«Основы делопроизводства» является одной из учебных дисциплин общепрофессиональной подготовки студента и связана с таким дисциплинами, как «Информатика», «Менеджмент», «Культура речи и деловое общение» и выступает важным элементом в формировании профессиональной составляющей в системе подготовки бакалавров по направлению подготовки «Менеджмент» и профилю – «Маркетинг».
Содержание курса охватывает круг вопросов, связанных с особенностями деятельности организации, оперативности работы с документами, работой с обращениями граждан, систематизацией информации и оперативным хранением документов.
В содержании курса основное внимание уделено изложению правил, норм, требований, предъявляемых ГОСТ 6.30-2003 к оформлению организационно-правовой и организационно-распорядительной документации.
Усвоение содержания дисциплины организуется путем лекционных, практических аудиторных занятий, аудиторной и внеаудиторной самостоятельной работы студентов.
Дисциплина «Основы делопроизводства» общим объемом 108 часов изучается в течение одного семестра и завершается зачетом.
Самостоятельная (аудиторная и внеаудиторная) работастудентов всех форм обучения является одним из основных видов познавательной деятельности, направленной на более глубокое и разностороннее изучение материалов учебного курса.Основная часть времени, предусмотренного для самостоятельной работы студентов по данному курсу, отводится на подготовку к практическим занятиям (семинарам), текущему контролю и промежуточной аттестации (зачету). Студенты должны прочитать рекомендованные преподавателем учебные и научные тексты, выполнить письменные контрольные работы и задания.
Обучающиеся в системе ДОТ, представляют контрольные работы на проверку в сроки, указанные преподавателем (тьютором) в соответствии с индивидуальным графиком обучения.
Текущий контроль освоения учебного курса предполагает:
– для обучающихся в системе ДОТ – прохождение двух рубежных контролей: в виде компьютерного тестирования – по завершении изучения первого (второго) модуля учебного курса.
Результаты выполнения работ являются основанием для выставления оценок промежуточного контроля в рамках бально-рейтинговой системы.
Образовательные технологии
В соответствии с требованиями ФГОС ВПО по направлению подготовки реализация компетентностного подхода,дисциплина «Основы делопроизводства» предусматривает широкое использование активных и интерактивных форм проведения занятий (беседы, дискуссии, практические занятия в форме презентации, разбор конкретных практических ситуаций, блиц-опросы и иные тренинги) в сочетании с внеаудиторной работой с целью формирования и развития профессиональных навыков обучающихся.
Для осуществления текущего контроля уровня учебных достижений и промежуточной аттестации студентов даннаядисциплина включена в действующую в вузе рейтинговую систему учета и оценки успеваемости обучающихся. Рубежный и итоговый контроли по учебной дисциплине осуществляются на основе сертифицированных банков тестовых заданий (тестов) и лицензионной компьютерной тестирующей программы AST-test, позволяющих оценить сформированность компетенций обучающихся с высокой степенью объективности (надежности), обоснованности (валидности) и сопоставимости.
Использование системы дистанционных образовательных технологий (ДОТ) при освоении учебного курса позволяет студентам получать образовательные услуги по индивидуальной траектории обучения с учетом инновационных педагогических подходов.
Удельный вес занятий, проводимых в интерактивных формах, определяется главной целью ООП баклавриат, особенностью контингента обучающихся и содержанием дисциплины. В целом, их применение в учебном процессе предполагается не менее 25 % аудиторных занятий. Предполагаемое количество занятий лекционного типа составляет не более 40 % аудиторных занятий.
Оценочные средства для текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплиныи учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы студентов.
7.1 Примерный вариант содержания и структуры тестовых материалов по дисциплине «Основы делопроизводства»
1 Запись информации на различных носителях по установленным правилам -
- документ;
- реквизит;
- организация работы с документами;
- документирование.
2 Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать -
- документ;
- бланк;
- формуляр-образец;
- документирование.
3 Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению -
- унифицированная система документации;
- унификация;
- система документации;
- стандартизация.
4 Реквизит документа – обязательный …. оформления документа.
- элемент;
- образец;
- вариант;
- знак.
5 Укажите количество реквизитов, которое устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003.
- 25;
- 29;
- 30;
- 31.
6 Лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа -
- шифр документа;
- документ;
- формуляр-образец документа;
- бланк документа.
7 Перечислите организационно-правовые документы.
- штатное расписание;
- указание;
- положение об организации;
- должностная инструкция;
- постановление.
8 Организационно-правовые документы могут утверждаться
- непосредственно руководителем организации;
- коллегиальным органом;
- учредительными документами;
- распорядительным документом руководителя.
9 Организационно-правовые документы проходят процедуру согласования с
- руководителем организации;
- руководителями заинтересованных структурных подразделений;
- заместителями руководителя организации;
- юридической службой.
10 Датой организационно-правовых документов является
- дата подписания;
- дата согласования;
- дата утверждения;
11 С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
- правовые акты федерального уровня;
- правовые акты, действующие на уровне субъектов;
- правовые акты органов местного самоуправления;
- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
12 Перечислите распорядительные документы, издаваемые на основе единоначалия.
- указания;
- приказы;
- решения;
- распоряжения;
- постановления.
13 Перечислите распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиальности.
- приказ;
- решение;
- распоряжение;
- постановление.
14 За издание распорядительного документа, изданного на основе единоначалия, несет ответственность
- лицо, подписавшее документ;
- руководитель организации;
- учредитель организации;
- исполнитель.
15 В состав формуляра-образца приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:
- наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии документа;
- наименование документа, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, место составления, текст, подпись, гриф утверждения;
- наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, адресат; гриф согласования, отметка об исполнении и направлении его в дело;
- наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место издания, текст, подпись, виза согласования; отметка об исполнении и направлении его в дело.
16 Документы системы информационно-справочной документации играют служебную роль по отношению к …. документам.
- организационно-правовым;
- нормативным;
- распорядительным;
- кадровым.
17 Какие из документов относятся к системе информационно-справочной документации
- акт, протокол, представление;
- докладная записка, приказ, положение;
- инструкция, заявление, служебные письма;
- справка, положение, сводка.
18 К коммерческим видам корреспонденции относятся
- письма-рекламации;
- письма-приглашения;
- письма-извещения;
- письма-запросы.
19 По признаку адресата письма подразделяются на
- коммерческие;
- обычные;
- регламентированные;
- циркулярные.
20 По функциональному признаку деловые письма делятся на
- инициативные письма;
- циркулярные письма;
- письма, требующие письма-ответа;
- письма, не требующие письма-ответа.
21 По определенному образцу составляются письма
- нерегламентированные;
- циркулярные;
- регламентированные;
- коммерческие.
22 Назовите виды писем, которые не требуют письма-ответа.
- рекомендательное;
- письмо-запрос;
- письмо-предупреждение;
- письмо-рекламация.
23 К официальной корреспонденции относятся следующие виды писем:
- информационное;
- благодарственное;
- сопроводительное;
- гарантийное.
24 Количество документов, зафиксированных на месте учета за выбранный отрезок времени
- показатель документооборота;
- объем документооборота;
- площадь документооборота;
- структура документооборота.
25 Перечислите параметры документопотока
- планирование документопотока;
- режим документопотока;
- скорость документопотока;
- направление документопотока.
26 Укажите методы сокращения объема документооборота.
- создание новых организаций;
- оперативное хранение;
- упорядочение документообразования;
- создание автоматизированной системы по документам.
27 Потоки, образующие документооборот
- внутренний;
- поступающий;
- отправляемый;
- прямой;
- параллельный.
28 Документопотоки различают
- по отношению к управленческому объекту;
- по направлению;
- по организации доставки;
- по трудозатратам.
29 Укажите этапы документооборота
- регистрация документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- обобщение результатов;
- отправка исполненных документов адресату.
30По направлению документопотоки различают
- горизонтальные;
- поступающие;
- внутренние;
- вертикальные.
31 Фиксация факта создания или поступления документа в организацию
- контроль;
- регистрация;
- перечень;
- исполнение документов.
32 Укажите формы регистрации документов на предприятии.
- произвольная;
- информационная;
- автоматизированная;
- журнальная;
- карточная.
33 Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов -
- контроль;
- система;
- исполнение;
- регистрация.
34 Укажите вид контроля за исполнением документов:
- переменный;
- объективный;
- итоговый;
- текущий;
- периодический.
35Укажите этапы контроля за исполнением документов в организации:
- предварительное рассмотрение документов руководителем;
- проверка своевременности и доведение резолюций до исполнителя;
- отправка документов;
- учет и обобщение результатов контроля за исполнением документов.
36 Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения –
- номенклатура дел;
- опись дел;
- формирование дел;
- типовая инструкция.
37 Графы номенклатуры дел содержат
- заголовок дела;
- срок хранения;
- индекс дела;
- крайние даты;
- примечание;
- реквизиты.
38 Дело должно содержать
- не более 150 листов;
- не более 200 листов;
- не более 250 листов;
- не более 300 листов.
39 Номенклатура дел вводится в действие с
- 31 декабря;
- 1 декабря;
- 1 января;
- 1 июня.
40 Группирование исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и систематизация внутри дела –
- экспертиза ценности документов;
- формирование дел;
- дело;
- унифицированная система.
41 Совокупность документов, относящихся к одному вопросу помещенных в одну папку –
- дело;
- документ;
- система;
- опись.
42 Отбор документов на государственное хранение или установление сроков на основе принятых критериев –
- архивный фонд;
- экспертиза ценности документов;
- обеспечение сохранности;
- учет документов.
Допуск к экзамену бакалавр получает после защиты реферата.
7.2 Тематика рефератов:
1 Способы и средства документирования информации
2 Материальные носители документированной информации
3 История организации делопроизводства в дореволюционной России
4 Становление и развитие делопроизводства в советских государственных учреждениях и в учреждениях постсоветского периода
5 Государственное регулирование документационного обеспечения управления
6 Совершенствование состава и форм документов организации
7 Основные требования к составлению и оформлению документов
8 Документирование организационно-распорядительной деятельности
9 Документирование деятельности акционерных обществ
10 Документирование деятельности негосударственных организаций
11 Документирование деятельности коллегиальных органов
12 Организация службы ДОУ
13 Организация делопроизводства по обращениям граждан
14 Технология работы с конфиденциальными документами
15 Технологии работы с кадровой документацией
16 Документирование работы с персоналом
17 Документационное обеспечение в бухгалтерии
18 Пути организации документооборота на предприятии
19 Организация справочно-информационной работы предприятий
20 Организация контроля за исполнением документов на предприятии
21 Формирование и хранение дел в делопроизводстве
22 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
23 Подготовка и передача дел в архив организации
24 Архивы и архивное хранение документов
25 Организация секретарского труда на предприятии
26 Роль секретаря-референта во внешнеэкономической деятельности предприятия
27 Деловая переписка в деятельности организации
28 Особенности деловой переписки с зарубежным партнером
29 Использование новых технологий в документировании
30 Современные технические средства управления в делопроизводстве
7.3 Перечень вопросов к итоговому контролю (зачету):
1 Назовите основные понятия, применяемые в делопроизводстве и дайте их определения
2 Перечислите реквизиты документов
3 Какие виды бланков и форматы документа применяются в учреждениях?
4 Какие реквизиты входят в состав общего бланка?
5 Какие реквизиты входят в состав бланка письма?
6 Какие реквизиты входят в состав бланка вида документа?
7 Что такое формуляр-образец?
8 Какие требования предъявляются к документам?
9 Рассказать о назначении и составе организационно-правовой документации
10 Рассказать о назначении и составе распорядительной документации
11 Рассказать о назначении и составе информационно-справочной документации
12 Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.
13 Чем отличается общий бланк от бланка для письма?
14 Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?
15 Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?
16 Каковы порядок датирования документа и виды дат?
17 Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?
18 Каков порядок адресования документа?
19 Какими способами оформляется утверждение документа?
20 Какие требования предъявляются к заголовку?
21 Каков порядок оформления приложений к документу?
22 Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении копии»?
23 Как оформляется согласование документа?
24 Каков порядок проставления на документах печатей?
25 Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.
26 Укажите этапы подготовки документа.
27 Какие общие требования предъявляются к тексту документа?
28 Как оформляется в тексте ссылка на другой документ?
29 Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.
30 Назовите даты распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.
31 В чем особенности составления и оформления протокола?
32 В чем особенности составления и оформления акта?
33 Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?
34 Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?
35 Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?
36 Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных писем?
37 Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телеграмм?
38 Каковы особенности составления и оформления телефонограмм?
39 Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?
40 Что входит в понятие документооборота?
41 Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организации (фирме)?
42 Каковы основные правила организации документооборота?
43 Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?
44 Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?
45 В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?
46 Каковы правила обработки исходящих документов?
47 Что такое номенклатура дел?
48 Для чего используется номенклатура дел?
49 Каковы общие требования к номенклатуре дел?
50 Назовите виды номенклатур дел.
51 Каков порядок составления номенклатур?
52 Какие требования предъявляются к заголовкам дел?
53 Как определяются сроки хранения дел?
54 Что понимается под формированием дел?
55 Как располагаются документы внутри дела?
56 Каков порядок хранения дел, выдачи документов и дел во временное пользование?
Оценка знаний бакалавров проводится по следующим критериям:
- оценка «отлично» выставляется студенту, если он глубоко и прочно усвоил программный материал курса, исчерпывающе, последовательно, четко и логически стройно его излагает, умеет тесно увязывать теорию с практикой, свободно справляется с задачами и вопросами, причем не затрудняется с ответами при видоизменении заданий, правильно обосновывает принятие решения, владеет разносторонними навыками и приемами выполнения практических задач;
- оценка «хорошо» выставляется студенту, если он твердо знает материал курса, грамотно и по существу его излагает, не допуская существенных неточностей в ответе на вопрос, правильно применяет творческие положения при решении практических вопросов, владеет необходимыми навыками и приемами их выполнения;
- оценка «удовлетворительно» выставляется студенту, если он имеет знание только основного материала, но не усвоил его деталей, допускает неточность, недостаточно правильные формулировки, нарушения логической последовательности в изложении программного материала, испытывает затруднения при выполнении практических задач;
- оценка «неудовлетворительно» выставляется студенту, который не знает значительной части программного материала, допускает существенные ошибки, неуверенно отвечает на задаваемые вопросы, с большими затруднениями решает практические задачи или не справляется с ними самостоятельно.