Тема 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫУЧЕТА В АПТЕЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Хозяйственный учет, понятие, цель и задачи
Хозяйственный учёт – динамическая (изменяющаяся во времени), открытая, связанная с внешней средой информационная система наблюдений, количественного и качественного измерения и отражения социально-экономических и хозяйственных процессов в учётных показателях с целью контроля и управления ими.
Методическое руководство учётом и отчётностью возложено на Министерство финансов РФ и Федеральную службу государственной статистки (до 2004 года – Государственный комитет по статистике РФ).
Основная цель учёта – сбор, количественное и качественное измерение и обработка учётной информации для разработки планов и программ, обоснования управленческих решений.
Пользователи учётной информации
К пользователям учётной информации относятся:
· внешние потребители – потребители, нуждающиеся в информации финансового характера (кредиторы, инвесторы, налоговые органы, аудиторы и т.д.);
· внутренние потребители – потребители, ориентирующиеся на информацию управленческого характера (лица, принимающие решение – руководитель, учредители, собственники имущества и т.д.).
Виды учёта
Различают два основных подхода к выделению видов учёта:
· в соответствии с характером потребителей учётной информации;
· в соответствии с технологией сбора, регистрации и обобщения информации.
Первый подход к классификации учёта по видам более известен в международной практике хозяйствования. Согласно ему выделяют финансовый учёт и управленческий учёт. Финансовый учёт обеспечивает внешних потребителей учётной информацией финансового характера и связан с результатами деятельности предприятия. Управленческий учёт связан с процессом формирования, контроля и планирования затрат, с выбором управленческих решений и эта информация доступна только руководителям организации.
В соответствии со вторым подходом, выделяют следующие виды учёта: оперативно-технический, статистический, бухгалтерский, налоговый.
Оперативный (оперативно-технический) учёт – система наблюдения, регистрации и получения количественных данных об отдельных операциях, явлениях, процессах в целях контроля и управления ими в каждой организации. Оперативно – технический учёт осуществляется на местах производства работ (отдел, рабочее место) и его сведения ограничиваются рамками организации. Данные оперативного учёта используются для текущего повседневного руководства и управления организацией. С помощью оперативного учета управленческому персоналу поступает информация о движении материальных ресурсов, объемах выпущенной продукции, реализации, о наличии материально-производственных запасов и т.д. Источником информации для получения таких сведений могут быть как документы, так и данные, полученные по телефону, факсу, в устной форме. Оперативно-технический учет может прерываться во времени, и надобность в нем появляется по мере необходимости.
Статистический учёт – способ наблюдения, регистрации и обработки данных о массовых явлениях и процессах хозяйственной деятельности в различных областях хозяйства, экономики, науки, образования и т.д. с целью получить обобщающие показатели, выявить закономерности развития этих явлений. Статистика собирает и обобщает информацию о состоянии экономики, тенденциях ее развития, движении рабочей силы, материально-производственных запасов, численности и составе населения и т.п. Статистика широко использует выборочный метод наблюдения в регистрации, осуществляет единовременный учет и переписи. Для этих целей применяется информация бухгалтерского и оперативно-технического учета.
Налоговый учёт – система обобщения информациидля определения налоговой базы на основе данных первичных документов для правильного исчисления налоговых обязательств хозяйствующего субъекта в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом.
Бухгалтерский учёт – формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных Федеральным законом от 06.11.2011 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», в соответствии с требованиями, установленными законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов организуются руководителем, который может
А) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером
Б) либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета
В) вести бухгалтерский учет лично (субъекты малого и среднего предпринимательства)
По степени обработки информации различают два вида бухгалтерского учета: первичный и законченный (балансовый).
При первичном учете осуществляется документальное оформление произведенных хозяйственных операций. Завершается первичный учет составлением внутренней отчетности. Причем состав и формы внутренних отчетов, периодичность, сроки составления и представления, перечень пользователей устанавливаются самой организацией. Данным видом учета занимаются все сотрудники организации, участвующие в производственно-хозяйственной деятельности, в том числе и фармацевтической.
Дальнейшую обработку и обобщение информации, подтвержденной первичными учетными документами, осуществляет бухгалтерская служба (бухгалтер).
Учётные измерители
Для количественного отражения и качественной характеристики хозяйственных процессов в учете используются три вида измерителей: натуральные, трудовые, денежные.
Натуральные измерители раскрывают количественную характеристику объектов учета и служат для получения информации в соответствующих единицах в зависимости от особенностей объекта учета (килограммы, граммы, литры, метры, штуки, упаковки и т.д.). С помощью натуральных измерителей осуществляется количественный учет товарно-материальных ценностей, объемов выполненных работ.
Трудовые измерители предназначены для учета времени, затраченного на выполняемую работу. Единицей измерения здесь служат минуты, часы, дни. С их помощью контролируются нормы выработки, начисление заработной платы (оплаты труда) и другие показатели труда. Трудовые измерители, как и натуральные, имеют строго определенные границы применения.
Денежный измеритель является универсальным и обобщающим измерителем, позволяющим объединить разнородные объекты учета и выразить их в единой стоимостной оценке. Единицей денежного измерения является, как правило, национальная валюта. Денежный измеритель позволяет исчислить затраты материальных и трудовых ресурсов на производство продукции (работ, услуг) и определить общую сумму затрат за определенный период. Денежный измеритель применяется как самостоятельно, так и в сочетании с натуральными и трудовыми измерителями.
Объекты учёта
Объектом учёта является деятельность организации. Можно выделить объекты, составляющие деятельность организации (хозяйственные процессы и их результаты) и объекты, её обеспечивающие (хозяйственные средства).
Хозяйственные средства – это материальные и нематериальные ресурсы, которыми владеет организация.
Хозяйственные средства организации группируют по двум признакам:
· по составу и размещению;
· по источникам образования и целевому назначению.
 | |||
 |
 | |||||
|
|
В соответствии с Федеральным законом от 06.11.2011 № ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» объектами бухгалтерского учета являются:
1) факты хозяйственной жизни (сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств);
2) активы (хозяйственные средства);
3) обязательства;
4) источники финансирования (собственные и заемные средства);
5) доходы;
6) расходы;
7) иные объекты.
Документация хозяйственной деятельности
Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
По месту составления документы делятся на внешние и внутренние. Внешними считают документы, которые составлены за пределами организации, т.е. документы, поступающие от других организаций, например: счета, товарные накладные поставщиков, выписки банка по расчетным счетам и другие. Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри организации.
По объему отражаемых хозяйственных операции (порядку формирования) различают первичные и сводные документы.
Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале учетного процесса и составляют основу первичного учета. К первичным относится большая часть учетных документов (например, приходные и расходные кассовые ордера, акты, накладные и др.).
По способу использования первичные документы делятся на разовые и накопительные.
Разовыми считаются первичные документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций, например: приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные и другие.
Накопительными называются первичные документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (неделя, декада, месяц), например: журнал учета рецептуры, журнал учета лабораторно-фасовочных работ и другие.
Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и отражения их в бухгалтерском учете. Примером сводного документа могут быть кассовые отчеты, которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.
В соответствии с Федеральным законом от 06.11.2011 № ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» к первичным учетным документам предъявляются следующие требования:
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование организации, составившей документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.
4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, организация обязана по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, включаются в документы бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат хранению в организации в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
В настоящее время формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. При этом можно использовать унифицированные и специализированные формы документов, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.
Унифицированные формы первичных учетных документов утверждены Постановлениями Государственного комитета по статистике Российской Федерации (альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств, торговых операций, кассовых операций, результатов инвентаризации, денежных расчетов при осуществлении торговых операций с применением ККТ, труда и его оплаты).
Специализированные формы первичной учетной документации, применяемые в аптечных организациях, утверждены приказом Министерства здравоохранения СССР от 08.01.1988 № 14 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений». В настоящее время данный приказ носит рекомендательный характер. Кроме того, Министерством здравоохранения РФ утверждены Методические рекомендации для практических и научных работников от 14.05.1998 № 98/124 «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории РФ». В Методических рекомендациях предложены такие же формы специализированных первичных учетных документов, как в приказе МЗ СССР от 08.01.1988 № 14.