Под применением справочно-правовых систем понимается и будет рассмотрено два аспекта:
1) организация распространения справочно-правовой информации с использованием определенных форм и методов;
2) извлечение из информационного банка справочно-правовой системы необходимой информации для решения поставленных задач (организация работы со справочно-правовой системой).
Общеизвестно, что любая деятельность совершается сознательно, осуществляется по какому - либо плану, имеет цели и конкретные задачи, средства и методы, определенным образом влияет на окружающий мир.
Под целью в науке понимают идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности. В качестве непосредственного мотива цель направляет и регулирует человеческую деятельность. [1]
В соответствии с данной общей посылкой целью использования (применения) справочно-правовых систем, в рамках рассматриваемой темы, в первую очередь, следует понимать удовлетворение потребности общества в получении информации правового характера для ее дальнейшего использования.
Возникновение в обществе потребности получения правовой информации обусловлено появлением новых видов общественных отношений, возникших в связи с проводимыми в стране реформами. Законодательство, регулируя общественные отношения, динамично развивается. Принимается большое количество нормативных актов органов власти и управления. Все эти процессы способствуют возникновению повышенного спроса на информацию вообще, и правовую информацию в частности.
Быстрое получение информации из органов власти и управления - очень непростая задача, с которой сталкиваются все заинтересованные в получении информации лица.
Сейчас только ведущие издания и фирмы-разработчики, сопровождающие справочные правовые компьютерные системы, имеют собственные информационные службы и всевозможные структуры по обеспечению своей деятельности нормативной информацией.
Отсутствие полной общедоступности нормативно-правовой информации, фактически делает ее (нормативно-правовую информацию) предметом торга. Так, например, правовая информация распространяется фирмами-разработчиками СПС. Правовая информация и, в частности, нормы права, которые ее составляют, имеют общеобязательный характер, а следовательно, принадлежат всем. По этой причине непосредственно норму права продать нельзя. Но, как правило, продается та программная оболочка, которая делает работу с правовой информацией простой и удобной.
В настоящее время является бесспорным тот факт, что использование справочно-правовых компьютерных систем расширяется наиболее динамично по отношению к традиционным источникам получения информации. Поскольку рынок правовых информационных систем практически сформировался, то задача фирм-разработчиков заключается в их усовершенствовании.
На сегодня, фирмы-разработчики СПС, к основным направлениям организации распространения справочно-правовых систем относят:
создание базовых эталонных банков нормативно-правовых актов, формирование комплекса программных продуктов с заданными условиями;
организация процесса пополнения (сопровождение, актуализация) созданных эталонных информационных банков справочно-правовых систем;
организация оперативной передачи пользователям справочно-правовых систем новейшей правовой информации из эталонных информационных банков справочно-правовых систем;
поиск и выдача правовой информации по запросам пользователей;
создание специальных обучающих и консультационных центров правовой информации;
создание условий общедоступности правовой информации для юридических и физических лиц. [2]
Создания эталонного банка нормативно-правовой информации. На определенном этапе создания программного продукта приходится всерьез анализировать информацию, подлежащую включению в создаваемую программу. Стадия анализа предполагает, что вся необходимая информация находится под рукой. Следовательно, для того чтобы понять как разместить те или иные документы в справочно-правовой системе, прежде всего, нужно их получить. Механизм получения документов для формирования эталонного банка нормативно-правовой информации у всех фирм-разработчиков СПС, в принципе, один и тот же. Как правило, эта задача решается посредством заключения прямых договоров о сотрудничестве с органами государственной власти и управления. Разработчик СПС КонсультантПлюс НПО "ВМИ" имеет более 60 договоров с федеральными органами государственной власти и управления.
После получения необходимых документов начинается кропотливая работа по включению их в тот или иной информационный банк Системы. К примеру, все Федеральные законы автоматически относятся к информационному банку "КонсультантПлюс: ВерсияПроф". Материалы Пленума ВАС попадают в информационный банк системы КонсультантПлюс: Арбитраж.
Все поступающие документы проходят юридическую обработку с использованием Общероссийского классификатора правовой информации, о котором говорилось во второй главе. В процессе юридической обработки, специалистами решаются вопросы отнесения документов к той или иной рубрике СПС, выявления связей с уже внесенными в информационный банк документами и простановка ссылок на эти документы (формирование гипертекстовых ссылок), оформления примечаний к документам или оформление новых редакций документов, если включаемые в информационный банк документы содержат изменения и дополнения к ранее включенным. Кроме того, после юридической обработки, документ проходит стадию технической обработки, которая предполагает формирование электронного образа документа в исходном формате для внесения его в информационный банк СПС.
Задача по формирования эталонного банка неразрывно связана с необходимостью его пополнения новой информацией.