В настоящее время процесс автоматизация учёта и обработки путевых листов можно разделить на четыре подпроцесса.
1. Работа со справочниками
На этом этапе диспетчер заполняет справочники и выбирает из справочников Водителя, ТС, ГСМ, формирует данные для путевого листа.
2. Учёт путевых листов
На этом этапе происходит заполнение в путевой лист данные водителя его ТС, дата и время выезда, место отправления и место прибытия.
3. Обработка путевых листов.
На данном этапе происходит заполнение данных показания спидометра, нормы расхода топлива, затраченное время, происходит обработка данных.
4.Формирование отчета.
На этом этапе формируются отчеты.
При разработке этой модели были выявлены существенные недостатки в учёте путевых листов:
1. Нет записи типов транспортных средств, составлен только общий справочник имеющего автопарка.
2. Нет записи моделей транспортных средств.
3. Нет заполнения вида топлива уже привязанного к каждому транспортному средству.
4. Нет записи вида заправки топливом, подразумевается только выдача какого топлива и сколько.
5. учёт затрат в виде отчёта.
Для решения существующих недостатков предлагается спроектировать и реализовать автоматизированную информационную систему учета путевых листов на базе «1С Предприятие 8 Управление Автотранспортом»:
Функционирование системы управления автотранспортом.
«1С Предприятие 8 Управление Автотранспортом» - решение, предназначенное для автоматизации управления транспортом, как в автотранспортных предприятиях, так и в транспортных подразделениях любых компаний.
1С Управление Автотранспортом обеспечивает комплексную поддержку бизнес-процессов в транспортных организациях и подразделениях, позволяет получать и использовать информацию, необходимую для принятия управленческих решений и обеспечения учета деятельности организации.
Важным достоинством решения является возможность его легкой интеграции с программными продуктами фирмы 1С на платформе 1С Предприятие 8.
Основная поставка 1С Предприятия 8 Управление Автотранспортом включает платформу 1С Предприятие 8, конфигурацию 1С Управление Автотранспортом, полный комплект документации, лицензию на использование конфигурации (ключ аппаратной защиты) и лицензию на использование системы 1С Предприятие 8 (ключ аппаратной защиты) на одно рабочее место. Также, в основную поставку включена полугодовая подписка на диск информационно-технологического сопровождения (ИТС).
Для расширения количества рабочих мест пользователи «1С Предприятие 8 Управление Автотранспортом» могут приобрести необходимое количество дополнительных многопользовательских лицензий на конфигурацию и платформу, а также лицензию на использование сервера 1С Предприятия 8.0.
Производственно – техническое обслуживание:
В справочниках "Транспортные средства", "Модели ТС", "Оборудование ТС" ведется учет всей необходимой информации:
Ведение справочника транспортных средств;
Учет выработки ТС и оборудования;
Контроль сроков замены шин и аккумуляторов;
Планирование технического обслуживания;
Контроль окончания сроков действия таких документов, как полисы ОСАГО, медицинские справки, водительские удостоверения и др.
Учет ГСМ:
Предназначен для учета поступления, выдачи и расхода ГСМ. Поступление и выдача ГСМ оформляется документами "Поступление товаров" и "Заправка ГСМ", расчет расхода топлива ведется в путевых листах. В случае возврата топлива с автомобиля на склад предусмотрены специальные документы на слив ГСМ.
Учета работы водителей
В данном модуле реализуются две основные задачи: учет рабочего времени водителей и начисление заработной платы по путевым листам.
Учета затрат
Учет затрат позволяет вести учет прямых затрат, выполнять распределение косвенных затрат между автомобилями, получать отчеты по затратам в разрезе автомобилей, статей затрат, клиентов и подразделений а также анализировать рентабельность работы каждого автомобиля.
Соответственно предоставленной схеме была построена модель бизнес-процессов “to be” IDEF0. Модель приведена в приложении Д.
Так же была разработана функциональная схема управления автотранспортом. Схема представлена в приложении Б.
Анализ данных
В данном проекте предлагается процесс учёт путевых листов разбить на шесть подпроцессов:
1. Импорт сведений о заявках
Данный блок делится на три процесса
- Подключение к БД «1С УАТ»;
На этом этапе происходит подключение автоматизированной «1С Предприятие» конфигурации УАТ к базе данных конфигурации «1С Управление автотранспорта».
- Проведение документов;
На этом этапе происходит сохранение всех сопутствующих документу реквизитов в справочники, а также проведение документов.
2. Импорт сведений о сотрудниках.
Данный блок состоит из процессов:
Подключение к БД;
На этом этапе происходит подключение автоматизированной «1С Предприятие» конфигурации «Управление автотранспорта» к базе данных конфигурации
Установка фильтра должностей для отбора;
На данном этапе происходит формирование списка должностей по которому в последующем будет происходить отбор сотрудников.
Выбор сотрудников;
Из отобранных сотрудников происходит выбор сотрудников, которые не занесены в базу данных системы «1С Предприятие» конфигурации «Управление Автотранспортом»
Проведение документов;
Все данные справочников, документов, отчетов сохраняются.
1. Работа со справочниками
Заполнение справочника Водители, ТС, ГСМ, процесс формирования данных.
Справочник ТС делится ещё на 3 подпроцесса
1. Ввод регистрационных данных
2. Ввод вида используемого топлива
3. Ввод вида ТС
Справочник ГСМ делится на 3 подпроцесса:
1. Ввод вида топлива
2. Ввод вида заправки
3. Вид расхода топлива
4. Учёт путевых листов.
Этот блок делится на три процесса:
Заполнение водителя;
Заполнение даты и времени;
Заполнение место отправления и прибытия»;
5. Обработка путевого листа.
Данный блок состоит из четырех этапов:
Учет показаний спидометра
Учёт расход топлива
Учёт затраченного времени
Обработка данных;
6. Формирование отчетов.
На данном этапе формируются отчеты по эксплуатации ТС, по затратам.
На основании этих данных была построена функциональная модель (модель бизнес-процессов) “to be” IDEF0, с помощью CASE – средства BPwin, модель представлена в приложении Д.