных затрат и доходов. Назначение управленческого учета состоит в систематизации внутренней информации для целей внутрихозяйственного планирования, прогнозирования, контроля, оценки текущих измерений (отклонений). В качестве основной задачи управленческого учета можно обозначить подготовку необходимой информации для принятия оптимальных управленческих решений по совершенствования процесса производства, а, следовательно, оптимизации самого процесса управления.
Следует заметить, что все перечисленные виды учета, ведущиеся раздельно разными должностными лицами в самостоятельных структурных подразделениях библиотеки, между собой взаимосвязаны и дополняют друг друга. Так, к примеру, это подтверждается существующей связью между оперативным и статистическим учетом, учетом выполнения плана (данных отчетности) и исчислением основных статистических показателей на перспективу деятельности библиотек. Совершенно очевидно, что подсчет стоимости отдельных библиотечно-технологических невозможен без данных бухгалтерского учета.
Рассматривая учет как управленческую функцию, стоит обратить внимание на тот факт, что существует целый ряд нерешенных проблем учетной политики. Такая ситуация в различные периоды времени провоцировала дискуссии ученых и практиков, связанные с организацией системы учета в библиотеках.
Особую остроту проблема статистической обеспеченности приобрела в конце 1980-х начале 1990-х годов, свидетельством чего может служить резкий рост числа публикаций на эту тему в профессиональной прессе. Так, анализ журнала «Библиотека» за 1984-1995 г.г. позволил выявить, что именно на это время приходится наибольшее количество статей, посвященных переоценке действующей системы библиотечных показателей.
В ходе дискуссии исследователи обращали внимание на то, что библиотечная статистика, основанная на существующих показателях, не может служить полноценным критерием оценки деятельности библиотек, поскольку не отражает реального состояния библиотечно-информационного обслуживания и качества проведенной работы. Эту точку зрения разделили, как ученые библиотековеды, так и практики. К примеру, С. Петрова в статье «Что покажет показатель?» и Р. Мотульскийв работе «Все ли знает статистика?» утверждают, что не следует увлекаться объемными показателями при отчетности о деятельности библиотек [9]. В первую очередь их нужно использовать для анализа имеющихся ресурсов, подготовки необходимых рекомендаций и справок, плановых ориентиров и т.п. По мнению А. Едемского, измерять работу библиотек следует по количеству посещений и книговыдач, обслуживающего персонала и заполненных читательских требований. Автор предлагает использовать валовые показатели для сопоставимости деятельности различных библиотек с одинаковым штатом и считает, что такой подход позволяет анализировать качество обслуживания пользователей [2].
И в дальнейший период времени ученые и практики, хотя не так активно, но все же обращались к данному вопросу. В частности, В. Стельмах в работе«От «бумажного» вала к разумным показателям», Я. Михневич в статье«За фасадом ведомственной статистики» [7, 11]. По мнению вышеназванных авторов формы государственной статистической отчетности, предназначенные для ежегодного сбора информации по всем библиотекам страны, должны включать лимитированный набор количественных показателей, необходимых для управления отраслью.
Если обратиться к материалам журнала «Научно-технические библиотеки» за последнее десятилетие ХХ века, нетрудно заметить, что многие из них также посвящены анализу организации системы библиотечного учета. Наиболее активно в исследовании данного вопроса участвовали такие библиотековеды, как С.Д. Колегаева, А.В.Гришин, Т.А. Бахтурина, Т.В. Соколова, Т.В. Майстрович.Ними выделен ряд проблем методологического и организационного характера, относящихся к статистическому обеспечению библиотечного дела. В том числе: полнота статистики, содержание и последовательность статистической работы, использование современных методов анализа и т.д.
По мнению С.Д.Колегаевой, действующая ныне в России система статистических изданий отражает лишь некоторые показатели по сети библиотек всех ведомств. Так, проводимая ранее, раз в пять лет перепись НТБ и специальных библиотек ушла в небытие. Поступавшие некогда в библиотеки – методические центры статистические сводки по библиотекам соответствующего ведомства сегодня, как правило, не предоставляются. К тому же, в существующих формах статистического учета в библиотеках многие важные показатели, включая экономические, не только не стандартизированы, но и вообще не учитываются, собранные сведения публикуются нерегулярно и не полностью, действует большое число разных, слабо унифицированных форм отчетности [4]. Отсутствие унификации в номенклатуре показателей, включенных в ведомственные формы статистической отчетности, свидетельствуют с одной стороны, о недостаточной разработанности понятийного аппарата, а с другой в отрыве теории от практики.
Резюмируя вышесказанное, можно констатировать, что существующая ныне система учета представляет собой весьма ограниченный круг информации. Кроме того, руководителями и специалистами библиотек отмечается перегруженность учета второстепенными данными. Отставание официальной методологии от практики особенно стало сказываться после 1987 г. с появлением у библиотек самостоятельности в выборе форм учета, а также с возникновением новых направлений технологической и экономико-хозяйственной деятельности библиотек. Более всего это проявилось в полноте статистики, ее достоверности, содержании и последовательности статистической работы, использовании современных методов анализа, подготовки к применению статистического материала.
Методологической основой реформирования учета в библиотеках могут служить научные труды Ирины Марковны Сусловой и Светланы Валентиновны Митрофановой [6, 12]. Эти ученые особое внимание уделяют теории библиотечной статистики и практики статистической работы в библиотеке, рассматривая статистику не только как собирание, обработку, хранение и распространение цифрового материала о библиотеках, но и как систему методов, помогающих при изучении библиотечного дела. Кроме того, И.М. Сусловой и С.В. Митрофановой исследуются вопросы реформирования статистического учета, при этом охватываются все составляющие этого процесса.
Суммируя все сказанные резоны, отметим, что реформирование статистического учета должно быть направлено на усиление аналитической работы, повышение оперативности учета, его информационной емкости. Решение этой задачи связано с выбором рационального соотношения обязательных показателей, используемых в государственной статистике, и факультативных, которые определяются руководством библиотеки или учредителем в целях анализа работы. Сегодня является актуальным формирование набора показателей, адекватно отражающих многообразную деятельность библиотек. Данные библиотечного учета призваны давать возможность отслеживать изменения роли библиотек в обществе, появления у них новых или трансформацию имеющих место ныне функций под влиянием социально-экономических преобразований социума.
Процедуру совершенствования статистического учета следует рассматривать в контексте применения современных информационных технологий. В силу этого, в учетных документах должна быть предусмотрена совместимость приемов и форм учета в условиях как традиционной, так и автоматизированной технологии.
Безусловно, за все годы библиотеками накоплен значительный опыт в организации учета деятельности библиотек, и сегодня логично говорить не о коренном изменении форм библиотечной статистики, а об их модернизации, расширении номенклатуры учитываемых показателей. При реформировании статистического учета принципиально важно сохранить преемственность с прежней системой учета за счет совместимости основных показателей, видов учета и некоторых форм. Это позволит наиболее полно учитывать расширяющийся круг традиционных и нетрадиционных услуг, оказываемых библиотеками, анализировать использование финансовых средств, площадей, средств технического обеспечения и т.д.
Как уже отмечалось, в настоящее время библиотеки столкнулись перед необходимостью модернизации и унификации учетных форм, которые наиболее полно соответствуют реалиям сегодняшнего дня и объективнее отражают деятельность библиотек. Примером модернизированной формы учета может служить паспорт библиотеки, разработанный автором статьи и внедренный в деятельность Научной библиотеки Алтайского государственного университета.
Суть паспортизации заключена в разработке особого документа, называемого информационно-образовательным паспортом библиотеки, аккумулирующим сведения о библиотеке вуза.
Система параметров разработанного паспорта способствует расширению границ оценки библиотек высших учебных заведений. Корректировка в нем показателей статистического учета, принятых в библиотеке и дополнение их новыми позволяет проанализировать степень адаптивности вузовских библиотек к современной ситуации.
Паспорт является не только видом библиотечной документации, отражающим основные сведения о библиотеке, но это и научно-исследовательский инструмент, позволяющий изучать тенденции развития, как конкретной библиотеки, так и их региональной библиотечной системы.
На основе параметров паспорта вузовской библиотеки Алтайского государственного университета создана ежегодно обновляющаяся база данных “Основные направления деятельности НБ АлтГУ”, включающая в себя статистические показатели с 1995 года.
В паспорт вузовской библиотеки включены следующие разделы:
1. Общие реквизиты библиотеки: наименование вуза и его учредителя, почтовый и электронный адрес, факс, номера телефонов директора, его заместителей и руководителей отделов.
2. Показатели, характеризующие сферу обслуживания читателей: количество фактически обслуженных читателей; количество читателей по единому читательскому билету (из них студентов, аспирантов, преподавателей, сотрудников, сторонних читателей); количество посещений; количество книговыдач, МБА (количество библиотек абонентов, абонентов МБА, отправленной, полученной литературы); информационно-просветительская работа (количество массовых мероприятий, тематических книжных выставок, просмотров литературы, обзоров литературы); справочно-информационное обслуживание (количество устных, письменных тематических справок, дней информации, кафедр, факультетов); ББЗ (программа в часах, общее количество часов, % охвата ББЗ от общего контингента студентов).
3. Информационно-образовательные ресурсы библиотеки: общее количество фонда; количество научной литературы; количество учебной литературы; количество художественной литературы; количество иностранной литературы; количество фонда книжных памятников; количество журнального фонда отечественных изданий; количество журнального фонда иностранных изданий; количество библиографических пособий; количество обменно-резервного фонда; количество баз данных (организованные библиотекой, приобретенных библиотекой); СПА (каталоги, в том числе электронный, картотеки).
4. Материально-техническая база библиотеки:общая площадь библиотеки; количество посадочных мест в читальном зале; количество компьютеров; количество принтеров; количество сканеров; количество серверов; количество ксероксов; переплетное оборудование.
5. Структура библиотеки: количество филиалов; количество отделов; количество абонементов; количество читальных залов, в том числе электронных; наличие дисплейных классов; наличие пункта доступа в Интернет.
6. Финансирование библиотеки: 6.1. формирование бюджета: государственное финансирование; внебюджетные отчисления вуза; денежные поступления за счет грантов, конкурсов; денежные поступления от оказания платных услуг библиотекой; 6.2. исполнение бюджета: на материально-техническое развитие библиотеки; на комплектование фонда; на социальное развитие коллектива.
7. Кадровый состав библиотеки: сотрудников. Всего; с высшим библиотечным образованием; с высшим не библиотечным образованием; со средним библиотечным образованием; со средним специальным образованием; со средним общим образованием; стаж работы сотрудников от 1 до 5лет; стаж работы сотрудников от 6 до 10 лет; стаж работы сотрудников от 11 до 25 лет; стаж работы сотрудников свыше 25 лет; возраст работников до 25 лет; возраст работников от 26 до 45 лет; возраст работников от 46 до55 лет; возраст работников от 55 и выше.
8. Средние показатели работы библиотеки: книгообеспеченность; читаемость; обращаемость фонда; посещаемость; нагрузка на одного сотрудника по количеству читателей; нагрузка на одного сотрудника по количеству посещений; нагрузка на одного сотрудника по количеству книговыдачи; нагрузка на одного сотрудника по количеству фонда.
Ежегодный сбор данных по параметрам паспорта вузовской библиотеки дает возможность изучения динамики ее информационно-образовательной деятельности. Сопоставление данных паспорта библиотеки за несколько лет является основанием для суждений о тенденциях развития данной библиотечной системы.
Кроме того, современная экономическая ситуация такова, что заставляет библиотеки оценивать свою деятельность не только с точки зрения собственных целей и задач, но и в сравнении с другими библиотечными и информационными учреждениями.
Собранные сведения по форме паспорта позволят выяснить степень соответствия вузовских библиотек своим партнерам по выполняемым функциям, задачам, оказываемым услугам, что может послужить основой для разработки стратегических программ развития библиотек и системы повышения квалификации.
Таким образом, ведение паспорта библиотеки как формы библиотечной документации позволяет:
· Реализовать идею мониторинга информационно-образовательной деятельности вузовских библиотек;
· Создать целостное представление, как об отдельной библиотеке, так и ее месте в системе вузовских библиотек;
· Проанализировать развитие вузовской библиотеки;
· Обеспечить плановый, систематический контроль за выполнением основных функций деятельности вузовских библиотек;
· Дать оценку эффективности использования имеющихся информационно-образовательных ресурсов библиотеки, выявить факторы, снижающие и повышающие эту эффективность;
· Осуществлять стратегическое планирование деятельности вузовских библиотек на долгосрочный период.
Семинар 1. Тема «Учет в структуре общих функций управления»
1. Значение учета в современном управлении.
2. Виды учета: оперативный, статистический, бухгалтерский.
3. Сущность и значение оперативного учета библиотечно-информационной деятельности. Объекты, источники и единицы учета.
4. Пути совершенствование учетной политики в библиотеках. Стандартизация и модернизация учетных форм.
Контрольные вопросы.
1. Что такое «учет»? Дайте определение.
2. Назовите основные функции учета.
3. В чем заключается основная цель учета?
4. Сформулируйте принципы организации системы учета.
5. Какие требования, предъявляемые к учету, Вы знаете?
6. Назовите основные виды учета.
7. В чем назначение каждого вида учета?
8. Какие пути совершенствования системы учета?
Список используемой литературы:
Библиотечное дело: терминологич. словарь.-3-е изд., перераб. и доп..-М: Книга,2009.-168с.
Едемский А. Если посмотреть по – новому/ А. Едемский // Библиотекарь.- 1991.-№12.-С.2-5.
Калушкявичюс Б.Л. Новое в технологических процессах учета и обработки литературы/ Б.Л. Калушкявичюс, А.И. Амшеюте // НТБ.-1982.-№4.-С.29-34.
Колегаева С.Д. К национальному стандарту библиотечной статистики/ С.Д. Колегаева, А.В. Гришин // Библиотековедение.-1994.-№4.-С.17-30.
Куликова Л.В. О показателях деятельности библиотек/ Л.В. Куликова // Библ.дело.-21 век.-2009.-№3.-С.28-64.
Митрофанова С.В. Учет библиотечных фондов: метод. пособие/ С.В. Митрофанова.- М: Профиздат, 2008.- 159с.
Михневич Я. За фасадом ведомственной статистики/ Я. Михневич, Н. Тихонова // Библиотека.-2004.-№1.-С.6-9.
Мотульский Р. С. Библиотечная статистика: проблемы и решения/ Р.С.Мотульский // Библ.дело.-21 век.-2002.-№3.-С.28-64.
Мотульский Р. С.Все ли знает статистика?/ Р.С.Мотульский // Библиотекарь. — 1990. — № 7. — С. 32—33;
Пашин А. И. Библиотека как социально-культурная система: вопросы управления: учебно-методическое пособие. – М.: Либерея-Бибинформ, 2005. – 96 с.
Стельмах В. От “бумажного” вала к разумным показателям/ В.Стельмах, Г.Лепилина// Библиотека.-1997.-№5.-С. 49-51.
Суслова И.М. Управленческий учет в библиотеке: учеб. пособие/ И.М. Суслова, Т.Л. Манилова.-2-е изд., дораб. и доп.-М: МГУКИ, ИПО Профиздат,2006.-128с.
Управление библиотекой: учебно-практическое пособие/ Аверьянов А.С., Ванеев А.Н., Горев В.Г. и др. – СПб.: Изд-во «Профессия», 2002. – С.17
Успенская О.В. Библиотечная статистика как фактор управления: состояние и проблемы совершенствования/ О.В. Успенская.- Библ. дело.-21 век.- 2002.-№3.-С. 10-28.