Личная карточка сотрудника формы Т-2, государственного служащего – форма
Т-2ГС заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта (или другого документа, удостоверяющего личность), трудовой книжки, свидетельства государственного пенсионного страхования, документа воинского учета, документа об образовании, квалификации. В отдельных случаях могут потребоваться другие документы.
При заполнении п.5 «Знание иностранного языка» разд. 1 указывается степень знания языка «владеет свободно», «владеет на бытовом уровне», «читает и переводит со словарем».
Данные п.8 «Стаж работы» разд.1 «Общие сведения » рассчитываются на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Основные документы, на основании которых заполняется разд. П «Сведения о воинском учете»:
· Военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – для граждан, пребывающих в запасе;
· Удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Правила заполнения сведений о воинском учете на граждан, пребывающих в запасе, следующие:
п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
п.3 «Состав (профиль) заполняется без сокращения (например, командный, медицинский или солдаты, матросы);
в п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записываются либо шесть цифр (например, 021101), либо шесть цифр и буквенный знак (например, 113194А);
в п.5 «Категория годности к военной службе» заносятся буквенные обозначения: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями) В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе), при отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А».
п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом, причем строка а) заполняется в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, а строка б) заполняется на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
При заполнении сведений о воинском учете на граждан, подлежащих призыву на военную службу, действуют иные правила:
п. 1 «Категория запаса», п.3 «Состав (профиль), п.4 «Полное кодовое обозначениеВУС» и п.7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
в п.2 «Воинское звание» делается запись «подлежит призыву»;
в п.5 «Категория годности к военной службе» заносятся буквенные обозначения: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе), запись делается на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение других пунктов для всех категорий граждан производится на основании информации из перечисленных выше документов.
В п. 8 разд. П «Сведения о воинском учете» гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снять с воинского учета повозрасту» или «снять с воинского учета по состоянию здоровья».
С каждой записью в разд. Ш «Прием на работу, переводы на другую работу», вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на другую работу, переводе на другую работу и т.п., администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6.
В разд. УШ «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
В разд.Х «Дополнительные сведения» заносятся сведения об обучении в учебных заведениях, инвалидности и др.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие записи, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Личная карточка (форма Т-2, Т-2ГС) – основной учетный документ. Она имеет типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.
Личная карточка:
заполняется на всех сотрудников, принятых на работу;
состоит из вопросов и ответов на них;
используется для анализа состава и учета движения кадров;
Заполняется в одном экземпляре (все изменения должны отражаться в личной карточке своевременно);
Ставится в алфавитную картотеку работающих (при использовании компьютера можно вводить данные о сотрудниках, затем делать распечатки на принтере по форме Т-2).
В обязательном порядке ставят дату заполнения карточки и личную подпись сотрудника.
Карточки хранят в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке.
Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив.
Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.
Срок хранения карточек формы Т-2 – 75 лет (ст.504 «Перечня документов с указанием срока хранения»).