Выбор, оценка и одобрение поставщика
И 3-Б3-0013
Версия – «01»
Всего стр. 6
Введено в действие
Приказ от «__»____2015г.
Экз. № __________
| Содержание Номер и наименование раздела |
| 1. Цель |
| 2. Область применения. |
| 3. Определения и сокращения. |
| 4. Ответственность и процесс. |
| 5. Описание процесса. |
| 6. Виды документов (содействующие документы). |
Цель
Установление порядка выполнения действий по выбору, оценке и одобрению поставщика.
Область применения
Требования данной процедуры распространяются на все подразделения ООО ПО «Начало» участвующие в процессе выбора поставщика.
При разработке инструкции использованы ссылки на следующие документы:
ГОСТ ISO 9000-2011 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»
ГОСТ ISO 9001-2011 «Система менеджмента качества. Требования»
ГОСТ Р ИСО/ТУ 16949-2009 Основные требования по применению ИСО 9001:2008 в автомобильной промышленности и организациях производящих соответствующие запасные части.
Определения и сокращения
Продукция – результат деятельности процесса.
Процесс – действия направленные на преобразование входа в выход.
ТМЦ – товарно-материальные ценности (материалы, комплектующие).
СМК – система менеджмента качества
НП – новый продукт
ОМТО – отдел материально-технического обеспечения
ОМ – отдел маркетинга
ЮБ – юридическое бюро
Ответственность и процесс
Ответственность за организацию работы сотрудников ОМТО и выполнение требований данной инструкции, а также за ее своевременную проверку и пересмотр несет начальник ОМТО.
Ответственность за проведение первоначального аудита поставщика несет Технический директор.
Ответственность за своевременную отправку анкеты и получение от потенциальных поставщиков заполненной анкеты Формуляр ДОК 4 -Б3 -0043-03 «Анкета первичной оценки поставщика» несет инженер по снабжению ОМТО.
Ответственность за направление запроса и договоренность с поставщиками о посещении их предприятий для проведения первичного аудита несет начальник ОМТО.
Ответственность за поиск потенциальных поставщиков, проведение тендера по выбору поставщика товаров, работ и услуг несет начальник ОМТО.
Ответственность за оформление договора на поставку ТМЦ, сбор юридических и бухгалтерских сопроводительных документов по договорам ОМТО несет менеджер по договорной работе.
Блок-схема
Описание процесса
Первичная оценка поставщика проводится в случае необходимости начала сотрудничества с новым поставщиком материалов и услуг для основного производства, а также при отсутствии поставщика требуемых материалов и услуг в перечне одобренных поставщиков, либо при выявлении нового поставщика по результатам проведения тендера.
После получения заявки на закупку, технического задания на проработку новых материалов инженер ОМТО анализирует рынок поставщиков материалов соответствующей номенклатурной группы, направляет потенциальным поставщикам анкету ДОК 4 -Б3 -0043-03 для заполнения, предоставляет заполненную анкету в течение 10 рабочих дней. На основании заполненной анкеты оформляет «Карту первичной оценки», приложение 1.
На основании заполненных документов «Карта первичной оценки» и «Анкета первичной оценки» комиссия в составе: Коммерческий директор, Технический директор, Начальник ОМТО, Главный аудитор принимает решение о целесообразности проведения первоначального аудита. Аудит проводится не позднее 1 календарного месяца.
Аудит поставщиков проводиться с целью определения степени функционирования СМК и возможности обеспечить поставку ТМЦ в соответствии с согласованными требованиями.
Аудит может проводиться очно или заочно в зависимости от финансового положения компании. Решение принимается высшим руководством.
При очной форме инженер ОМТО направляет поставщику информационное письмо, план аудита, анкету поставщика, согласовывает сроки проведения, состав комиссии от Потребителя и решает другие организационные вопросы.
При заочной форме инженер ОМТО направляет поставщику информационное письмо, анкету, чек лист с перечнем вопросов, который определяется начальником ОМТО потребителя, при необходимости с участием аудитора. При необходимости возможен устный запрос инженера ОМТО на предоставление дополнительно необходимых документов поставщиком.
На основе предоставленной информации председатель комиссии и инженер ОМТО, при необходимости с участием аудитора готовят отчет по форме ДОК 4 -Б2 -0053.
При необходимости поставщиком разрабатываются корректирующие действия, выполнение которых отслеживает начальник ОМТО. Результаты аудита используются при проведении оценки поставщика.
ОМТО совместно с ОГТ перед заключением Договора на поставку материалов, полуфабрикатов для вновь осваиваемой продукции, либо при проработке альтернативного поставщика определяет необходимость в поставке опытной партии продукции. Запрос в случае необходимости на предоставление образцов от поставщика осуществляет инженер по снабжению. При получении направляет служебную записку в ОГТ о необходимости проведения испытаний. В состав комиссии входит инженер по снабжению, представитель ОГТ, цеха потребителя, службы качества. При необходимости состав комиссии может быть изменен. По результатам испытаний ОГТ передает в ОМТО копию заключения о возможности применения представленных образцов в ООО ПО «Начало» для дальнейшей работы с поставщиком.
ОГТ передает в ОМТО всю необходимую КТД. Функция получения и передачи КТД на закупаемую продукцию поставщику закрепляется за ОМТО. Процесс согласования КТД с поставщиком, внесение корректировок и изменений закрепляется за ОГТ.
По результатам заполнения «Карты первичной оценки» и на основании проведенного аудита инженер ОМТО в соответствии с табл. 1 и 2 присваивает поставщику первичную категорию.
Таблица 1.
| Категория | Результат первичной оценки (на основании Карты) | ||||
| А | В | С | D | ||
| Результат аудита | «Разрешенный» | ||||
| «Развиваемый» | |||||
| «Запрещенный» |
Каждому итоговому баллу соответствует определенная первичная категория см. табл. 2
Таблица 2.
| Итоговый балл | Итоговая первичная категория |
| 1-2 | «Ап» |
| 3-6 | «Вп» |
| 7-10 | «Сп» |
| 11-12 | «Dп» |
В случае, если аудит не проводился, категория по результатам заполненной карты автоматически признается окончательной, например, если поставщик по результатам карты полностью соответствует категории «А», то ему присваивается первичная категория «Ап» - отличный поставщик.
Начальник ОМТО в течение 2-х рабочих дней проводит анализ результатов оценки, вносит изменения в «Перечень одобренных поставщиков» (приложение 2), согласовывает его с Техническим директором и утверждает Коммерческим директором.
После чего инженер ОМТО уведомляет поставщиков о результатах:
«Ап» - корректирующие мероприятия не требуются
«Вп» - необходимы мероприятия по улучшению с целью перехода на категорию «Ап»
«Сп» - анализ причин и предоставление корректирующих мероприятий поставщиком в течение 10 календарных дней.
«Dп» - требуется дополнительный аудит с отнесением затрат на поставщика.
В перечень одобренных включаются поставщики получившие первичную категорию «Ап» или «Вп», с поставщиками категории «Сп» и «Dп» договор заключать нецелесообразно. Если поставщик является монополистом и при этом ему присвоена категория «Сп» или «Dп», решение о заключении с ним договора принимает Коммерческий директор.
Допускается выбор поставщиков не сертифицированных на соответствие стандартам СМК ИСО/ТУ 16949, ГОСТ ISO 9001 при наличии следующих критериев допуска:
- объем закупок менее 1000 т.р. в месяц
- поставщик – монополист
Виды документов (содействующие документы)
ДОК 4 -Б3 -0043-02 «Перечень одобренных поставщиков»
ДОК 4 -Б3 -0043-03 «Анкета первичной оценки поставщика»
ДОК 4 -Б2 -0053 «Отчет о проведении аудита»