План практического занятия №15
Тема: Проектирование информационного обеспечения АБИС
Цели занятия: получить представление о составе работ по проектированию информационного обеспечения АБИС
Время: 4 час
Вопросы (задачи)
1. Внемашинная информационная база.
2. Первичные и вторичные документы. Подготовка документов к вводу в АБИС.
3. Статус элементов данных. Наполнение коммуникативного формата.
Методика выполнения
Краткие теоретические сведения
При проектировании информационного обеспечения АБИС особое внимание следует уделять выбору носителя информации — СD-диски, магнитные ленты и др. Особенностью подготовки документов к вводу в отличие от автоматизированных систем управления в автоматизированных библиотеках предъявляются к созданию вторичного документа и его поисковому образу. Для автоматизированных документальных систем, которыми являются АБИС, характерным является ввод не самого первичного документа, а предоставленного набором библиографических элементов:
автор,
заглавие,
выходные данные, с одной стороны,
а также элементов, раскрывающих предметное содержание
ключевые слова,
стандартные фразы,
дескрипторы и т.д., с другой стороны.
Все это вместе взятое представляет сущность поискового образа документов. Кроме этих элементов, поисковый образ обычно снабжается краткой аннотацией или рефератом, призванными помочь абоненту принять решение по детальному ознакомлению с информацией, содержащейся в первичном документе (монографии, статье, ГОСТе, промкаталоге, диссертации и т.д.).
Поэтому проектирование информационного обеспечения сводится к выбору существующих форм или их разработке с целью записи информации на предмашинном рабочем листе.
Проектируемый предмашинный рабочий лист, на котором записана исходная информация, подлежащая вводу в ЭВМ, должен содержать минимальный, но достаточный объем исходной информации для получения нужных сведений, прежде всего всеми заинтересованными структурными подразделениями АБИС, а также абонентами системы. В предмашинном рабочем листе должны содержаться данные не только об адресе хранения первичного документа, но и его предметном содержании. Выбранные реквизиты (элементы данных), которые будут переноситься на машинный носитель информации, должны давать возможность спроектировать как форму записи на машинном носителе информации, так и форму выходного документа.
Обычно размещение реквизитов (обязательных элементов описания первичного документа) на бланке предмашинного рабочего листа должно соответствовать ГОСТу 7.19-79. В связи с тем, что в практике работы библиотек существуют различные формы документов (вторичных, первичных) и значительная их часть не отвечает предъявляемым требованиям вычислительной техники, при проектировании информационного обеспечения должно быть обращено внимание на унификацию документации с учетом интересов других автоматизированных информационных и библиотечных систем.
Унифицирование документации должно осуществляться на основе стандартизации требований, предъявляемых к унифицированным документам с учетом сопряжения форм с единой ГАСНТИ и единой системой классификации и кодирования информации ЕСККТЭИ.
При проектировании информационного обеспечения необходимо учитывать параметры, структуру записей, системы классификации, лингвистическое обеспечение баз данных, распространяемых международными, всесоюзными, центральными отраслевыми, региональными информационными и библиотечными центрами. Требования к содержанию документов по информационному обеспечению изложены в ГОСТе 24.205-80. В автоматизированных системах обрабатывается информация, связанная не только с вводом вторичных документов, но и плановая документация, статистическая и бухгалтерская отчетность библиотеки. Поэтому надо учитывать требования, предъявляемые ГОСТами, в частности ГОСТом 6.11.2-75, ГОСТом 93.27-60, ГОСТом 6.10.1-75, ГОСТом 6.12.2-75. Эти стандарты устанавливают коды, формы документов, формат бумаги, размеры полей и т.д. Важным моментом при проектировании информационного обеспечения является описание технологических процессов сбора и обработки данных. В проекте должны быть предусмотрены состав и последовательность выполнения операций по приему, контролю, обработке, выдаче результатов обработки, выполняемых техническими средствами АБИС.
Итак, информационное обеспечение – это совокупность разнообразной информации, которая обрабатывается в системе, а также средств её кодировки, целей организации, сохранения и контроля.
Содержание и количественные характеристики информационного обеспечения изменяются с течением времени. Информация, которая циркулирует в АБИС обычно подразделяется на входящую, исходящую и внутреннюю. В каждом из этих видов выделяется служебная и рабочая информация.
Входящая рабочая информация – предназначена для дальнейшей обработки, сохранения и использования пользователями системы. Сохранённая информация состоит из поисковых образов документов – ПОД (копий), которые содержат описание содержания документа на одном или нескольких поисковых языках.
Служебная входящая информация – обеспечивает определённые режимы работы системы. К ней можно отнести новые элементы ИПЯ, которыми пополняется обеспечение системы, сведения о новых пользователях или читателях.
Исходящая рабочая информация – выводится на экран ПК или печатается, отправляется по электронной почте или по библиотечной компьютерной сети. Она выдаётся пользователю системы в виде библиографической информации, библиографического описания, аннотации, полного текста, адресных сведений и т.д.
Служебная исходящая информация необходима для контроля качества работы системы, для ведения соответствующих протоколов.
Внутренняя рабочая информация – это машинные массивы поисковых образов документов (ПОД) и самих документов.
Служебная внутренняя информация – вспомогательные массивы, такие как таблицы, словари, тезаурусы, справочники.
Для обработки всей информации в системе её предварительно кодируют. Таким образом, кодирование – это процесс преобразования данных из одной системы символов в другую (как правило цифровую).
Чтобы не дублировать процесс кодирования, создаются специальные классификаторы:
1) отраслей народного хозяйства,
2) объектов административно-территориального деления,
3) профессий,
4) государственных стандартов,
5) территорий,
6) языков и т.д.
Они считаются общегосударственными.
Кроме того, в локальных АБИС создаются свои локальные классификаторы.
Пример: В АБИС Albbela (Президентская библиотека) используются классификаторы мест работы, отраслей деятельности, отделов предприятий и т.д.
В АБИС «Библиотека» (БГУ): источников комплектования, издательств, подразделений, сигл хранения, научных дисциплин, кафедр, факультетов, стран, типов сотрудничества и т.д.
Применение классификаторов значительно облегчает работу библиотечных сотрудников.
Практическое задание.
1. Ознакомьтесь с вышеперечисленными ГОСТами.
2. Опишите видовую структуру входного и выходного потоков документов в библиотеке (АБИС). Изобразите графически эти потоки.
3. Приведите список систем классификации документов, которые используются государственными, международными, и центральными отраслевыми и региональными АИС, АБИС.
4. Опишите, какие параметры должны быть приведены в описании массива информации.
5. Охарактеризуйте особенности информационного обеспечения АБИС ИРБИС