Важнейшей функцией в заготовительной логистике служит контроль входных потоков — поставок. Процесс контроля заключается в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников генерации получения заказа, согласования условий поставки и завершая проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции. В ходе осуществления контроля за выполнением заказа проверяется соблюдение поставщиком своих договорных обязательств по ассортиментной структуре, мощности материального потока и качеству продукции.
Проверка транспортно-экспедиционных посредников заключается в соблюдении сроков доставки, отсутствии повреждений, недостач и т.д. Выполняемая на предприятии функция контроля позволяет регулировать интенсивность материальных потоков и делать выводы о надежности и ответственности поставщика.
Непредвиденные сбои в поставках могут привести к временной остановке производства или сокращению объемов производства.
При надлежащей организации контроля предприятие сможет оперативно получать информацию об объеме и сроках ожидаемых поставок товаров и оперативно принимать соответствующие меры при возможных отклонениях от условий заказа.
Логистическая система контроля за выполнением заказа предусматривает прямой постоянный контакт между отправителем и получателем товара. Такое взаимодействие обоюдовыгодно, так как позволяет выявить недостатки в работе поставщика, а для потребителя иметь надежного поставщика, позволяющего работать предприятию без сбоев. Кроме того, при таком взаимодействии формируются массивы информации о параметрах и структуре материальных потоков, о развитии деловых взаимоотношений с поставщиками. Необходимость координированного контроля за ходом выполнения поставок в условиях расширения хозяйственных связей, динамичности рынка и дальнейшей интеграции с производством привела к широкому применению компьютерных и информационных технологий.
Устанавливаемая на предприятии система предназначена не только для контроля за соблюдением условий заказа, но также для выявления на начальной стадии брака, что позволяет избежать попадания в производственный процесс некачественного сырья и материалов. Непосредственная взаимозависимость качества сырья и готовой продукции заставляет предпринимателей уделять повышенное внимание качеству исходного сырья.
Сложность осуществления контроля за выполнением заказа обусловлена номенклатурой, ассортиментом поставляемого товара.
Чем шире ассортимент, тем больше времени будет уходить на проверку поставляемой партии товара. Партия товара — это регламентируемый договором объем и ассортимент одноразовой поставки продукции. Формирование партии товара происходит на основе потребности заказчика в конкретном материальном потоке. Параметры, по которым предприятие-получатель будет осуществлять контроль за выполнением заказа, зависят от самого предприятия. Как правило, перечень требований к партии товара формируется на основе производственной необходимости.
Однако партия поставки зависит и от возможности поставщика, вида используемого транспорта, условий хранения продукции и многих других факторов.
При размещении заказа и его реализации потребитель должен обязательно согласовать с поставщиком интервалы материальных потоков. Если интервал отгрузки служит ориентиром для поставщика, то и интервал поставки будет ориентиром для потребителя.
Интервал отгрузки — это время между двумя следующими друг за другом поставками. Интенсивность интервала отгрузки зависит от транзитной нормы, наличия складских мощностей у грузополучателя и других факторов.
Категория интервала отгрузки в заготовительной логистике используется при планировании норм запаса, осуществлении контроля за поставками, регулировании производственно-хозяйственной деятельности. При заключении договорных обязательств также рассчитывают частоту поставок (число поставок в отчетном периоде), а через данный показатель — средний интервал поставки.
Для оценки результатов выполнения договорных обязательств по поставкам продукции применяется комплексный показатель, определяемый как произведение трех частных показателей выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству.
При этом частные показатели необходимо согласовать между собой. Это означает, что при анализе выполнения обязательств по ассортименту следует учитывать лишь те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответствующую
требованиям по качеству, определять только по продукции, зачтенной в счет поставок по ассортименту.
Комплексный показатель выполнения обязательств по поставкам материальных ресурсов рассчитывается по формуле:
Kкомпл=(1-KН)KacKK
где K H— коэффициент невыполнения обязательств по поставкам в установленные сроки;
К ас — коэффициент выполнения обязательств по ассортименту;
К к — коэффициент выполнения обязательств по качеству продукции.
В случае возникновения отклонения от планового хода процесса поставки логистическая служба, осуществляющая контроль за выполнением заказа, принимает оперативные меры по розыску грузов, ускорению продвижения материальных потоков, оформлению претензий. Возникшие недопоставки, срывы поставок, нарушения сроков доставки могут быть компенсированы различными видами страхования и возмещения убытков со стороны поставщика, перевозчика. При обнаружении несоответствия входного материального потока условиям договора поставки составляется двусторонний акт о выявленных нарушениях (по ассортименту, количеству, качеству и т.д.).