Доступ к данным осуществляется в соответствии с их структурой, заданной описанием данных, и представляет собой процедуру обхода вершин дерева данных. В процессе обхода в текущей вершине можно производить определенные действия с данными: читать и изменять данные, создавать новые вершины, удалять текущие вершины вместе с их поддеревьями и т.д. При этом все выполняемые в процессе обхода дерева данных движения представляют собой либо переходы, согласованные с иерархией дерева, либо прямые переходы по ссылкам. Совокупность таких переходов называется траекторией в дереве данных или в базе данных.
В соответствии с траекторией дерева данных выполнение запроса логически разбивается на части, относящиеся к обработке групп данных различными процедурами. Последовательность доступа к данным по траектории дерева данных определяет последовательность выполнения процедур обработки, а наличие данных – сам факт выполнения процедур (фактически доступ к данным управляет выполнением процедур). Таким образом, запрос представляет собой сложную смесь считывания данных из базы и выполнения процедур.
Диалоговый интерфейс обеспечивает и различные формы взаимодействия:
- работа по сценарию;
- работа с произвольными запросами;
- работа по созданию сценария.
Работа по сценарию. Это – основной режим работы прикладных конечных пользователей. Взаимодействие происходит на языке, состоящем из меню, команд и бланков, подлежащих заполнению и выдаваемых по заданному сценарию. Сценарий отражает профессиональные интересы пользователей и создается в понятных ему терминах. В состав сценария включаются средства подсказки и обучения. Пользователю не нужно знать структуру данных и изучать специальный язык манипулирования данными. Сценарий создается администратором и оперативному изменению не подлежит.
Работа с произвольными запросами. Это – режим работы пользователей-профессионалов в сфере обработки данных. Такая форма взаимодействия доступна подготовленным пользователям, знающим структуру информационной базы и язык манипулирования данными. Пользователь может работать со схемой базы данных (определять, удалять, изменять отношения) в пределах предоставленных ему полномочий. Для манипулирования данными используется язык реляционного интерфейса. Диалог состоит из запросов на языке реляционного интерфейса, команд управления и редактирования и ответов на них, передаваемых через диалоговый интерфейс.
Работа по созданию сценария. Это – режим работы администратора. Сценарий работы прикладных конечных пользователей создается администратором совместно с прикладными пользователями. Формирование сценария ведется в диалоговом режиме. В процессе работы администратор имеет возможность проверить созданный им сценарий и оперативно откорректировать его. Администратор создает систему меню и связанных с меню запросов, а также описывает экранные формы в соответствии с требованиями конечных пользователей.
Диалог прикладного конечного пользователя задается иерархической системой меню, содержащих описание последовательности работы в терминах определенной предметной области. Для формулирования запросов пользователям предоставляется специализированный полноэкранный редактор. Стратегия диалога основана на концепции контекстной помощи, чередующейся с запросами. Фрагмент, состоящий из ключевого слова и связанного с ним текстового поля, становится самостоятельным объектом. Укрупнение объектов редактирования позволяет ускорить обработку запросов, а диалоговые средства работы с шаблонами снижают возможность случайного внесения ошибок в текст запросов.
Электронные библиотеки
Основными базовыми определениями являются:
Библиографическая БД – документальная база данных, запись в которой содержится только библиографическое описание.
Библиотечная система – совокупность взаимодействующих библиотек, объединенных на определенных договорных условиях в целях более полного удовлетворения запросов пользователей и эффективного использования библиотечных ресурсов.
Библиографирование – процесс подготовки библиографической информацию.
Библиографическая запись – совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающим порядок следования областей и элементов, и предназначенных для идентификации общей характеристике документа.
Библиотечный каталог – совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки или информационного центра.
Индексирование – выражение содержания документа или смысла информационного запроса на ИПЯ.
Классификационный индекс – поисковый образ, построенный средствами классификационного ИПЯ.
Поисковое предписание – текст, включающий поисковый образ запроса и указания о логических операциях, подлежащих выполнению в процессе информационного поиска.
Осознание необходимости и преимуществ стандартизации в библиотечной среде пришло с началом использования машиночитаемых библиографических записей и обмена ими.
С этим периодом связано начало разработки отечественной системы стандартов по информатике, библиотечному издательскому делу – СИБИД (конец 70-х – начало 80-х годов). ГОСТы на библиографическое описание устанавливали общие принципы и правила составления описания для различных видов документов: набор элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления каждого элемента, применение условных разделительных знаков.
Стандарты на библиографические описания появились как результат пересмотра национальных правил каталогизации в связи с созданием в 1977 году «Международного стандарта библиографического описания» (ISBD). Как известно, ISBDпревратилось в международный стандарт ISO, который требовал пересмотра национальных правил в странах-членах ISO и создания соответствующих национальных стандартов.
Свойства автоматизированной библиотечной системы:
- устранение значительной части примитивной или чисто канцелярской работы;
- устранение ошибок, попадающих в систему;
- постоянство информации внутри системы;
- быстрота ответов на запросы.
Одной из важных функций библиотечных автоматизированных систем является выдача ответов на запросы пользователей. В процессе формирования запроса пользователем должна быть идентифицирована та часть информационной базы, которая имеет отношение к выдаче справки, а также установлено предписание, задающее критерии отбора данных, и процедура извлечения нужных сведений из базы данных. Процедура поиска включает информацию, идентифицирующую часть базы данных, предикат, определяющий критерий отбора данных, и оператор извлечения.
Электронная библиотека – распределенная информационная система, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнородные коллекции электронных документов (текст, графика, аудио, видео) через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде. Базовой единицей электронной библиотеки является электронный архив модульной структуры.
Электронная библиотека предназначена для выполнения следующих функций:
- автоматизированная регистрация поступающих материалов;
- перенос твердых копий на магнитные носители;
- индексирование поступающих материалов;
- библиографическое описание поступающих материалов;
- реферирование и аннотирование поступающих материалов;
- формирование ссылочных каталогов на внешние (сетевые) источники;
- автоматизированный поиск информации (индексирование информационных запросов);
- оборудование АРМ абонентов и их эксплуатация;
- связь с внешними источниками информации (сетевой сервис);
- вспомогательные работы: копирование документов на бумагу, магнитные носители, микроленту, фотобумагу, микрофиши;
- издание реферативных журналов и бюллетеней информации;
- организация справочной службы и служб сопровождения.
Средства, разрабатываемые для автоматизированных библиотечных систем по охвату поддерживаемых библиотечных процессов и услуг, классифицируют следующим образом:
- автоматизированные информационно-библиотечные системы (АИБС);
- автоматизированные рабочие места (АРМ), которые разрабатываются либо как программные модули библиотечной системы, либо как самостоятельные информационные системы;
- электронные справочные системы (включая полнотекстовые);
- автономные автоматизированные системы поддержки и эксплуатации информационных баз данных различного назначения.
Работа пользователя в электронной библиотеке осуществляется в режиме диалога с использованием иерархической системы меню. Предусмотрена возможность модификации имеющихся и создание новых меню в соответствии с конкретными потребностями пользователя.
Электронные архивы
При разработке управленческих документов часто возникает необходимость обращения к архивным документам, а при последующем хранении – процедура сдачи документов в Государственный архив и формирования собственных архивов.
Под архивным фондом понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.
Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
Под тайным архивом понимается архив, о котором не заявлено публично.
Под архивным делом понимается деятельность по организации хранения, учета и использования архивных документов.
Электронный архив – универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации. Компоненты электронного архива представлены на рисунке:
Рисунок 2 - Компоненты электронного архива
Использование архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.
В электронном архиве можно хранить документы любых типов – офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, архивы чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами. В электронном архиве документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом подобного архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать его как на малых, так и на крупных предприятиях.
Функции электронного архива:
Хранение документов. С помощью архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам, как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.
Создание документов. Документы в архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере архива в фоновом режиме.
Учет документов На каждый документ в архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.
Взаимодействие пользователей. В архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.
Работа с документами. Для просмотра и редактирования документов архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно, не переключаясь в другое приложение.
Регистрация корреспонденции. В архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.
Коллективный доступ. Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.
Сетевой доступ. Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных web-браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.
Поиск. Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении.
Права доступа. Каждому объекту архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав. Права ранжируются на девять критериев: просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.
Интеграция с внешними приложениями. В состав архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие:
- включать в существующий архив дополнительные функции;
- разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки;
- создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами;
- разрабатывать Интернет-решения для доступа к документным базам данных.