Преобразование обычного текста в многоколонный
Способ.
Выделить часть текста, которая должна быть разбита на колонки, и щелкнуть в панели инструментов на кнопке 
Колонки. В открывшемся меню выбирать при помощи мыши количество колонок. Выбор закончить щелчком мыши.
Внимание! Если фрагмент текста не был выделен (без символа конца абзаца), на колонки будет разбит весь документ! Это действие можно отменить кнопкой в панели инструментов или комбинацией клавиш Ctrl+Z. Когда курсор находится внутри текста колонки, изменяется вид линейки – на ней появляются маркеры границ колонок. Перетаскивая мышью эти маркеры, можно изменить ширину колонок и расстояние между ними. Включив режим непечатаемых знаков, можно увидеть, что до и после колонок, появились маркеры разрыва раздела. Таким образом, данный фрагмент текста автоматически выделяется в отдельный раздел документа.
Более точную настройку колонок выполняют в диалоговом окне Формат => Колонки. В раскрывающемся списке Применить можно указать, какую часть документа следует представить в виде колонок. Доступные варианты зависят от того, был ли ранее выделен фрагмент текста. Описанный способ является самым простым и быстрым способом представления части документа в виде колонок. 2 способ.
Часть текста можно представить в виде колонок без предварительного выделения, но в этом случае нужно объявить фрагмент как раздел (т.е. вставить разрыв раздела в начале и конце фрагмента). Затем выполнить настройку колонок в диалоговом окне Формат => Колонки. При этом в поле Применить должно быть значение К текущему разделу. Word разбивает текст на колонки примерно равной длины. Для принудительного разрыва колонки, нужно установить курсор в позицию, с которой должна начинаться новая колонка и нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter или выполнить команду Вставка => Разрыв переключатель Новая колонка.
Электронные таблицы: назначение, основные функции (MS Excel).
Электронные таблицы – это одно из эффективных средств обработки табличной информации и организации расчетов.
Первая электронная таблица VisiCalc была создана в 1979г. Дж. Брикклином и предназначалась для простейших расчетов. С тех пор разными фирмами было выпущено множество программных продуктов аналогичного типа, но с более развитыми функциями и возможностями. Например, это широко известная программа Lotus-1-2-3, системы SuperCalc, Quattro Pro и другие.
В настоящее время ведущее положение на мировом рынке программных продуктов такого класса занимает электронная таблица Excel, входящая в состав знаменитого пакета Microsoft Office. Возможности электронных таблиц весьма многообразны, их интерфейс удобен, гибок и понятен. Как следует из названия, этот инструмент предназначен для выполнения табличных расчетов, характерных для управления и бизнеса.. Электронную таблицу можно считать алгебраической машиной – она не только с константами, но и переменными. Такими переменными здесь являются ссылки на ячейки таблицы.
Множество сервисных средств облегчают использование программы. В состав Excel входят следующие элементы:
· Настройка внешнего вида экрана и таблицы под запросы пользователя;
· Развитый математический аппарат, включая средства статистики;
· Множество встроенных функций;
· Средства выразительного оформления данных в таблице;
· Деловая графика, позволяющая в наглядной форме отобразить полученные результаты в виде диаграмм;
· Специальные инструменты (Мастера) для реализации большинства технологий;
· Система создания собственных пользовательских функций, макрокоманд, автоматизирующих ввод или вывод данных с использованием языка Visual Basic;
· Система динамической связи Excel-документов с другими Windows-приложениями;
· Возможность импорта данных из внешних баз данных;
· Использование нескольких языков одновременно с контролем грамматики;
· Возможность иллюстрировать таблицы за счет рисунков из библиотеки клипов ClipArt;
Средства публикации документов в Web и извлечения необходимой информации по запросам из распределенных в Internet баз данных
Понятие книги, листа ячейки электронной таблицы. Абсолютная и относительная ссылка на ячейку (MS Excel).
Книга – это документ, создаваемый программой Excel, самая крупная единица данных. Книга содержит рабочие листы. Она может быть сохранена в виде файла с расширением *.xls.
Рабочий лист – образует рабочее пространство пользователя. Листов в Книге может быть до 255. Лист имеет 256 столбцов, поименованных от A до IV и 65536 строк, на пересечении которых находятся обрабатываемы ячейки.
Ячейка является элементарной единицей данных в таблице. Адрес каждой ячейки таблицы состоит из двух компонентов – буквенного номера столбца и цифрового номера строки. Активная ячейка выделяется жирным контуром.
Чаще всего в формулах используется относительная адресация данных, однако в некоторых случаях применяется абсолютная адресация.
Относительная адресация Если указана относительная ссылка на ячейку, то при копировании её содержание будет изменяться: при копировании по горизонтали изменяется номер строки, по вертикали – номер столбца, при копи. по диагонали – и то и другое.
Абсолютная адресация. Чтобы предотвратить автоматическое изменение адресов, перед «замораживаемой» координатой следует поставить знак $ и превратить её в абсолютную ссылку. Можно вводить знак $ непосредственно, а можно с помощью клавиши F4 для текущей формулы.
Ввод и редактирование данных в электронных таблицах (MS Excel).
Любая обработка информации начинается с ее ввода. Каждая ячейка рабочей области листа может быть заполнена данными. Ввод данных может производиться как в строке формул, так и непосредственно в активной ячейке, если предварительно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью. Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое сразу отобразится и в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки для обработки содержимого ячейки. По окончании ввода данных может быть нажата клавиша Enter. Отменить ввод данных позволяет клавиша Esc. Вообще ввод в ячейку считается незаконченным, пока редактируемая ячейка не покинута любым способом. При этом большинство средств управления Excel остается недоступным.
Форматы строп, столбца, ячеек электронной таблицы и их установка.
Основные форматы данных (MS Excel).
Форматы данных.
1) Числовые данные – это данные, которые состоят из цифр и, возможно и, возможно, некоторых специальных символов: + - Е е () %. Вводимые числа хранятся с той точностью, с которой они введены. Вычисляемые результаты имеют до 15 разрядов, но могут быть представлены пользователю с любой желаемой точностью в этих пределах.
2) Процентный данные - в этом формате значение ячейки умножается на 100, а результат отображается со знаком процента. Можно задать количество отображаемых знаков после запятой.
3) Дата/Врем – типа даты и времени в Excel не существует. Для представления дат используются обычные числа, но отображенные в формате дат. При этом целая часть числа соответствует дням, месяцам, годам, а дробная – часам, минутам и секундам.
Основная единица времени в Excel – один день. Каждый день имеет порядковый номер, начиная с 1, который соответствует 1 января 1900 года (начало отсчета дат в Excel). Время – это дробная часть при дне-числе. Поскольку в сутках 24 часа, один час соответствует 1/24 = 0, 041666667.
Excel автоматически распознает формат даты и времени, если при вводе элементов даты используются разделители.
Средства оформления доступны через главное (Формат -> Ячейки) или контекстное (пункт Формат ячеек) меню, где можно получить доступ к полному управлению внешним видом таблицы. Здесь имеется несколько вкладок управления шрифтами, обрамлением, заливкой, защитой данных, выравниваем содержимого ячеек. Кроме того, некоторые важнейшие средства оформления присутствуют в панели инструментов
Организация вычислений в электронной таблице: ввод и копирование формулы.
Все формулы должны начинать со знака равенства «=» и могут включать константы, знаки операций,функции,адреса ячеек.
В Excel существуют следующее группы операций: арифметические,текстовые, сравнения, логические
Порядок ввода формулы:
1. Выделить ячейку, в которую необходимо ввести формулу
2. Ввести «=»
3. Ввести формулу
4. Нажать Enter
После ввода формулы в ячейке появится вычисленный результат, а сама формула отобразится в строке формул.
Ссылки на ячейки могут вводится непосредственно с клавиатуры, но могут более надежно и быстро указываться мышью, которая используется как указка
С помощью пиктограммы Автосуммирование на панели инструментов можно быстро реализовать функцию суммирования, практически не прикасаясь к клавиатуре
Кроме операторов и функции Автосуммирования в Excel имеется множество функций, которые являются важнейшим вычислительным инструментом электронных таблиц
Организация вычислений в электронной таблице: основные функции. Мастер функций (MS Excel).
Главным инструментом пользователей при работе и Excel являются функции, которые можно применять при вычислениях. При работе с функциями нужно всегда строго следовать правилам обращения к функции. (синтаксису).
Строка формул предназначена для упрощения работы с функциями. Запуск этой панели происходит в результате выполнения щелчка на кнопке «=» в строке формул. Для выбора функций предназначен в левой части строки формул, открывающийся на кнопке (выглядит как стрелка вниз). Этот список содержит имена 10 недавно использовавшихся функций.
Если нужной функции нет в списке, следует выбрать элемент Другие функции, вследствие чего откроется окно Мастер функций. Это окно можно вызвать также командой главного меню Вставка Функции или нажатием кнопки fx стандартной панели инструментов.
Excel содержит массу функций, но прежде всего следует обратить внимание на следующие:
1) Математические
СУММ(число 1; число 2; …) – суммирует числа в списке аргументов. Число 1, 2 … - это от 1 до 30 аргументов, для которых требуется определить итог или сумму.
СУММПРОИЗВ (диапазон 1, диапазон 2 …) – перемножает соответствующие элементы заданных диапазонов и возвращает сумму произведений. Диапазон 1; диапазон 2; … - это от 2 до 30 диапазонов, чьи компоненты нужно перемножить, а затем сложить. Аргументы, которые являются диапазонами должны иметь одинаковые размерности, если это не так, то функция СУММАПРОИЗВ возвращает значение словом ошибки #ЗНАЧ!СУММПРОИЗВ трактует нечисловые элементы диапазонов как нулевые.
2) Статистические
МАКС(число 1; число 2; …) – возвращает наибольшее значение в списке аргументов. Число 1, 2 … - это от 1 до 30 чисел, среди которых ищется максимальное значение
2) Логические
ЕСЛИ(Условие; результат _ если _ условие истинно; результат _ если _ условие ложно) – оценивает логическое условие, и если оно истинно, возвращает первый результат, если ложно – второй. Если условие ровно «лож», а после результат _ если _ условие истинно стоит точка с запятой с последующей закрывающей скобкой, то возвращается значение 0.
Создание и редактирование диаграмм и графиков в электронной таблице: этапы построения (MS Excd).
Средства построения диаграммы доступны через главное меню (Вставка Диаграмма) или пиктограмму Мастер диаграмм панели инструментов, где можно получить доступ к полному управлению построением диаграммы. Здесь имеется несколько вкладок: выбор типа диаграммы, диапазона ячеек, названия заголовков, осей, подписей данных, легенды. Диаграмму можно расположить либо на листе, содержащем табличные данные, либо на отдельном листе книги. Процесс построения диаграммы состоит из 4 шагов:
1) Выбор типа и вида диаграммы
2) Выбор диапазона ячеек данных и подписей
3) Выбор элементов оформления диаграммы
4) Выбор места размещения диаграммы.
Список в электронной таблице, назначение, структура, средства обработки.
Ввод и редактирование данных
Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке состояния отображается слово Ввод.
Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.
Вы можете восстановить содержимое ячейки не выходя из режима ввода. Для этого нужно нажать Ctrl+Z. Восстановление данных и выход из режима ввода осуществляется нажатием мышью на красном крестике, расположенном в строке ввода.
Строка ввода. Полоса под панелями инструментов Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой “галочкой” или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.
Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.
Копирование данных осуществляется стандартным для среды Windows способом:
- Выделите часть ячейки или несколько ячеек. Другими словами, выделите то, что вы собираетесь копировать.
- Нажмите Ctrl+Ins. При этом выделенный блок помещается в буфер обмена. После этого вы можете восстанавливать содержимое выделенного блока в любом приложении Windows.
- Для вставки скопированной информации установите курсор в нужное место и нажмите Shift+Ins. При этом происходит копирование информация из буфера обмена.
При вводе данных вам почти наверняка придется столкнуться с проблемой вставки пустой строки или пустого столбца в таблицу. В Excel эта проблема решается следующим образом:
- Нажмите мышью на заголовке столбца, перед которым вы собираетесь вставить пустой столбец, в результате чего он будет выделен цветом.
- Нажмите правую кнопку мыши. Появится список команд.
- Выберите команду Добавить. Появится новый столбец.
Можно вставить столбец и другим способом. Установите маркер в какой-нибудь ячейке столбца, перед которым нужно вставить новый столбец и выполните команду Вставка | Столбец. Аналогично для вставки строки выполните команду Вставка | Строка.
Помимо столбцов и строк в таблицу можно вставлять и ячейки. Для этого выполните команду Вставка | Ячейки.
Формат данных
Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат | Ячейки. Появится окно диалога “Формат ячеек”, в котором нужно выбрать вкладку “Число “
В левой части окна диалога “Формат ячеек” в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов (см. рис.). Для формата каждой категории приводится список его кодов. На рис. из списка Числовые форматы выбрана строка (все форматы). В правом окне Тип вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации.
Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода Тип.
Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.
Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Вы можете форматировать отдельные символы или фрагменты текста в ячейке. Вы можете вводить текст в формулах, диаграммах, текстовых окнах.
Для форматирование расположения текста в ячейке используется закладка Выравнивание в диалоговом окне Формат ячеек.
Здесь Вы можете расположить текст для чтения снизу-вверх, сверху-вниз, выровнять по правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки, можно переносить слова текста в пределах ячейки.
С помощью остальных закладок Вы можете отформатировать шрифт, параметры рамки вокруг ячейки, способы заливки ячейки различным цветом, включить или снять защиту с ячейки.
Выполнение аналитической обработки данных в списке: сортировка, отбор данных по критерию, подведение итогов (MS Excel).
Сортировка базы данных
После ввода данных вам может потребоваться упорядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при случайных сбоях в работе.
Команда Данные | Сортировка устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.
Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:
- Числа
- Текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин)
- Логические значения
- Значения ошибок
- Пустые ячейки
Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.
При выборе Данные | Сортировка открывается окно диалога “ Сортировка диапазона ”, которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка Сортировать по вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.
При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.
Два дополнительных раздела Затем и В последнюю очередь, по позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.
Переключатель Идентифицировать поля по указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель Подписям, в противном случае — Обозначениям столбцов листа.
Окно диалога содержит кнопку Параметры, в результате нажатия которой открывается окно диалога “ Параметры сортировки ”. С помощью этого окна вы можете:
- Определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке Сортировать по
- Сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв
- Изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо)