В таблице ниже Вы найдете информацию о том, какие реквизиты проверить и исправитьнеобходимо в первую очередь, а какие не обязательно, но желательно исправить. На все остальные реквизиты не тратьте свое драгоценное время.
| Реквизит | Как заполнить | В чем опасность ошибки | |||||||
| I. Акт об оказании услуг | |||||||||
| Что исправлять обязательно | |||||||||
| Дата и период оказания услуги | § Дата — обязательный реквизит первички. § Период нужен, чтобы без риска учесть расходы. | § Если из акта непонятно, в каком периоде исполнитель оказал услуги, то налоговики могут снять расходы. | |||||||
| Название документа | § Акт на услуги составляют в свободной форме. Но не забудьте про название документа, это обязательный реквизит. | § Первичка, в которой нет названия, не подтверждает расходы. Налоговики доначислят налог на прибыль. | |||||||
| ИНН заказчика и исполнителя | § Возьмите данные из договора. Они должны совпадать с выпиской из ЕГРЮЛ. | § По ИНН налоговики идентифицируют организацию. Из-за ошибки могут снять расходы. | |||||||
| Наименование и стоимость услуг | § Стоимость приводите в рублях и копейках. § Название пишите конкретное, избегайте обтекаемых наименований. | § Общее название и нестыковка между стоимостью в договоре и в акте — признак нереальной сделки. § Попросите у исполнителя отчет с детализацией услуг (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18 декабря 2015 г. по делу № А42-8166/2014). | |||||||
| Подписи, расшифровки и печати | § Расписаться может директор или сотрудник по доверенности. Напишите должность, Ф.И.О и реквизиты доверенности. Печать можно не ставить, если компания от нее отказалась. | § Акт без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не дает права на расходы. § Если на документе нет печати, то безопаснее попросить контрагента прислать письмо с подтверждением, что они отказались от печати. Иначе могут быть споры с налоговиками. | |||||||
| Что исправлять не обязательно, но желательно | |||||||||
| Договор | § Безопаснее сослаться в акте на договор, в рамках которого исполнитель оказал услуги. | § Ссылка на договор — не обязательный для первички реквизит. Но это поможет идентифицировать услугу. | |||||||
| Наименование заказчика и исполнителя | § Наименование можно привести краткое или полное, это не важно. | § При правильном ИНН ошибка в названии компании не мешает учесть расходы (письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Но лучше ее исправить. | |||||||
| КПП заказчика и исполнителя | § КПП возьмите из договора. Сверьтесь с ЕГРЮЛ. | § При правильном ИНН ошибка в КПП некритична. Она не мешает идентифицировать компанию. Но если ее исправить, то на проверке у налоговиков будет меньше вопросов. | |||||||
| II. Авансовый отчет | |||||||||
| Что исправлять обязательно | |||||||||
| Дата | § Сотрудник должен представить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после срока, на который ему выдали деньги. | § Налоговики снимут расходы, если в авансовом отчете не будет даты. Это обязательный реквизит первички. § По дате утверждения отчета определяют период для затрат. § Но если работник отчитается позже, чем надо, то это не помешает признать затраты. | |||||||
| Данные о подотчетном лице | § Выдавать деньги можно не только работникам, но и тем, с кем компания заключила гражданско-правовой договор на работы или услуги. | § Из-за ошибок в Ф.И.О. налоговики не смогут идентифицировать сотрудника и снимут расходы. | |||||||
| Суммы и реквизиты платежки на остаток и перерасход | § Выдавать новый аванс можно после того, как сотрудник отчитается по предыдущему. § На каждую сумму в отчете должен быть подтверждающий документ (чеки, квитанции, накладные). | § Без подтверждающих документов налоговики признают подотчет доходом работника и доначислят НДФЛ (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14 июля 2016 г. № Ф07-5021/2016). | |||||||
| Подписи | § Авансовый отчет должен утвердить руководитель или сотрудник, у которого есть на это доверенность. § В отчете также должны быть подписи бухгалтера и самого подотчетного лица. | § Если на отчете не будет всех подписей, то инспектор может признать документ недействительным и снять расходы. | |||||||
| Что исправлять не обязательно, но желательно | |||||||||
| Номер | Авансовые отчеты нумеруются в хронологическом порядке. | § Номер не является обязательным реквизитом первички. Поэтому даже если его не поставили, это не влияет на учет расходов | |||||||
| Название компании | Не важно, как написать название полно или кратко. | § Из-за ошибки расходы не снимут. Так как можно и по другим реквизитам определить, что отчет относится к данной организации. | |||||||
| Реквизиты кассового ордера | Напишите дату и номер расходного ордера, по которому кассир вернул работнику перерасход. А если сотрудник внес остаток в кассу, то впишите реквизиты приходного ордера. | § Из-за ошибок в реквизитах ордера расходы не снимут. Но могут запросить пояснения, так как непонятно, все ли подотчетные лица погасили долги и когда. | |||||||
| III. Товарная накладная | |||||||||
| Что исправлять обязательно | |||||||||
| Дата составления и дата принятия товара | Товарную накладную составляют в момент отгрузки или сразу после нее. | § Дата в накладной не должна быть раньше, чем в товарно-транспортной или транспортной накладной. Иначе налоговики посчитают сделку нереальной. § А если в накладной нет даты принятия товара, то могут снять вычет (постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/2014). | |||||||
| ИНН грузополучателя, поставщика и плательщика | ИНН должен быть такой же, как в ЕГРЮЛ. | § Если из-за ошибки в ИНН налоговики не смогут идентифицировать поставщика и покупателя, то снимут у последнего расходы. | |||||||
| Товар, единица измерения, цена, сумма, НДС, количество мест и масса груза | Цена и стоимость должны быть в рублях и копейках без округлений. | § Количество и стоимость товаров должны быть такими же, как в счете-фактуре и транспортной накладной. Иначе налоговики решат, что сделка нереальная, и снимут расходы. | |||||||
| Подписи, расшифровки и печати | Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О. Печать можно не ставить, только если компания от нее отказалась. | § Накладная без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы. § Если на накладной нет печати, то безопаснее запросить у поставщика письмо о том, что он отказался от нее. | |||||||
| Что исправлять не обязательно, но желательно | |||||||||
| Компания, грузополучатель, поставщик и плательщик | Данные должны быть такие же, как в договоре или счете-фактуре. | § При правильном ИНН ошибки в этих реквизитах не мешают учесть расходы (письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). § Но если будут нестыковки с договором и счетом-фактурой, налоговики могут запросить пояснения. | |||||||
| Основание и транспортная накладная | Продавец вписывает договор или заказ, по которому отгружает товар, и транспортную накладную, по которой перевозчик доставляет товары покупателю. | § Если не написать или написать с ошибкой реквизиты документов, то налоговики могут запросить у компании пояснения. | |||||||
| Количество мест и масса товара под табличной частью | Количество мест и масса груза должны сходиться с данными в табличной части накладной. | § Если ошибиться, то проверяющие могут запросить пояснения. | |||||||
| IV. Счет-фактура | |||||||||
| Что исправлять обязательно | |||||||||
| ИНН продавца и покупателя | § ИНН должен быть такой же, как в выписке из ЕГРЮЛ. | § Из-за ошибки в ИНН налоговики снимут вычет. Она мешает идентифицировать покупателя. | |||||||
| Валюта | § По рублевым договорам и договорам в у.е. с оплатой в рублях в строке 7 пишут: российский рубль, 643. § Если поставить вместо названия значок ₽, то вычет у покупателя не снимут (письмо Минфина России от 13 апреля 2016 г. № 03-07-11/21095). | § Ошибаться в коде валюты опасно, налоговики могут снять вычет из-за невозможности идентифицировать стоимость товаров и сумму налога. | |||||||
| Наименование товара, количество, цена за единицу, стоимость | § Эти показатели должны совпадать с данными в накладной или акте. | § Из-за ошибок покупателю откажут в вычете. § Если налоговики обнаружат противоречия между счетом-фактурой и накладной, то усомнятся в реальности сделки и запросят пояснения. | |||||||
| Налог и налоговая ставка | § Налог пишут в рублях и копейках. Округлять нельзя. § Рядом со ставкой нужен знак «%», но если его нет, не страшно. | § У покупателя снимут вычет, если продавец приведет в счете-фактуре неверную ставку или сумму налога. | |||||||
| Подписи и расшифровки | § За директора и главбуха могут расписаться другие сотрудники по доверенности. Тогда в расшифровке должны быть их Ф.И.О. Рядом можно вписать реквизиты доверенности. | § Из-за факсимиле или подписей неуполномоченных лиц налоговики могут снять вычеты (письмо Минфина России от 27 августа 2015 г. № 03-07-09/49478). | |||||||
| Что исправлять не обязательно, но желательно | |||||||||
| Дата | § Поставщик должен выставить счет-фактуру в течение 5 календарных дней после отгрузки. Позже тоже можно, покупатель не потеряет вычет. | § Дата счета-фактуры не должна быть раньше даты накладной. Иначе у покупателя могут снять вычет. | |||||||
| Номер | § Номер может быть любым: с разделительной чертой, дефисом, буквами русскими или латинскими. § Если сбился хронологический порядок нумерации, то тоже не страшно. | § Налоговики запросят пояснения, если в экземпляре покупателя будет не такой номер, как в экземпляре поставщика. | |||||||
| Платежка | § Эту строку заполняют как при получении аванса, так и при последующей отгрузке. | § Налоговики могут снять вычет, если платежку не указать. § Если привести реквизиты с ошибками, то могут запросить пояснения. | |||||||
| Название и КПП продавца и покупателя | § Если продавцом или покупателем является обособленное подразделение компании, то в счете-фактуре нужен его КПП. § Название может быть полным или сокращенным. | § Ошибка в КПП и названии, при правильном ИНН, не мешает идентифицировать компанию. Вычет не снимут, но могут запросить пояснения. | |||||||
| Грузоотправитель и грузополучатель | § Заполняют только в документе на отгрузку товаров. § Если товар отгружает или получает обособленное подразделение, то нужны его реквизиты | § Ошибки в этих реквизитах не мешают идентифицировать компанию. Но налоговики могут запросить пояснения. | |||||||
| V. Товарно-транспортная накладная | |||||||||
| Что исправлять обязательно | |||||||||
| Дата составления | Накладную надо составить во время отгрузки или сразу после нее. Дата не должна быть раньше даты товарной накладной. | § Если дата в ТТН не стыкуется с датами в ТОРГ-12, счете-фактуре, договоре и бухучете, то налоговики могут снять расходы. | |||||||
| Товар, единица измерения, цена, сумма, НДС, места и масса груза | Цена и стоимость должны быть в рублях и копейках без округлений. | § Количество и стоимость товаров должны быть такими же, как в счете-фактуре и товарной накладной. Иначе налоговики решат, что сделка нереальная, и снимут расходы на покупку и доставку. | |||||||
| Подписи, расшифровки и печати | Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О. Печать можно не ставить, только если грузоотправитель от нее отказался. | § Накладная без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не доказывает факт доставки. Если нет печати грузоотправителя, то безопаснее запросить письмо, что он от нее отказался. Это защитит расходы покупателя. | |||||||
| Транспортное средство и данные с расчетом стоимости | В накладной надо написать номера машин, на которых перевозят товары, и показать расчет стоимости перевозки. | § Налоговики проверят, есть ли у компании автомобиль, который написали в накладной. Если окажется, что машины нет в собственности или аренде, то могут снять расходы. | |||||||
| Погрузочно-разгрузочные операции | В таблице записывают, кто и во сколько погрузил и выгрузил товар. | § Из-за нестыковок налоговики могут снять расходы (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 февраля 2012 г. по делу № А33-6676/2011). | |||||||
| Сведения о грузе | В таблице пишут краткое наименование груза, количество мест и массу. Количественные показатели должны совпадать с товарной накладной. Здесь же перечисляют документы, которые составили на груз. | § Если окажется, что машина, на которой перевозят товары, не может вместить в себя указанное количество груза, то налоговики снимут расходы (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24 марта 2016 г. № Ф06-6756/2016). | |||||||
| ИНН грузополучателя, поставщика и плательщика | ИНН должен быть такой же, как в ЕГРЮЛ. | § Из-за ошибки в ИНН налоговики не смогут идентифицировать поставщика и покупателя и снимут у последнего расходы. | |||||||
| Что исправлять не обязательно, но желательно | |||||||||
| Единица измерения | Данные должны совпадать с товарной накладной и счетом-фактурой. | § Если ошибиться, налоговики могут запросить пояснения. Им это нужно, чтобы сравнить вместимость машины с количеством груза. | |||||||
| Наименование грузоотправителя, грузополучателя и плательщика | Данные должны быть такие же, как в договоре или товарной накладной. | § При правильном ИНН ошибки в этих реквизитах не мешают учесть расходы. Но если будут нестыковки, налоговики могут запросить пояснения. | |||||||
| VI. Транспортная накладная | |||||||||
| Что исправлять обязательно | |||||||||
| Название и ИНН грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика | Напишите полные названия компаний и их ИНН. | § ИНН нет среди обязательных реквизитов первички. Но по нему идентифицируют компанию. Из-за ошибки могут исключить из расчета налога на прибыль расходы на сам товар и его доставку. | |||||||
| Наименование груза, его количество и масса | Здесь надо написать, что перевозят и в каких количествах. Информация должна сходиться с договором поставки и товарной накладной. | § Если ошибиться в массе, то налоговики могут решить, что компания получила товара меньше, чем по документам. Тогда снимут часть расходов. | |||||||
| Сопроводительные документы | В эту графу занесите все документы, которые есть по товару — товарные накладные, счета-фактуры, сертификаты и т. д. | § Если ошибиться в реквизитах документов, которые вписали, налоговики могут усомниться в реальности сделки. | |||||||
| Прием и сдача груза, подписи | Здесь надо написать адреса, откуда и куда доставили груз, время, когда это было. Эту информацию заверяют ответственные сотрудники. | § Если в адресах и времени будут ошибки или не будет подписей сотрудников, то компаниирискуют вычетами и расходами (постановление Северо-Западного округа от 2 апреля 2015 г. № Ф07-922/2015). | |||||||
| Транспортное средство и стоимость услуг перевозки | В накладной надо написать номер машины, в которой перевозят товары, и стоимость услуг перевозчика. | § Налоговики могут отказать в вычете и снять расходы на доставку, если вписать несуществующий номер машины (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26 мая 2015 г. № А27-15353/2014). | |||||||
| Оговорки и замечания перевозчика | Если во время перевозки стороны решили поменять адрес доставки, то это должен отметить водитель в накладной. | § Если не вписать новые адреса или сделать в них ошибку, то налоговики не поймут, куда доставили груз и почему. Из-за этого могут снять расходы. | |||||||
| Что исправлять не обязательно, но желательно | |||||||||
| Условия перевозки | § Сюда записывают: ü сроки, по истечении которых груз считают потерянным; ü плату за хранение груза и его максимальный срок; ü штрафы за нарушение правил перевозки. | § Если данные не совпадают с договором на перевозку, то налоговики могут запросить пояснения по расчету стоимости вознаграждения. § А если начислили штрафы на нарушения, то приложите подтверждающие документы (фотографии, претензии, акты и др.). | |||||||
| КПП, адрес и телефон грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика | Приведите юридические адреса компаний и телефон, по которому можно связаться с ответственным сотрудником. | § Ошибки не мешают расходам, но налоговики могут усомниться в реальности сделки и запросить пояснения. | |||||||
| Оговорки и замечания перевозчика | В накладной записывают информацию о повреждении товара или его упаковке. | § Расходам ошибки не мешают. Но отметку безопаснее сделать, это обезопасит перевозчика от претензий и штрафов за порчу товара. | |||||||
| VII. Путевой лист | |||||||||
| Что исправлять обязательно | |||||||||
| Дата | Можно оформить путевой лист на день, неделю или месяц, но не больше. | § Если из путевого листа непонятно, за какой период его оформили, то он не подтверждает расходы на ГСМ, командировочные, зарплату водителя. | |||||||
| Данные автомобиля и компании | Напишите марку машины и ее регистрационный номер. Впишите наименование компании. | § Инспектор проверит, действительно ли у компании есть машины, которые упоминаются в путевых листах. Если окажется, что в собственности или аренде их нет, то расходы по поездке снимут. | |||||||
| Время выезда и въезда в гараж | Напишите дату и точное время, когда машина выезжала из гаража и возвращалась обратно. | § Из-за ошибок налоговики могут не признать расходы на горючее и командировку. | |||||||
| Движение горючего | Запишите показания одометра на момент выезда и возвращения в гараж, приведите расход топлива. | § Инспектор посчитает, сколько километров проехал водитель по показаниям прибора и сравнит с маршрутом. Если они будут отличаться, то расходы на ГСМ снимут. Также поступят и из-за превышения норм (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25 сентября 2015 г. по делу № А53-24671/2014). | |||||||
| Маршрут следования | Чем подробнее маршрут, тем безопаснее для расходов. | § Путевые листы без маршрута не подтверждают расходы (постановление Арбитражного суда Московского округа от 8 апреля 2015 г. № Ф05-3450/2015). | |||||||
| Подписи, расшифровки и печать | Если документ подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О. | § Путевой лист без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Печать можно не ставить, если компания официально отказалась от нее. | |||||||
| Что исправлять не обязательно, но желательно | |||||||||
| Медицинские отметки | Водитель должен пройти медицинскую комиссию перед поездкой и сразу после нее. Врач ставит свои отметки. | § Отсутствие отметок врача само по себе не мешает расходам. Но вместе с другими ошибками этот недочет может стать поводом для того, чтобы снять расходы на ГСМ. | |||||||
| Удостоверение водителя | Запишите реквизиты водительского удостоверения сотрудника. | § Налоговики проверят, чтобы категория прав соответствовала виду транспорта. | |||||||
| Лицензия на перевозку | Если у компании есть лицензия, то надо написать ее реквизиты. | § Если компания занимается лицензируемой деятельностью, а в путевой лист не написали лицензию, то налоговики могут попросить ее предоставить. | |||||||
| Название и адрес компании | Адрес пишут такой же, как в ЕГРЮЛ. А название можно привести полное или сокращенное. | § При верных сведениях о водителе и машине ошибка в названии компании или адресе некритична. Но лучше исправить ее, чтобы не привлекать внимание налоговиков. | |||||||