Правила оформления документов
Основные требования к составлению и оформлению документов
(кроме судебных актов)
3.1.1. При подготовке исходящих документов суда следует руководствоваться требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.1.2. При подготовке документов (кроме судебных актов) необходимо соблюдать следующие правила:
- документ изготавливается на бланках установленной формы;
- документы объемом более одной страницы должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание;
- в реквизитах исходящего документа-ответа указываются дата и номер документа, на который дается ответ;
- документы подписываются должностными лицами в соответствии со своими полномочиями. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ исполнен не на бланке руководителя), личная подпись и ее печатная расшифровка с указанием инициалов;
- на оборотной стороне последнего листа оригинала и копий исходящего документа в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (кроме процессуальных документов и ответов на жалобы);
- документ должен быть по возможности кратким, аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие его содержания.
3.1.3. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи. Копия документа вместе с приложениями, заверенная специалистом по делопроизводству штампом "Копия верна", его подписью и ее расшифровкой, остается в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения.
3.1.4 Документ, отправляемый за подписью руководителя структурного подразделения, регистрируется специалистом по делопроизводству в этом подразделении.
Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера, исходящих из суда документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре.
В ЭОС «Дело» руководитель подразделения делает отметку: «Исполнено. Снять с контроля».
3.1.5. Специалист по делопроизводству судебного состава, подразделения оформляет документы и приложения к ним, обеспечивает своевременное поступление информации об исполнении и отправке документов в отдел делопроизводства для фиксации ее в компьютере и журналах установленной формы. Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом.
Основные требования к оформлению судебных актов
3.2.1. Судебный акт оформляют на листе формата А4 (двусторонним режимом печати), шрифтом – TimesNewRoman, размер шрифта – 14 кегль, через 1,5 интервала; с четко обозначенными абзацами, равными 1,25 см (5 знаков). Поля: 30 мм – левое, 20 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.
При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковый номер страниц оформляют арабскими цифрами и помещают посередине верхнего поля листа.
При распечатывании многостраничного судебного акта на листе с двух сторон, необходимо включать опцию «зеркальные поля», которая находятся в команде «файл» («параметры страницы»).
В тексте судебного акта недопустимо произвольное использование подчеркивания, курсивного или полужирного выделения текста, а также использование интервалов для отделения текста и формирование красной строки с помощью пробелов.
3.2.2. Реквизиты судебного акта «место составления» и «регистрационный номер» отделяются от заголовка двумя полуторными интервалами.
При указании места составления судебного акта слово город сокращают и обозначают строчной буквой.
В судебных актах проставляется регистрационный номер, присвоенный делу в суде первой инстанции. При указании номера дела необходимо писать само слово Дело (с прописной буквы), номер включает в себя – индекс суда, порядковый номер дела и через дробь год регистрации (указывается полностью): Дело № А65-4247/2007.
3.2.3. При указании даты принятия судебного акта и далее в тексте документа слова год, годы в полной версии написания даты сокращают: 02 февраля 2005 г.
При указании даты в сокращенном виде необходимо придерживаться единообразного написания, указывая день месяца, месяц, год. В этом случае дату оформляют в соответствии с требованиями пункта 3.4.2 настоящей Инструкции: дата месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Слово год после даты в сокращенном варианте не указывают: 27.09.2007.
3.2.4. Текст судебного акта от реквизита «дата документа» отделяется двумя полуторными интервалами.
3.2.5. При указании состава суда нужно придерживаться следующего образца:
Федеральный арбитражный суд Поволжского округа в составе:
председательствующего судьи ______________,
судей ________________, ____________________,
При этом судья докладчик по делу указывается после председательствующего судьи и, соответственно, вторым подписывает судебный акт.
3.2.6. При указании лиц (с их полномочиями), присутствовавших в судебных заседаниях, следует придерживаться следующего образца:
при участии представителей:
истца (заявителя) – _____, юрисконсульт/директор/должностное лицо и т.д.
(Ф.И.О.)
(доверенность от ___________ № _________)
ответчика – ____________, юрисконсульт/директор/должностное лицо и т.д.
(Ф.И.О.)
(доверенность от ___________ № _________)
Если стороны дела присутствовали лично:
при участии:
истца (заявителя) – __________ (паспорт серия ____ № ________кем и когда
(Ф.И.О.)
выдан_______________)
ответчика – _________________ (паспорт серия ____ № ________кем и когда
(Ф.И.О.)
выдан_______________)
3.2.7. Описательная часть, после слова УСТАНОВИЛ, а также резолютивная часть, после слов ПОСТАНОВИЛ, ОПРЕДЕЛИЛ, начинаются со строчной буквы.
3.2.8. При первом словоупотреблении и в резолютивной части документа краткие (сокращенные) наименования организаций указывают полностью. При необходимости сокращенного названия (большой объем документа, частота употребления, большое составное наименование) в описательной части указывают возможное сокращение.
Не употребляют сокращения или аббревиатуры, не принятых в законе и не являющиеся общепринятыми в официально-деловой речи.Следует правильно указывать названия организаций и органов власти. Это касается как употребления прописных и строчных букв в названии, так и правильного сокращения.
3.2.9. В первой ссылке на кодекс, закон, постановление и пр., название документа указывают полностью. При необходимости сокращенного названия указывают возможное сокращение.
3.2.10. При указании абзацев, подпунктов, пунктов, статей, глав, частей не используют сокращения, типа: абз., подп., п., ст., гл., ч.
3.2.11. В официальных документах РФ необходимо расписывать, например: Конституционный суд Российской Федерации.
3.2.12. При ссылке на доверенность, письмо, постановление или иной документ сначала указывают дату (в сокращенном варианте), затем – номер, например: доверенность от 20.12.2004 № 854.
3.2.13. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется в соответствии с пунктом 3.4.8 настоящей Инструкции.
3.2.14. Реквизит судебного акта «подпись» отделяется от текста двумя полуторными интервалами.
Если судебный акт принят коллегиально, то подписи печатаются через двойной интервал.
Бланки документов
3.3.1. Документы ФАС ПО оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливают на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
- 20 мм - левое;
- 10 мм - правое;
- 20 мм - верхнее;
- 20 мм - нижнее.
При переписке между судебными составами и подразделениями бланки не используются.
Для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки-трафареты.
3.3.2. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности.
3.3.3. Бланки документов ФАС ПО подлежат учету. Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения председателя суда.
3.3.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) председателя ФАС ПО. Соответствующие предложения вносятся начальником отдела делопроизводства ФАС ПО вместе с образцами предлагаемых бланков.